Menschen mit einer Schwerbehinderung stehen bei einer Fünftagewoche grundsätzlich fünf zusätzliche bezahlte Urlaubstage im Jahr zu. Wenn diese im Urlaubskonto fehlen oder die Personalabteilung ankündigt, offenen Zusatzurlaub zum Jahresende zu streichen, sollten schwerbehinderte Beschäftigte das nicht ungeprüft hinnehmen.
Der Arbeitgeber kann die Urlaubstage generell nicht einfach zum Wechsel ins neue Kalenderjahr verfallen lassen. Allerdings gibt es eine wichtige Ausnahme: Wusste der Arbeitgeber nichts von der Schwerbehinderung und war sie auch nicht offenkundig, kann der Zusatzurlaub trotz fehlender Warnung verloren gehen. Deshalb sollten Beschäftigte vor dem Jahresende nicht nur die Zahl ihrer Urlaubstage kontrollieren, sondern auch, welche Informationen der Arbeitgeber bereits erhalten hat.
Fünf Tage zusätzlich zum sonstigen Urlaubsanspruch
Die Grundlage ist § 208 SGB IX. Der dort geregelte Zusatzurlaub kommt zum gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Erholungsurlaub hinzu. Wer bei einer Fünftagewoche beispielsweise 30 reguläre Urlaubstage hat, kann bei ganzjährigem Anspruch auf insgesamt 35 Tage kommen.
Die Schwerbehinderung führt nicht dazu, dass lediglich ein Teil des ohnehin vereinbarten Urlaubs anders bezeichnet wird. Die fünf Tage sind ein gesetzlicher Mindestzusatzurlaub. Sehen günstigere tarifliche oder betriebliche Regelungen einen längeren Zusatzurlaub vor, bleiben diese bestehen.
Für neu eingestellte Beschäftigte gelten allerdings grundsätzlich auch beim Zusatzurlaub die allgemeinen Regeln zur Wartezeit und zum Teilurlaub. Die Einzelheiten erläutert die Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen zum Zusatzurlaub.
Gleichstellung allein bringt keinen gesetzlichen Zusatzurlaub
Schwerbehindert sind Menschen ab einem Grad der Behinderung von 50, wenn die weiteren Voraussetzungen des § 2 SGB IX erfüllt sind. Bei GdB 30 oder 40 kann eine Gleichstellung durch die Agentur für Arbeit zahlreiche Schutzrechte im Arbeitsleben eröffnen. Den Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX umfasst sie jedoch ausdrücklich nicht.
Diese Ausnahme steht in § 151 Absatz 3 SGB IX. Ein Gleichstellungsbescheid ist deshalb kein Nachweis für einen gesetzlichen Anspruch auf fünf zusätzliche Urlaubstage. Günstigere Sonderregelungen können unabhängig davon bestehen.
Welche anderen Ansprüche unterhalb von GdB 50 infrage kommen, erläutert unser Beitrag „GdB unter 50: Viele kennen diese Ansprüche noch nicht“.
Bei Teilzeit zählen die Arbeitstage, nicht die Stunden
Auch Teilzeitbeschäftigte können fünf zusätzliche Urlaubstage erhalten. Entscheidend ist, auf wie viele Wochentage sich ihre regelmäßige Arbeit verteilt. Wer montags bis freitags jeweils vier Stunden arbeitet, hat bei ganzjährigem Anspruch ebenfalls fünf Tage Zusatzurlaub.
Wer dagegen regelmäßig nur an drei Tagen pro Woche arbeitet, erhält grundsätzlich drei zusätzliche Tage. Bei einer Sechstagewoche sind es sechs. Damit entspricht der gesetzliche Zusatzurlaub einer zusätzlichen Arbeitswoche, nicht für alle Beschäftigten derselben Stundenzahl.
Eine Anerkennung im laufenden Jahr muss richtig eingeordnet werden
Besteht die Schwerbehinderteneigenschaft nur während eines Teils des Kalenderjahres, wird der Zusatzurlaub anteilig berechnet. Für jeden vollen Monat stehen ein Zwölftel des Jahresanspruchs zu. Bruchteile von mindestens einem halben Urlaubstag werden auf volle Tage aufgerundet.
Eigener vereinfachter Fall: Eine bereits seit Jahren beschäftigte Arbeitnehmerin arbeitet an fünf Tagen pro Woche. Ihre Schwerbehinderung besteht ab dem 1. Juli 2026. Für sechs volle Monate ergeben sich 2,5 zusätzliche Urlaubstage, aufgerundet also drei Tage.
Wird die Schwerbehinderung erst im November rückwirkend ab Juli festgestellt, ist nicht allein das Ausstellungsdatum des Bescheids entscheidend. Der Anspruch knüpft an das Vorliegen der Schwerbehinderteneigenschaft an. Ob rückwirkend entstandener Urlaub später noch genommen werden kann, ist jedoch eine weitere Frage.
Was der Arbeitgeber vor einem Verfall tun muss
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber Beschäftigte konkret auffordern, ihren Urlaub zu nehmen. Er muss außerdem klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass die Tage verloren gehen können, wenn sie trotz bestehender Möglichkeit nicht beantragt und genommen werden. Diese Anforderungen gelten auch für den gesetzlichen Zusatzurlaub schwerbehinderter Menschen.
Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder ein Merkblatt mit dem Hinweis „Resturlaub verfällt zum Jahresende“ genügt regelmäßig nicht. Die Information muss sich auf den konkreten Urlaubsanspruch beziehen. Auch eine Aufforderung, die so spät kommt, dass die offenen Tage nicht mehr genommen werden können, erfüllt ihren Zweck nicht.
Fehlt die erforderliche Mitwirkung, bleibt der Urlaub regelmäßig über das Jahresende hinaus bestehen. Das bedeutet aber nicht, dass er für immer unangreifbar ist: Der Arbeitgeber kann seine Hinweise später nachholen und unter den entsprechenden Voraussetzungen wieder einen Verfall ermöglichen. Die Anforderungen erläutert das BAG-Urteil vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15.
Die allgemeinen Regeln erklärt unser Beitrag zum Resturlaub und den notwendigen Hinweisen des Arbeitgebers vor einer Streichung.
Ohne Kenntnis der Schwerbehinderung kann der Schutz fehlen
Beim Zusatzurlaub kommt es darauf an, ob der Arbeitgeber von der Schwerbehinderung wusste oder diese offenkundig war. Fehlt beides, kann der Anspruch auch ohne vorherige Aufforderung oder Warnung zum Jahresende beziehungsweise nach einem zulässigen Übertragungszeitraum verfallen. Das entschied das BAG am 30. November 2021 im Verfahren 9 AZR 143/21.
Der Anspruch entsteht zwar grundsätzlich unabhängig davon, ob der Arbeitgeber informiert ist. Die fehlende Kenntnis kann aber erklären, weshalb er seine Hinweisobliegenheiten nicht erfüllen konnte. Entstehung und Erhalt des Anspruchs sind deshalb auseinanderzuhalten.
Für Beschäftigte empfiehlt sich eine nachweisbare Mitteilung an die zuständige Personalstelle. Ein geeigneter Nachweis kann beispielsweise der Schwerbehindertenausweis sein. Wichtig ist, später nachvollziehen zu können, wann die Information übermittelt wurde.
Bei einem laufenden GdB-Verfahren nicht nur den Bescheid abwarten
Auch ein noch laufendes Anerkennungsverfahren kann relevant sein. Wird der Arbeitgeber darüber informiert und später eine entsprechende Schwerbehinderung rückwirkend festgestellt, kann das seine Pflichten beim Zusatzurlaub beeinflussen. Schweigt der Beschäftigte dagegen über das Verfahren, können Ansprüche trotz späterer Anerkennung verfallen.
Nach einer Ablehnung sollte außerdem mitgeteilt werden, ob dagegen Widerspruch eingelegt wurde oder ein Gerichtsverfahren läuft. Das BAG unterschied im Urteil vom 26. April 2022 – 9 AZR 367/21 genau danach: Dem Arbeitnehmer blieben zwei Zusatzurlaubstage aus 2017 erhalten. Die fünf Tage aus 2018 waren dagegen verfallen, weil der Arbeitgeber über die Fortsetzung des Anerkennungsverfahrens nicht informiert worden war.
Eine rückwirkende Anerkennung sichert also nicht automatisch sämtliche Zusatzurlaubstage vergangener Jahre. Wer solche Ansprüche geltend machen möchte, sollte den Arbeitgeber rechtzeitig informieren und auch die gewünschte Urlaubsnahme konkret ansprechen.
Wann Zusatzurlaub aus 2026 ins nächste Jahr reicht
Urlaub soll grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung kommt insbesondere bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen in Betracht. Im gesetzlichen Regelfall muss übertragener Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden.
Die erforderlichen Arbeitgeberhinweise bleiben dabei zu beachten. Die gesetzliche Grundlage zur zeitlichen Lage und Übertragung des Urlaubs steht in § 7 Bundesurlaubsgesetz.
| Situation | Mögliche Folge |
|---|---|
| Arbeitgeber hat ordnungsgemäß informiert, Urlaub war möglich und es gibt keinen Übertragungsgrund | Verfall grundsätzlich zum 31. Dezember 2026 |
| Zulässige Übertragung wegen betrieblicher oder persönlicher Gründe | Grundsätzlich bis zum 31. März 2027 zu nehmen |
| Erforderliche Hinweise fehlen trotz bekannter Schwerbehinderung | Regelmäßig kein Verfall allein wegen des Jahreswechsels |
| Schwerbehinderung war dem Arbeitgeber unbekannt und nicht offenkundig | Verfall kann auch ohne besonderen Hinweis eintreten |
Die Übersicht betrifft typische Fälle. Abweichende Urlaubsregelungen, ein laufendes Anerkennungsverfahren oder längere Arbeitsunfähigkeit können eine zusätzliche Prüfung erforderlich machen.
Bei langer Krankheit gelten besondere Regeln
Auch während einer Arbeitsunfähigkeit können Ansprüche auf Zusatzurlaub entstehen. Bei einer durchgehenden krankheitsbedingten Verhinderung seit Beginn des Urlaubsjahres können sie aber grundsätzlich 15 Monate nach dessen Ende verfallen. Das BAG überträgt diese Grundsätze auch auf den gesetzlichen Schwerbehindertenzusatzurlaub.
Für Urlaub aus 2026 wäre das bei entsprechend durchgehender Arbeitsunfähigkeit prinzipiell der 31. März 2028. Die Frist beginnt also nicht bereits am ersten Krankheitstag. Zur Anwendung der 15-Monats-Frist auf den Zusatzurlaub entschied das BAG unter anderem am 7. August 2012 – 9 AZR 353/10.
Anders kann die Lage sein, wenn Beschäftigte zunächst gearbeitet haben und erst im Laufe des Jahres dauerhaft erkranken. Dann hängt der Verfall grundsätzlich auch davon ab, ob der Arbeitgeber vorher rechtzeitig zur Urlaubsnahme aufgefordert und über den möglichen Verlust informiert hatte. Das erläutert das BAG-Urteil vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 245/19.
Bei einer sehr frühen Erkrankung können wiederum Besonderheiten gelten, weil möglicherweise noch keine ausreichende Gelegenheit zur Mitwirkung und Urlaubsnahme bestand. Dazu ist auch das BAG-Urteil vom 31. Januar 2023 – 9 AZR 107/20 zu berücksichtigen.
Wer im bewilligten Urlaub erkrankt, braucht einen Nachweis
Erkrankt ein Arbeitnehmer während seines bereits gewährten Urlaubs, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Das regelt § 9 Bundesurlaubsgesetz. Eine bloße Mitteilung, man habe sich während der freien Tage nicht wohlgefühlt, ersetzt diesen Nachweis nicht.
Die Melde- und Nachweispflichten erläutert unser Beitrag „Krank im Urlaub: Diese Tage muss der Arbeitgeber zurückgeben“. Die dadurch erhaltenen Urlaubstage dürfen allerdings nicht einfach eigenmächtig an den Urlaub angehängt werden.
Nicht auf die Januarabrechnung warten
Für die Prüfung vor dem Jahresende sollten Beschäftigte den anerkannten Zeitraum der Schwerbehinderung, ihre regelmäßigen Arbeitstage und das Urlaubskonto zusammen betrachten. Ebenso wichtig sind frühere Mitteilungen an den Arbeitgeber, eingereichte Urlaubsanträge und dessen Antworten.
Eine eigene Musterformulierung für einen bereits feststehenden Anspruch könnte lauten:
„Meine Schwerbehinderung besteht seit [Datum] und wurde Ihnen am [Datum] mitgeteilt. Nach meiner Berechnung stehen mir für 2026 noch [Zahl] Tage Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX zu. Ich beantrage, diese vom [Datum] bis [Datum] zu nehmen. Bitte prüfen Sie zugleich den im Urlaubskonto ausgewiesenen Restanspruch.“
Die Schwerbehindertenvertretung kann bei der Klärung unterstützen. Zu ihren Aufgaben gehört es nach § 178 SGB IX, über die Einhaltung der zugunsten schwerbehinderter Menschen geltenden Vorschriften zu wachen und Beschwerden aufzugreifen. Bei einem Streit kommen außerdem Betriebs- oder Personalrat und arbeitsrechtliche Beratung infrage.
Auch bei einem bestehenden Anspruch dürfen Beschäftigte nicht ohne Freigabe zu Hause bleiben. Der Arbeitgeber muss bei der Urlaubsplanung zwar ihre Wünsche berücksichtigen, kann ihnen aber unter den gesetzlichen Voraussetzungen etwa dringende betriebliche Belange entgegenhalten.
Auszahlung gibt es nicht einfach statt freier Tage
Der gesetzliche Zusatzurlaub dient der Erholung. Solange das Arbeitsverhältnis besteht, lässt er sich grundsätzlich nicht durch eine freiwillige Auszahlung ersetzen. Endet das Arbeitsverhältnis und kann noch bestehender Urlaub deshalb nicht mehr genommen werden, kommt für Arbeitnehmer dagegen eine finanzielle Abgeltung in Betracht.
Für einen solchen Geldanspruch können wiederum Ausschluss- und Verjährungsfristen maßgeblich sein. Die Regeln über den Erhalt von Urlaubstagen lassen sich deshalb nicht unverändert auf eine spätere Zahlungsforderung übertragen.
Vor dem Jahresende zählt zunächst die praktische Klärung: Wie viele Zusatztage stehen noch offen, weiß der Arbeitgeber von der Schwerbehinderung und wann können die Tage genommen werden? Eine rechtzeitige Abstimmung kann verhindern, dass aus einer zusätzlichen Erholungswoche erst im nächsten Jahr ein Rechtsstreit wird.
Quellen
Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen: Fachlexikon „Zusatzurlaub“. Rechtsgrundlagen: §§ 2, 151, 178 und 208 SGB IX sowie §§ 4, 7 und 9 Bundesurlaubsgesetz.
Bundesarbeitsgericht: Urteile vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15, vom 30. November 2021 – 9 AZR 143/21 und vom 26. April 2022 – 9 AZR 367/21 zu den Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers und zur Bedeutung seiner Kenntnis von der Schwerbehinderung beziehungsweise einem laufenden Anerkennungsverfahren.
Ergänzend zur Arbeitsunfähigkeit und zum Verfall von Urlaub: BAG, Urteile vom 7. August 2012 – 9 AZR 353/10, vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 245/19 und vom 31. Januar 2023 – 9 AZR 107/20.
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Willi Kühn-Dehmlow ist Heilpädagoge (B.A.) und Sozialarbeiter (M.A.). Er verfügt über langjährige Berufserfahrung in der Kinder- und Jugendhilfe und war mehrere Jahre in leitender Funktion tätig. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Sozialrecht, in der Kinder- und Jugendhilfe sowie bei Teilhabe und Eingliederungshilfe. Für gegen-hartz.de schreibt er insbesondere über sozialrechtliche Ansprüche und die Rechte von Betroffenen gegenüber Behörden und Leistungsträgern.
