Mit dem letzten Arbeitstag endet zwar die Beschäftigung, aber nicht jeder Zahlungsanspruch. In der Schlussabrechnung fehlen häufig Resturlaub, Überstunden, Provisionen oder anteilige Boni.
Wer sie ungeprüft ablegt, kann viel Geld verlieren. Ausschlussfristen verkürzen die Zeit zur Geltendmachung mitunter auf wenige Monate.
Wann muss der Arbeitgeber die Schlussabrechnung zahlen?
Das Gesetz kennt keinen allgemeinen Auszahlungstermin am letzten Arbeitstag. Maßgeblich bleiben Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder betriebliche Übung. Fehlt eine besondere Regel, verlangt § 614 BGB die Vergütung nach Ablauf des vereinbarten Zeitabschnitts.
Bei Monatsgehalt muss der Arbeitgeber regelmäßig zum üblichen Zahltag abrechnen und zahlen.
Die Abrechnung muss Zeitraum und Zusammensetzung des Entgelts verständlich ausweisen. Beschäftigte sollten Bruttolohn, Zuschläge, Einmalzahlungen, Abzüge und Nettobetrag mit Vertrag und früheren Abrechnungen vergleichen.
Für Aufrechnung, Minusstunden oder Schadensersatz braucht der Arbeitgeber eine rechtliche Grundlage.
Restlohn und Entgeltfortzahlung kontrollieren
Zur letzten Vergütung gehören alle Arbeitstage bis zum Vertragsende. Endet der Vertrag mitten im Monat, muss der Arbeitgeber das Teilgehalt nach der vertraglichen oder tariflichen Methode berechnen.
Beschäftigte sollten auch Zuschläge sowie Entgeltfortzahlung für Krankheit und Feiertage prüfen.
Eine bezahlte Freistellung während der Kündigungsfrist beseitigt den Vergütungsanspruch nicht. Ein neuer Job oder eine Klausel zur Anrechnung von Zwischenverdienst kann die Berechnung verändern. Deshalb gehört die Freistellungserklärung zur Prüfung.
Offener Urlaub bringt einen Zahlungsanspruch
Kann ein Beschäftigter seinen Urlaub wegen des Vertragsendes nicht mehr nehmen, erhält er nach § 7 Absatz 4 Bundesurlaubsgesetz Geld dafür. Die Berechnung richtet sich grundsätzlich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen ohne zusätzliche Überstundenvergütung.
Wer nach erfüllter sechsmonatiger Wartezeit in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, erhält beim gesetzlichen Mindesturlaub grundsätzlich ein Zwölftel für jeden vollen Beschäftigungsmonat. Nach erfüllter Wartezeit besteht bei einem Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte regelmäßig der volle gesetzliche Jahresurlaub. Für vertraglichen Mehrurlaub können andere Regeln gelten.
Eine Freistellung verbraucht Urlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber sie klar, unwiderruflich und unter ausdrücklicher Anrechnung erklärt. Der Satz „Sie müssen nicht mehr zur Arbeit kommen“ genügt nicht.
Außerdem muss der Arbeitgeber eine Urlaubsbescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen.
Überstunden und Arbeitszeitkonto abrechnen
Betroffene sollten Dienstpläne, Zeiterfassungen, E-Mails und Abrechnungen sichern, bevor der Arbeitgeber den Systemzugang sperrt.
Wer Geld für Überstunden verlangt, muss grundsätzlich Tage und Zeiten darlegen. Zudem muss der Arbeitgeber die Mehrarbeit angeordnet, gebilligt, geduldet oder durch die übertragenen Aufgaben veranlasst haben. Eine Zeiterfassung hilft beim Nachweis, begründet aber allein noch keinen Zahlungsanspruch.
Der Vertrag kann Freizeitausgleich oder die Abgeltung einer bestimmten Zahl von Überstunden regeln. Die pauschale Klausel „Alle Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ scheitert häufig, weil sie den Umfang verschweigt. Bleibt am Vertragsende ein bestätigtes Zeitguthaben, kommt regelmäßig eine Auszahlung in Betracht.
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Minusstunden darf der Arbeitgeber nicht automatisch abziehen. Er muss eine wirksame Grundlage und die Verantwortung des Beschäftigten dafür darlegen. Schickte der Betrieb ihn mangels Arbeit nach Hause, trägt grundsätzlich der Arbeitgeber das Betriebsrisiko.
Bonus, Provision und Sonderzahlung nicht verschenken
Ein Austritt während des Jahres beseitigt Bonusansprüche nicht automatisch. Vergütet der Bonus geleistete Arbeit oder das Jahresergebnis, kann ein anteiliger Anspruch bestehen. Belohnt er ausschließlich Betriebstreue, kann eine wirksame Stichtagsklausel den Anspruch ausschließen. Vertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung entscheiden.
Setzt der Arbeitgeber Ziele verspätet oder gar nicht fest, können Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche entstehen. Provisionen aus bereits vermittelten Geschäften können erst nach dem Ausscheiden abrechnungsreif werden. Dann muss der frühere Arbeitgeber später abrechnen.
Bei Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Leistungsprämien entscheidet nicht die Bezeichnung, sondern der Zweck und die wirksame Regelung zur Kürzung oder Rückzahlung.
Ausschlussfristen können Ansprüche schnell vernichten
Die gesetzliche Regelverjährung beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand und der Beschäftigte die Umstände kannte. Arbeits- und Tarifverträge enthalten aber oft kürzere Ausschlussfristen.
Auch Urlaubsabgeltung, Überstunden und Boni können verfallen. Eine Kündigungsschutzklage sichert nicht automatisch jeden Zahlungsanspruch. Betroffene sollten jede Forderung beziffern oder zumindest nach Grund und Zeitraum eindeutig benennen.
Die Forderung muss nachweisbar in der verlangten Form zugehen. Betroffene können schreiben: „Hiermit mache ich die offene Vergütung, die Abgeltung von … Urlaubstagen, die Vergütung von … Überstunden sowie meinen anteiligen Bonus für … geltend. Bitte korrigieren Sie die Abrechnung und zahlen Sie bis zum …“ Eine E-Mail kann die Textform erfüllen; ein unterschriebener Brief mit Zugangsnachweis bietet zusätzliche Sicherheit.
Ausschlussklauseln dürfen den gesetzlichen Mindestlohn nicht erfassen. Andere Lohnbestandteile können trotzdem verfallen. Deshalb sollten Beschäftigte vorsorglich die kürzeste erkennbare Frist einhalten.
Vergleich und Ausgleichsklausel erst nach der Prüfung unterschreiben
Aufhebungsverträge und Vergleiche erklären häufig „sämtliche gegenseitigen Ansprüche“ für erledigt. Das kann unbekannte Forderungen erfassen. Vor der Unterschrift sollten Beschäftigte Resturlaub, Zeitkonto, Bonus, Provision und Zeugnis ausdrücklich regeln.
Fehlt Geld, sollten Betroffene schriftlich eine Abrechnung und Zahlung verlangen. Nach Verzug fallen Zinsen an. Reagiert der Arbeitgeber nicht, können sie vor dem Arbeitsgericht klagen. Ausschlussfristen laufen während interner Prüfungen oder einer Kündigungsschutzklage weiter.
Arbeitszeugnis und Arbeitsbescheinigung anfordern
Beschäftigte können ein einfaches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit oder ein qualifiziertes Zeugnis mit einer Bewertung von Leistung und Verhalten verlangen.
Für das Arbeitslosengeld muss der frühere Arbeitgeber auf Verlangen eine Arbeitsbescheinigung elektronisch übermitteln. Betroffene sollten Entgelt, Kündigungsfrist und Beendigungsgrund kontrollieren, weil Fehler das Arbeitslosengeld verzögern oder mindern können.
FAQ zur Schlussabrechnung
Wann muss der Arbeitgeber Resturlaub auszahlen?
Der Arbeitgeber muss offene Urlaubstage abgelten, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Beschäftigte den Urlaub deshalb nicht mehr nehmen kann. Eine Freistellung verbraucht Urlaub nur bei einer klaren, unwiderruflichen Anrechnung.
Muss der Arbeitgeber alle Überstunden bezahlen?
Nein. Der Beschäftigte muss die Mehrarbeit und ihre Veranlassung durch den Arbeitgeber nachweisen. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Arbeitszeitkonto können außerdem Freizeitausgleich oder die Abgeltung einer klar bestimmten Zahl von Überstunden regeln.
Wie lange kann ich fehlende Zahlungen verlangen?
Ohne Sonderregel gilt regelmäßig die dreijährige Verjährung. Arbeits- und Tarifverträge enthalten jedoch oft Ausschlussfristen von nur wenigen Monaten. Betroffene sollten Forderungen deshalb sofort und nachweisbar geltend machen.
Quellenverzeichnis
Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsbescheinigung.
Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21 – Überstunden.
Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 18. September 2018, 9 AZR 162/18 – Urlaubsabgeltung und Ausschlussfrist.
Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 15. November 2023, 10 AZR 288/22 – Bonus bei unterjährigem Ausscheiden.
Bundesministerium der Justiz: § 7 BUrlG – Urlaubsabgeltung.
Bundesministerium der Justiz: §§ 195, 199 BGB – Verjährung.
Bundesministerium der Justiz: § 614 BGB – Fälligkeit.
Bundesministerium der Justiz: §§ 108, 109 GewO – Abrechnung und Zeugnis.
Bundesministerium der Justiz: § 3 MiLoG – Mindestlohnschutz.
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Dr. Utz Anhalt ist Buchautor, Publizist, Sozialrechtsexperte und Historiker. 2000 schloss er ein Magister Artium (M.A.) in Geschichte und Politik an der Universität Hannover ab. Seine Schwerpunkte liegen im Sozialrecht und Sozialpolitik. Er war wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Dokumentationen für ZDF, History Channel, Pro7, NTV, MTV, Sat1.
