Die Nebenkosten sind jeden Monat überwiesen, doch in der Jahresabrechnung fehlt ein Teil der Vorauszahlungen. Wer deshalb eine überhöhte Nachforderung bezahlt, kann das Geld unter Umständen nicht mehr zurückverlangen. Auch fehlende Abschläge müssen Mieter grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung beanstanden.
Das zeigt ein Urteil des Bundesgerichtshofs, in dem Mieter wegen einer verspäteten Beanstandung 700 Euro nicht zurückerhielten. Für die Prüfung sind deshalb drei Angaben besonders wichtig: die nachgewiesenen Zahlungen, die angerechneten Vorauszahlungen und der Zugangstag der Abrechnung.
Wie fehlende Vorauszahlungen die Nachforderung erhöhen
In der Betriebskostenabrechnung werden die auf die Wohnung entfallenden Kosten mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet. Berücksichtigt der Vermieter zu wenig, fällt eine Nachforderung zu hoch oder ein Guthaben zu niedrig aus. Das kann selbst dann passieren, wenn alle monatlichen Überweisungen pünktlich eingegangen sind.
Deshalb sollten Mieter nicht ausschließlich Heizkosten, Hausreinigung oder Gartenpflege prüfen. Ebenso wichtig ist die Summe, die unter „Vorauszahlungen“, „Abschläge“ oder einer vergleichbaren Bezeichnung abgezogen wird. Schon eine fehlende Monatszahlung kann das Ergebnis deutlich verändern.
Warum Mieter im BGH-Verfahren 700 Euro verloren
Im Verfahren VIII ZR 209/15 vom 11. Mai 2016 hatte der Vermieter nur 2.100 Euro Vorauszahlungen angerechnet, obwohl die Mieter 2.800 Euro geleistet hatten. Zusätzlich enthielt die Abrechnung nicht umlagefähige Eigentümerkosten. Die Mieter bezahlten zunächst die verlangte Nachforderung.
Erst rund 22 Monate nach Erhalt der Abrechnung beanstandeten sie die Fehler und verlangten insgesamt 1.489,35 Euro zurück. Hinsichtlich der fehlenden Vorauszahlungen von 700 Euro blieben sie erfolglos. Der BGH entschied, dass auch dieser Fehler innerhalb der gesetzlichen Einwendungsfrist hätte gerügt werden müssen.
Welche Frist Mieter einhalten müssen
Nach § 556 Absatz 3 BGB müssen Mieter ihre Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Anschließend sind Beanstandungen grundsätzlich ausgeschlossen, sofern der Mieter die Verspätung zu vertreten hat. Die spätere Entdeckung des Fehlers setzt keine neue Frist in Gang.
Geht eine formell ordnungsgemäße Abrechnung beispielsweise am 15. Oktober 2026 zu, müssen Einwendungen grundsätzlich spätestens am 15. Oktober 2027 beim Vermieter eingegangen sein. Entscheidend ist nicht das Datum auf dem Schreiben. Mieter sollten den tatsächlichen Eingang dokumentieren und einen deutlich früheren Termin für die Prüfung vormerken.
Die Abrechnungsfrist des Vermieters läuft anders
Auch für Vermieter gilt eine Zwölfmonatsfrist, allerdings mit einem anderen Ausgangspunkt. Sie müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Bei einer Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 endet diese Frist regelmäßig am 31. Dezember 2026.
Die Einwendungsfrist des Mieters richtet sich dagegen nach dem Zugang der Abrechnung und endet deshalb nicht automatisch an Silvester. Der interne Ratgeber zur rechtzeitigen Zustellung der Nebenkostenabrechnung erläutert zusätzlich, weshalb der Poststempel für die Vermieterfrist nicht genügt.
| Frist | Beginn und Bedeutung |
|---|---|
| Abrechnungsfrist des Vermieters | Grundsätzlich zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Danach sind Nachforderungen regelmäßig ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. |
| Einwendungsfrist des Mieters | Grundsätzlich zwölf Monate ab Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Innerhalb dieser Zeit müssen konkrete Beanstandungen beim Vermieter eingehen. |
Die Einwendungsfrist ist keine Zahlungsfrist. Eine berechtigte Nachforderung kann bereits vorher fällig sein.
Warum ein falscher Betrag die Frist nicht stoppt
Eine Abrechnung kann nachvollziehbar aufgebaut und trotzdem inhaltlich falsch sein. Der BGH unterscheidet deshalb zwischen der formellen Ordnungsgemäßheit und der inhaltlichen Richtigkeit. Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung setzt die Einwendungsfrist in Gang.
Zu niedrig angesetzte Vorauszahlungen sind nach der Entscheidung jedoch ein inhaltlicher Fehler. Sie verhindern den Fristbeginn nicht allein deshalb, weil die Summe falsch ist. Auch ein offensichtlicher Fehler sollte daher umgehend beanstandet werden.
So gleichen Mieter die Abrechnung mit ihren Zahlungen ab
Für die Prüfung gehören Mietvertrag, Abrechnung und Kontoauszüge nebeneinander. Zunächst muss feststehen, welcher Teil der monatlichen Überweisung auf die Kaltmiete und welcher auf Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen entfällt. Anschließend werden die für den abgerechneten Zeitraum tatsächlich geleisteten Abschläge zusammengerechnet.
Änderungen während des Jahres müssen dabei berücksichtigt werden. Wurde die Vorauszahlung beispielsweise ab Juli erhöht, darf nicht mit zwölf gleich hohen Monatsbeträgen gerechnet werden. Auch Rückbuchungen, Zusatzüberweisungen und getrennte Abrechnungen für Heizung und sonstige Betriebskosten können die Zuordnung beeinflussen.
Wer die gesamte Warmmiete in einem Betrag überweist, sollte die Aufteilung anhand des Mietvertrags und späterer Änderungsmitteilungen nachvollziehen. Die vollständige Warmmiete darf nicht mit der Vorauszahlungssumme der Betriebskostenabrechnung verglichen werden. Bleiben Differenzen unklar, sollte der Vermieter erläutern, wie er die Zahlungen verbucht hat.
Wie eine konkrete Beanstandung aussehen kann
Das Schreiben sollte den Abrechnungszeitraum, die angerechnete Vorauszahlungssumme und den nach eigener Prüfung richtigen Betrag nennen. Passende Zahlungsnachweise erleichtern die Klärung. Eine pauschale Beanstandung lässt dagegen offen, welcher Fehler korrigiert werden soll.
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Bei einer Differenz von 600 Euro könnte die Mitteilung lauten: „In der Betriebskostenabrechnung für 2025 wurden nur 1.800 Euro Vorauszahlungen berücksichtigt. Tatsächlich habe ich für diesen Zeitraum 2.400 Euro geleistet, wie die beigefügten Zahlungsnachweise zeigen. Ich beanstande den fehlenden Abzug von 600 Euro und bitte um eine korrigierte Abrechnung sowie die Erstattung einer bereits geleisteten Überzahlung.“
Mieter sollten eine Kopie und einen Nachweis über den Zugang beim Vermieter aufbewahren. Innerhalb der Einwendungsfrist muss die konkrete Beanstandung mitgeteilt werden; eine Klage ist zur Wahrung dieser Frist grundsätzlich nicht erforderlich. Für die spätere Durchsetzung eines Rückzahlungsanspruchs gelten allerdings eigene Verjährungsregeln.
Warum eine Bitte um Belege allein nicht genügt
Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren. Er darf diese auch elektronisch bereitstellen. Wer Unterlagen benötigt, sollte sie frühzeitig anfordern.
Eine bloße Bitte um Belege ersetzt keine konkrete Beanstandung bereits erkennbarer Fehler. Fehlen nach dem Vergleich mit den Kontoauszügen Vorauszahlungen, sollte dieser Punkt ausdrücklich gerügt werden. Auf eine allgemeine Prüfankündigung sollten sich Mieter deshalb nicht verlassen.
Weitere Prüfansätze enthält der Beitrag über typische Fehler in Nebenkostenabrechnungen. Der Zahlungsabgleich lässt sich häufig schon durchführen, bevor die zugrunde liegenden Rechnungen eingesehen werden.
Welche Ausnahmen nach Fristablauf bestehen
Verspätete Einwendungen bleiben möglich, wenn der Mieter die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Er muss nachvollziehbar darlegen können, weshalb ihm die verspätete Beanstandung nicht vorzuwerfen ist. Dass die Abrechnung lediglich erst spät geprüft wurde, genügt für sich genommen nicht.
Grundsätzlich müssen Mieter auch Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten rechtzeitig beanstanden, obwohl diese nicht als Betriebskosten umgelegt werden dürfen. Im BGH-Verfahren erhielten die Mieter dennoch 789,35 Euro wegen solcher Positionen zurück. Das beruhte auf einer Besonderheit der beigefügten Unterlagen.
Die Eigentümerabrechnung bezeichnete Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Rücklagenpositionen ausdrücklich als nicht umlagefähig. Weil der Vermieter sich auf diese Unterlagen bezogen hatte, durfte er sich hinsichtlich dieser Beträge nach Treu und Glauben nicht auf den Fristablauf berufen. Für die fehlenden Vorauszahlungen von 700 Euro half diese Ausnahme den Mietern dagegen nicht.
Beispiel aus der Praxis: Aus 500 Euro Nachzahlung werden 100 Euro Guthaben
Frau Berger hat im abgerechneten Jahr zwölfmal 200 Euro Betriebskostenvorauszahlung überwiesen, insgesamt also 2.400 Euro. Ihr Vermieter setzt Kosten von 2.300 Euro an, zieht aber nur 1.800 Euro Vorauszahlungen ab. Dadurch verlangt er eine Nachzahlung von 500 Euro.
Frau Berger entdeckt die fehlenden 600 Euro beim Vergleich mit ihren Kontoauszügen und beanstandet sie rechtzeitig. Sind die übrigen Angaben korrekt, ergibt sich tatsächlich ein Guthaben von 100 Euro. Hat sie die geforderten 500 Euro bereits überwiesen, muss der Vermieter insgesamt 600 Euro erstatten.
Fragen und Antworten zu fehlenden Vorauszahlungen
Muss ich bereits überwiesene Vorauszahlungen rechtzeitig beanstanden?
Ja. Berücksichtigt der Vermieter tatsächlich geleistete Abschläge nicht vollständig, muss dieser Fehler grundsätzlich innerhalb der zwölfmonatigen Einwendungsfrist mitgeteilt werden.
Beginnt die Frist erst mit der Entdeckung des Fehlers?
Nein. Sie beginnt mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Der Eingangstag sollte deshalb dokumentiert werden.
Reichen Kontoauszüge nach Ablauf der Frist aus?
Sie belegen die Zahlung, verhindern aber nicht automatisch den Einwendungsausschluss. Eine verspätete Beanstandung kann deshalb trotz eindeutiger Zahlungsnachweise scheitern.
Kann ich eine bereits bezahlte Nachforderung noch beanstanden?
Ja. Die Zahlung allein schließt spätere Einwendungen nicht automatisch aus. Fehler sollten innerhalb der Einwendungsfrist konkret mitgeteilt und überzahlte Beträge zurückgefordert werden.
Muss ich innerhalb der zwölf Monate klagen?
Zur Wahrung der Einwendungsfrist muss grundsätzlich die konkrete Beanstandung beim Vermieter eingehen. Eine Klage ist dafür nicht erforderlich, die spätere gerichtliche Durchsetzung unterliegt aber eigenen Verjährungsregeln.
Darf ich zwölf Monate mit der Nachzahlung warten?
Nein. Die Frist für Beanstandungen ist keine Zahlungsfrist. Wer eine falsche Vorauszahlungssumme entdeckt, sollte den Fehler sofort nachweisbar mitteilen und eine korrigierte Abrechnung verlangen.
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Sebastian Dorn ist Fachredakteur mit Schwerpunkt Sozialrecht, schreibt seit 2024 für gegen-hartz.de und produziert Videos für gegen-hartz.TV. Seine thematischen Schwerpunkte sind Renten-, Schwerbehinderten- und Bürgergeldrecht. Bereits zuvor war er über viele Jahre ehrenamtlich in der Sozialberatung aktiv und begleitete Leistungsberechtigte bei Anträgen, Widersprüchen und Klagen – diese Praxiserfahrung prägt heute seine journalistische Arbeit.
