Eine hohe Nebenkostennachzahlung lässt sich nicht allein anhand der Endsumme überprüfen. Wer wissen möchte, ob Reinigung, Hausmeister oder Heizung richtig abgerechnet wurden, darf die Unterlagen hinter den Zahlen einsehen.
Vermieter müssen auf Verlangen Zugang zu den Abrechnungsbelegen gewähren. Dazu können neben Rechnungen auch Verträge, Verbrauchsaufstellungen und Zahlungsnachweise gehören – die Unterlagen dürfen allerdings auch elektronisch bereitgestellt werden.
Belegeinsicht: Mieter müssen keinen Fehler nachweisen
Wer Belegeinsicht verlangt, muss dem Vermieter keinen Fehler oder eine Täuschung nachweisen. Die Einsicht soll erst ermöglichen, die Nebenkostenabrechnung nachzuvollziehen und mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs genügt dafür ein allgemeines Interesse an der Kontrolle. Ein besonderer Verdacht ist nicht erforderlich.
Die Antwort „Unsere Hausverwaltung hat das bereits geprüft“ erledigt die Anfrage deshalb nicht. Mieter dürfen selbst nachvollziehen, wie die abgerechneten Beträge zustande gekommen sind.
Diese Unterlagen gehören zur Prüfung der Nebenkosten
Welche Unterlagen eingesehen werden können, hängt von den berechneten Positionen ab. Entscheidend ist, ob sie benötigt werden, um die entstandenen Kosten und deren Verteilung zu überprüfen.
Bei einer Hausmeisterrechnung kann beispielsweise erst der Vertrag zeigen, welche Tätigkeiten bezahlt wurden. Bei Heizkosten sind die Energieabrechnung, die erfassten Verbrauchswerte und der verwendete Verteilerschlüssel wichtig.
| Kostenposition | Unterlagen für die Prüfung |
|---|---|
| Hausmeister | Vertrag, Leistungsbeschreibung, Rechnungen und Aufteilung unterschiedlicher Tätigkeiten |
| Treppenhausreinigung und Gartenpflege | Rechnungen, Verträge und vorhandene Leistungsnachweise |
| Wasser und Abwasser | Rechnungen oder Gebührenbescheide, Zählerstände und Verbrauchsaufstellungen |
| Heizung und Warmwasser | Energieabrechnungen, Ableseunterlagen und Berechnungsgrundlagen der Kostenverteilung |
| Gebäudeversicherung | Beitragsrechnung und Vertragsunterlagen zum abgerechneten Versicherungsschutz |
| Grundsteuer und Müllabfuhr | Zugrunde liegende kommunale Bescheide |
| Bezahlung der Rechnungen | Zugehörige Zahlungsnachweise |
Das Einsichtsrecht betrifft die Unterlagen zur jeweiligen Abrechnung. Es eröffnet keinen uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen Geschäftsunterlagen des Vermieters.
Auch Zahlungsnachweise dürfen verlangt werden
Eine Rechnung zeigt zunächst nur, welchen Betrag ein Unternehmen gefordert hat. Ob der Vermieter diesen vollständig bezahlt oder einen Nachlass erhalten hat, kann sich erst aus dem Zahlungsbeleg ergeben.
Der BGH hat deshalb ausdrücklich entschieden, dass Mieter auch die zugrunde liegenden Zahlungsnachweise einsehen dürfen. Das Urteil vom 9. Dezember 2020 trägt das Aktenzeichen VIII ZR 118/19.
Wer diese Unterlagen prüfen möchte, sollte sie in seiner Anfrage ausdrücklich nennen. Damit lässt sich vermeiden, dass die Verwaltung lediglich Rechnungen bereitstellt und die Zahlungsbelege auslässt.
Digitale Belege sind erlaubt – eine Kostenliste reicht nicht
§ 556 Absatz 4 BGB erlaubt Vermietern ausdrücklich, die Belege elektronisch bereitzustellen. Mieter können deshalb nicht grundsätzlich darauf bestehen, jede Rechnung als Papieroriginal vorgelegt zu bekommen.
Die digitale Bereitstellung muss eine tatsächliche Prüfung ermöglichen. Unlesbare Scans, fehlende Seiten oder ein nicht funktionierender Zugang reichen dafür ebenso wenig aus wie eine zusätzliche Tabelle mit den bereits bekannten Endbeträgen.
Wer keinen geeigneten Computer hat oder wegen einer Sehbehinderung Schwierigkeiten mit den Dateien bekommt, sollte frühzeitig eine praktikable Lösung ansprechen. Auch eine bevollmächtigte Vertrauensperson kann bei der Prüfung unterstützen.
Hausmeisterkosten: Reparaturen gehören nicht in die Betriebskosten
Bei Hausmeisterkosten lohnt sich der Blick auf die einzelnen Aufgaben. Verwaltungsarbeiten sowie Instandhaltung und Instandsetzung gehören grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Erledigt ein Dienstleister sowohl die Treppenhausreinigung als auch Reparaturen, muss diese Unterscheidung bei der Abrechnung berücksichtigt werden. Die Bezeichnung „Hausmeisterservice“ macht nicht die gesamte Rechnung umlagefähig.
Auch Überschneidungen können auffallen: Werden Reinigung oder Gartenpflege zusätzlich als eigene Position berechnet, sollte geklärt werden, ob unterschiedliche Leistungen dahinterstehen. Zwei ähnlich bezeichnete Beträge beweisen noch keine Doppelberechnung, geben aber Anlass zum Nachfragen.
Heizkosten prüfen: Auch Verbrauchsdaten anderer Wohnungen können wichtig sein
Ein ungewöhnlich hoher Heizkostenanteil kann Fragen zur Verteilung im gesamten Gebäude aufwerfen. Zur Kontrolle können deshalb auch die für die Abrechnung verwendeten Verbrauchsdaten anderer Wohnungen erforderlich sein.
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Ein entsprechendes Einsichtsrecht hat der BGH am 7. Februar 2018 bestätigt, Aktenzeichen VIII ZR 189/17. Es dient der Prüfung der Kostenverteilung und erlaubt keinen allgemeinen Einblick in die privaten Verhältnisse der Nachbarn.
Nebenkostenabrechnung: Zwei Fristen von jeweils zwölf Monaten
Bei der Nebenkostenabrechnung werden häufig zwei unterschiedliche Fristen verwechselt. Die eine betrifft den Vermieter, die andere die Einwendungen des Mieters.
Der Vermieter muss über Betriebskostenvorauszahlungen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung dem Mieter daher grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 zugehen.
Für Mieter beginnt die zwölfmonatige Einwendungsfrist dagegen erst mit dem Zugang der Abrechnung. Wer sie am 7. Oktober 2026 erhält, muss Einwendungen grundsätzlich bis zum 7. Oktober 2027 mitteilen.
| Frist | Ab wann sie läuft | Beispiel |
|---|---|---|
| Abrechnungsfrist des Vermieters | Ende des Abrechnungszeitraums | Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 grundsätzlich bis 31. Dezember 2026 |
| Einwendungsfrist des Mieters | Zugang der Abrechnung | Bei Zugang am 7. Oktober 2026 grundsätzlich bis 7. Oktober 2027 |
Versäumt der Vermieter seine Frist, sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat. Auch Mieter können mit verspäteten Einwendungen ausgeschlossen sein, wenn sie die Verzögerung zu vertreten haben.
Die Einwendungsfrist ist kein Zahlungsaufschub
Zwölf Monate Zeit für Einwendungen bedeuten nicht, dass eine Nachforderung ein Jahr lang unbezahlt bleiben darf. Die Fälligkeit der Zahlung muss gesondert betrachtet werden.
Verweigert der Vermieter eine berechtigt verlangte Belegeinsicht, kann allerdings ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht hinsichtlich der Nachforderung bestehen. Das hat der BGH ebenfalls im Verfahren VIII ZR 118/19 bestätigt.
Die gesamte laufende Miete darf deshalb nicht einfach eingestellt werden. Wer eine Zahlung zurückhalten möchte, sollte vorher prüfen lassen, ob und in welchem Umfang die Voraussetzungen vorliegen.
Einen Streit um verweigerte Unterlagen beschreibt gegen-hartz.de im Beitrag „Mietrecht: 1.440 Euro Nebenkosten vorausgezahlt – Vermieterin verweigert aber eine Belegeinsicht“.
Belegeinsicht anfordern: Formulierung für das Schreiben
Die Anfrage sollte die betreffende Nebenkostenabrechnung und die gewünschten Unterlagen benennen. Sind bereits einzelne Positionen aufgefallen, können diese ausdrücklich angesprochen werden.
Eine mögliche Formulierung lautet:
Bitte gewähren Sie mir Einsicht in die Belege zur Betriebskostenabrechnung 2025 einschließlich der zugehörigen Zahlungsnachweise. Für die Position Hausmeister bitte ich zusätzlich um den Vertrag und eine nachvollziehbare Aufteilung der abgerechneten Tätigkeiten.
Mieter sollten die Anfrage nachweisbar versenden und eine Kopie aufbewahren. So lässt sich später nachvollziehen, wann welche Unterlagen verlangt wurden.
Fehler konkret beanstanden und fehlende Belege dokumentieren
Eine Bitte um Belegeinsicht ersetzt nicht automatisch die Einwendungen gegen einzelne Kostenpositionen. Wer einen Fehler entdeckt, sollte deshalb möglichst genau mitteilen, welcher Betrag beanstandet wird und warum.
Das kann eine nicht berücksichtigte Vorauszahlung, ein falscher Verbrauchswert oder eine Reparatur unter den Hausmeisterkosten sein. Ein pauschales „Die Nebenkosten sind zu hoch“ erklärt dagegen noch nicht, was an der Berechnung falsch sein soll.
Fehlen weiterhin notwendige Belege, sollten Mieter ihre Anfragen und die Antworten der Verwaltung aufbewahren. Auf eine automatische Verlängerung der Einwendungsfrist sollten sie sich nicht verlassen.
Auch eine hohe Nachforderung kann korrekt sein. Ob das zutrifft, müssen Mieter aber nicht allein anhand der Angaben in der Abrechnung beurteilen: Sie dürfen die zugrunde liegenden Belege prüfen.
Quellen: § 556 BGB; § 1 Betriebskostenverordnung; Bundesgerichtshof, Urteile vom 9. Dezember 2020 – VIII ZR 118/19 und vom 7. Februar 2018 – VIII ZR 189/17.
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Willi Kühn-Dehmlow ist Heilpädagoge (B.A.) und Sozialarbeiter (M.A.). Er verfügt über langjährige Berufserfahrung in der Kinder- und Jugendhilfe und war mehrere Jahre in leitender Funktion tätig. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Sozialrecht, in der Kinder- und Jugendhilfe sowie bei Teilhabe und Eingliederungshilfe. Für gegen-hartz.de schreibt er insbesondere über sozialrechtliche Ansprüche und die Rechte von Betroffenen gegenüber Behörden und Leistungsträgern.
