Ein Fehler in der Lohnabrechnung kann Arbeitnehmer teuer zu stehen kommen. Hat der Arbeitgeber über Monate zu viel Gehalt überwiesen, fordert er das Geld möglicherweise zurück – manchmal sogar mehrere Tausend Euro.
Doch nicht jede Rückforderung ist berechtigt. Selbst wenn tatsächlich zu viel Lohn gezahlt wurde, können Ausschlussfristen, Verjährung oder der gutgläubige Verbrauch des Geldes verhindern, dass Beschäftigte den Betrag vollständig zurückzahlen müssen.
Auch der Arbeitgeber darf nicht einfach entscheiden, das vermeintlich zu viel gezahlte Geld vom nächsten Gehalt abzuziehen. Dafür gelten gesetzliche Grenzen.
Wann der Arbeitgeber zu viel gezahlten Lohn zurückfordern darf
Die rechtliche Grundlage für eine Rückforderung ist häufig § 812 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Danach muss grundsätzlich zurückgegeben werden, was jemand ohne rechtlichen Grund erhalten hat.
Das kann beispielsweise passieren, wenn die Lohnbuchhaltung versehentlich eine Zulage doppelt berücksichtigt, eine Gehaltserhöhung falsch berechnet oder nach einer Änderung der Arbeitszeit weiterhin das bisherige Entgelt überweist.
Mit einem solchen Fall befasste sich das Bundesarbeitsgericht am 13. Oktober 2010 (Az. 5 AZR 648/09). Eine Beschäftigte in Altersteilzeit hatte über einen längeren Zeitraum eine zu hohe Vergütung erhalten.
Ein Fehler des Arbeitgebers führt nicht automatisch dazu, dass Arbeitnehmer das Geld behalten dürfen. Auch eine versehentliche Überzahlung kann grundsätzlich zurückgefordert werden.
Allerdings muss der Arbeitgeber darlegen können, warum die Zahlung nicht geschuldet war und wie sich die verlangte Summe zusammensetzt. Eine bloße Mitteilung, die letzte Abrechnung sei falsch gewesen, reicht für eine nachvollziehbare Prüfung nicht aus.
Zu viel Gehalt bekommen und ausgegeben: Muss man zurückzahlen?
Besonders schwierig wird es, wenn Arbeitnehmer die Überzahlung bereits für ihren Lebensunterhalt verwendet haben. Denn das Geld ist möglicherweise längst ausgegeben, bevor der Arbeitgeber den Fehler entdeckt.
Hier kann § 818 Absatz 3 BGB helfen. Danach ist eine Rückzahlung ausgeschlossen, soweit der Empfänger nicht mehr bereichert ist.
Juristen sprechen vom Wegfall der Bereicherung oder von Entreicherung. Entscheidend ist, ob von der Überzahlung noch ein wirtschaftlicher Vorteil vorhanden ist.
Hat ein Arbeitnehmer das zusätzliche Geld gutgläubig für Ausgaben verwendet, die er sich ohne die Überzahlung nicht geleistet hätte, kann eine Rückforderung deshalb ganz oder teilweise ausgeschlossen sein.
Allerdings genügt die Aussage „Das Geld ist weg“ nicht. Es kommt darauf an, wofür die Überzahlung verwendet wurde und ob dadurch an anderer Stelle Vermögen erhalten blieb.
Warum der Verbrauch des Geldes nicht immer schützt
Wer mit dem zu viel gezahlten Gehalt einen Kredit zurückzahlt, kann sich normalerweise nicht darauf berufen, dass das Geld nicht mehr vorhanden ist. Durch die Tilgung sind die Schulden geringer geworden.
Der wirtschaftliche Vorteil besteht deshalb grundsätzlich weiter.
Ähnlich kann es aussehen, wenn die Überzahlung für notwendige Ausgaben verwendet wurde, die ohnehin angefallen wären. Dann wurde möglicherweise eigenes Geld eingespart.
Anders können zusätzliche Konsumausgaben beurteilt werden, die ohne die Überzahlung nicht entstanden wären und keinen bleibenden Vermögenswert hinterlassen haben.
Ob Arbeitnehmer tatsächlich entreichert sind, hängt deshalb immer von den konkreten Umständen ab. Bei kleineren Überzahlungen, die vollständig für den laufenden Lebensunterhalt verbraucht wurden, können im Einzelfall Beweiserleichterungen in Betracht kommen.
Wer die Überzahlung bemerkt, muss besonders aufpassen
Ein weiterer Unterschied ist entscheidend: Hat der Arbeitnehmer die Überzahlung gutgläubig erhalten oder wusste er bereits, dass ihm das Geld nicht zusteht?
Nach § 819 BGB gelten strengere Haftungsregeln, wenn der Empfänger den fehlenden rechtlichen Grund kennt. Dann kann er sich grundsätzlich nicht mehr auf den späteren Wegfall der Bereicherung berufen.
Auch im BAG-Verfahren vom 13. Oktober 2010 spielte die Kenntnis der Beschäftigten von der Überzahlung eine wichtige Rolle.
Wird beispielsweise ein vollständiges Monatsgehalt versehentlich zweimal überwiesen und erkennt der Arbeitnehmer den Fehler, kann er die Rückzahlung grundsätzlich nicht dadurch verhindern, dass er das Geld schnell ausgibt.
Anders kann es bei schwer erkennbaren Abrechnungsfehlern aussehen. Gerade bei wechselnden Zuschlägen, tariflichen Sonderzahlungen oder komplizierten Vergütungsregelungen muss eine Überzahlung nicht offensichtlich sein.
Allein eine ungewöhnlich hohe Zahlung beweist noch nicht, dass der Beschäftigte tatsächlich wusste, dass ihm der Betrag nicht zustand.
Ausschlussfristen können die Rückforderung verhindern
Selbst wenn der Arbeitgeber grundsätzlich einen Rückzahlungsanspruch hat, kann dieser bereits verfallen sein.
Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge enthalten sogenannte Ausschlussfristen. Sie bestimmen, innerhalb welcher Zeit Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden müssen.
Häufig beträgt eine solche Frist drei Monate. Welche Frist tatsächlich gilt, hängt jedoch vom jeweiligen Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ab.
Versäumt der Arbeitgeber eine wirksame Ausschlussfrist, kann er den überzahlten Betrag möglicherweise nicht mehr zurückfordern. Das gilt auch dann, wenn die ursprüngliche Überzahlung tatsächlich stattgefunden hat.
Allerdings gibt es eine wichtige Grenze: Wer den Irrtum des Arbeitgebers kennt und Informationen zurückhält, die zur rechtzeitigen Geltendmachung des Anspruchs erforderlich wären, kann sich unter Umständen nicht auf den Ablauf der Ausschlussfrist berufen.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 13. Oktober 2010 deutlich gemacht, dass eine solche Berufung auf die Ausschlussfrist rechtsmissbräuchlich sein kann. Der Arbeitgeber muss nach Kenntnis der maßgeblichen Umstände seinerseits ohne schuldhaftes Zögern handeln.
Auch bei anderen Lohnansprüchen können arbeits- und tarifvertragliche Fristen wichtig sein. Wie sich Ansprüche auf zusätzliche Vergütung ergeben können, erläutert unser Beitrag über zusätzliche Lohnansprüche bei Überstunden.
Nach drei Jahren kann eine Gehaltsrückforderung verjährt sein
Neben den arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen gibt es die gesetzliche Verjährung. Für gewöhnliche Rückzahlungsansprüche gilt grundsätzlich die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB.
Nach § 199 BGB beginnt diese Frist regelmäßig mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Arbeitgeber von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.
Wurde beispielsweise 2023 zu viel Gehalt gezahlt und lagen die Voraussetzungen für den Verjährungsbeginn noch in diesem Jahr vor, endet die regelmäßige Verjährungsfrist grundsätzlich am 31. Dezember 2026.
Allerdings können besondere Umstände die Verjährung hemmen oder neu beginnen lassen.
Wichtig ist außerdem: Die Verjährung beseitigt den Anspruch nicht automatisch. Arbeitnehmer müssen sich grundsätzlich auf die Verjährung berufen, wenn sie deshalb die Zahlung verweigern wollen.
Darf der Arbeitgeber zu viel gezahltes Gehalt einfach abziehen?
Besonders problematisch ist es, wenn der Arbeitgeber eine Überzahlung eigenständig mit dem nächsten Monatsgehalt verrechnet.
Eine solche Aufrechnung ist nicht uneingeschränkt zulässig. Nach § 394 BGB darf gegen unpfändbare Forderungen nicht aufgerechnet werden.
Damit sind insbesondere die gesetzlichen Pfändungsgrenzen zu beachten. Der Arbeitgeber darf deshalb nicht einfach das gesamte nächste Gehalt einbehalten, um eine frühere Überzahlung auszugleichen.
Wie viel vom Arbeitsentgelt geschützt ist, richtet sich unter anderem nach dem pfändungsrechtlich relevanten Einkommen und möglichen gesetzlichen Unterhaltspflichten.
Welche Beträge vor einer Pfändung geschützt sind, erläutert unser Beitrag über die neuen Pfändungsfreigrenzen für Arbeitnehmer.
Gerade Arbeitnehmer mit geringem Einkommen können dadurch vor einer erheblichen Kürzung ihres laufenden Gehalts geschützt sein.
Wer auf seiner nächsten Lohnabrechnung einen unerwarteten Abzug entdeckt, sollte deshalb prüfen, ob überhaupt ein Rückzahlungsanspruch besteht und ob die Verrechnung rechtlich zulässig ist.
Muss zu viel gezahltes Gehalt brutto oder netto zurückgezahlt werden?
Eine weitere Streitfrage betrifft die Höhe der Rückforderung. Arbeitnehmer erhalten normalerweise nur ihr Nettogehalt ausgezahlt.
Steuern und Sozialversicherungsbeiträge führt der Arbeitgeber dagegen unmittelbar ab. Bei einer späteren Korrektur stellt sich deshalb die Frage, ob der Arbeitgeber den Bruttobetrag oder nur einen Nettobetrag zurückverlangen darf.
Eine allgemeine Antwort für sämtliche Fälle gibt es nicht. Entscheidend sind die Anspruchsgrundlage sowie die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der ursprünglichen Zahlung.
Arbeitnehmer sollten eine Rückforderung deshalb nicht allein anhand der ursprünglichen Nettoüberweisung beurteilen.
Sie können verlangen, dass der Arbeitgeber die Berechnung nachvollziehbar erläutert und erklärt, wie die Lohnabrechnung sowie bereits abgeführte Steuern und Sozialversicherungsbeiträge korrigiert werden sollen.
Beispiel: Arbeitgeber fordert 2.400 Euro zurück
Ein Arbeitnehmer erhält wegen eines Abrechnungsfehlers sechs Monate lang jeweils 400 Euro zu viel Gehalt. Insgesamt entsteht dadurch eine Überzahlung von 2.400 Euro.
Erst nach einem halben Jahr entdeckt die Personalabteilung den Fehler und fordert den gesamten Betrag zurück.
Ob der Arbeitnehmer zahlen muss, hängt nun von mehreren Fragen ab. Zunächst muss geklärt werden, ob tatsächlich kein Anspruch auf die zusätzlichen Zahlungen bestand.
Anschließend kommt es darauf an, ob wirksame Ausschlussfristen eingehalten wurden und ob der Beschäftigte die Überzahlung erkannt hatte.
Hat er das Geld gutgläubig für zusätzliche Ausgaben verbraucht, kann außerdem der Wegfall der Bereicherung zu prüfen sein.
Der Arbeitgeber darf deshalb nicht allein aus der rechnerischen Überzahlung ableiten, dass der gesamte Betrag ohne weitere Prüfung sofort zurückzuzahlen ist.
Das Beispiel ist fiktiv und dient der Veranschaulichung.
Was Arbeitnehmer bei einer Gehaltsrückforderung tun sollten
Erhalten Beschäftigte eine Rückforderung, sollten sie zunächst eine genaue Aufstellung verlangen. Daraus muss nachvollziehbar hervorgehen, für welche Monate und welche Gehaltsbestandteile angeblich zu viel gezahlt wurde.
Anschließend sollten die ursprünglichen Lohnabrechnungen mit der neuen Berechnung verglichen werden.
Ebenso wichtig ist der Blick in den Arbeitsvertrag und einen gegebenenfalls geltenden Tarifvertrag. Dort können Ausschlussfristen stehen, die für den Rückzahlungsanspruch entscheidend sind.
Wurde das Geld bereits ausgegeben, sollte geprüft werden, ob ein Wegfall der Bereicherung vorliegt. Dafür können Nachweise über die Verwendung des Geldes wichtig sein.
Wer eine Überzahlung erkennt, sollte den Arbeitgeber zeitnah schriftlich darauf hinweisen. Das kann spätere Streitigkeiten über die Kenntnis des Fehlers und die geltenden Fristen vermeiden.
Vorsicht ist bei Schuldanerkenntnissen und Ratenzahlungsvereinbarungen geboten. Wer eine solche Erklärung unterschreibt, kann seine rechtliche Position verändern.
Bei größeren Forderungen oder bereits vorgenommenen Gehaltsabzügen kann eine Beratung durch eine Gewerkschaft, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder eine andere geeignete Beratungsstelle sinnvoll sein.
Checkliste: Was tun, wenn der Arbeitgeber Gehalt zurückfordert?
- Abrechnung kontrollieren: Für welche Monate und welche Gehaltsbestandteile verlangt der Arbeitgeber Geld zurück? Eine nachvollziehbare Berechnung anfordern.
- Rückforderung prüfen: War das Gehalt tatsächlich zu hoch oder bestand ein Anspruch auf die Zahlung?
- Ausschlussfristen beachten: Im Arbeitsvertrag und Tarifvertrag nachsehen, ob die Forderung bereits verfallen sein könnte.
- Verjährung prüfen: Liegt die Überzahlung länger zurück, kann die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist wichtig werden.
- Verbrauch des Geldes klären: Wurde die Überzahlung gutgläubig ausgegeben, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Wegfall der Bereicherung vorliegen.
- Gehaltsabzüge kontrollieren: Der Arbeitgeber muss bei einer Aufrechnung grundsätzlich die gesetzlichen Pfändungsgrenzen beachten.
- Brutto- und Nettobeträge vergleichen: Prüfen, wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bei der Rückforderung berücksichtigt werden.
- Nichts vorschnell unterschreiben: Vor einem Schuldanerkenntnis oder einer Ratenzahlungsvereinbarung die Forderung rechtlich prüfen lassen.
Häufige Irrtümer bei einer Gehaltsüberzahlung
„Wenn der Arbeitgeber den Fehler gemacht hat, darf ich das Geld behalten.“ Das stimmt nicht. Auch eine versehentliche Überzahlung kann grundsätzlich zurückgefordert werden.
„Wenn das Geld ausgegeben ist, muss ich nichts zurückzahlen.“ Nicht automatisch. Entscheidend sind unter anderem die Kenntnis des Arbeitnehmers und die Frage, ob noch ein wirtschaftlicher Vorteil vorhanden ist.
„Der Arbeitgeber darf das Geld einfach vom nächsten Gehalt abziehen.“ Auch das ist nicht uneingeschränkt richtig. Bei einer Aufrechnung müssen insbesondere die gesetzlichen Pfändungsgrenzen beachtet werden.
Nicht jede Gehaltsüberzahlung muss zurückgezahlt werden
Ein Fehler in der Lohnbuchhaltung bedeutet nicht automatisch, dass Arbeitnehmer das zusätzliche Geld behalten dürfen. Umgekehrt kann der Arbeitgeber eine Überzahlung nicht jederzeit und ohne rechtliche Prüfung zurückverlangen.
Entscheidend sind der tatsächliche Vergütungsanspruch, die geltenden Fristen, die Kenntnis des Arbeitnehmers und die Frage, ob die Bereicherung noch besteht.
Auch bei einer berechtigten Rückforderung muss der Arbeitgeber die Grenzen einer Verrechnung mit laufendem Arbeitsentgelt beachten.
Wer eine Zahlungsaufforderung erhält, sollte deshalb nicht vorschnell Geld überweisen oder eine Rückzahlungsvereinbarung unterschreiben. Erst wenn die Forderung nachvollziehbar berechnet und rechtlich geprüft ist, lässt sich beurteilen, ob und in welcher Höhe eine Rückzahlung tatsächlich geschuldet wird.
Häufige Fragen zur Rückforderung von Gehalt
Muss ich zu viel gezahltes Gehalt immer zurückzahlen?
Nein. Ausschlussfristen, Verjährung oder der Wegfall der Bereicherung können dazu führen, dass eine Rückforderung ausgeschlossen oder begrenzt ist.
Darf mein Arbeitgeber den Betrag von meinem Gehalt einbehalten?
Eine Aufrechnung ist grundsätzlich nur im rechtlich zulässigen Umfang möglich. Insbesondere müssen die gesetzlichen Pfändungsgrenzen beachtet werden.
Was gilt, wenn ich den Fehler selbst bemerkt habe?
Wer weiß, dass ihm das Geld nicht zusteht, unterliegt strengeren Haftungsregeln. Auf einen späteren Wegfall der Bereicherung kann er sich dann grundsätzlich nicht berufen.
Gilt eine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag auch für Rückforderungen?
Eine wirksame Ausschlussfrist kann auch Rückzahlungsansprüche erfassen. Wer den Irrtum des Arbeitgebers kennt und entscheidende Informationen zurückhält, kann sich allerdings unter Umständen nicht auf den Fristablauf berufen.
Muss ich zu viel gezahltes Gehalt brutto oder netto zurückzahlen?
Das hängt von den Umständen der Überzahlung und der rechtlichen Abwicklung ab. Arbeitnehmer sollten sich die Berechnung einschließlich der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Korrekturen erläutern lassen.
Quellen
Bürgerliches Gesetzbuch, insbesondere §§ 195, 199, 394, 812, 818 und 819 BGB; Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 13. Oktober 2010 – 5 AZR 648/09.
- Über den Autor
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Willi Kühn-Dehmlow ist Heilpädagoge (B.A.) und Sozialarbeiter (M.A.). Er verfügt über langjährige Berufserfahrung in der Kinder- und Jugendhilfe und war mehrere Jahre in leitender Funktion tätig. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Sozialrecht, in der Kinder- und Jugendhilfe sowie bei Teilhabe und Eingliederungshilfe. Für gegen-hartz.de schreibt er insbesondere über sozialrechtliche Ansprüche und die Rechte von Betroffenen gegenüber Behörden und Leistungsträgern.
