Wer Assistenzkräfte mit einem Persönlichen Budget selbst beschäftigt, entscheidet, wer wann hilft. Im Arbeitgebermodell wird der Budgetnehmer zum Arbeitgeber. Damit hat er die Verantwortung für Lohn, Urlaub, Krankheit, Sozialversicherung, Steuern und Vertretungskräfte.
Wer nur den Stundenlohn kalkuliert, riskiert Versorgungslücken und Streit mit dem Leistungsträger.
Was bedeutet Arbeitgebermodell?
Das Persönliche Budget ist keine zusätzliche Sozialleistung, sondern eine andere Form, einen bereits festgestellten Teilhabe- oder Pflegebedarf zu finanzieren. Nach § 29 SGB IX wird es auf Antrag in der Regel monatlich als Geldleistung ausgezahlt. Es soll ein möglichst selbstbestimmtes Leben ermöglichen.
Beim Arbeitgebermodell stellt der Budgetnehmer die Assistenzkräfte selbst ein. Er wählt das Personal, erstellt Dienstpläne, erteilt Weisungen und zahlt den Lohn. Dafür gelten die normalen arbeitsrechtlichen Arbeitgeberpflichten.
Eine anerkannte Schwerbehinderung allein führt noch nicht automatisch zum Persönlichen Budget. Entscheidend ist ein Anspruch auf eine budgetfähige Leistung und ein individuell festgestellter Bedarf.
Vor der ersten Einstellung: Diese Anmeldungen sind nötig
Vor Arbeitsbeginn sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegen. Hinein gehören insbesondere Tätigkeit, Stundenumfang, Vergütung, Zuschläge, Urlaub, Kündigungsfristen und Dienstplanung.
Für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte benötigt der Budgetnehmer eine Betriebsnummer und muss die Beschäftigten bei der jeweiligen Einzugsstelle, regelmäßig der Krankenkasse, anmelden. Seit 2024 wird für den Antrag auf eine Betriebsnummer grundsätzlich zuvor eine Unternehmensnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers benötigt.
Bei einem echten Minijob läuft die Anmeldung über die Minijob-Zentrale.
Außerdem sind die steuerliche Erfassung als Arbeitgeber, ein Lohnkonto und regelmäßig das ELStAM-Verfahren erforderlich. Viele Budgetnehmer beauftragen deshalb ein Lohnbüro. Notwendige Kosten dafür sollten bereits bei der Budgetbemessung geltend gemacht werden.
Laut BMAS kann erforderliche weitergehende Unterstützung bei Verwaltung und Abrechnung berücksichtigt werden.
Lohnabrechnung: Der Bruttolohn ist nicht der Gesamtpreis
Jeden Monat müssen Bruttolohn, Arbeitnehmerabzüge, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen und gegebenenfalls Zuschläge richtig berechnet werden. Hinzu kommen Kosten für Entgeltfortzahlung, Urlaub, Unfallversicherung, Lohnabrechnung und Personalersatz.
Als Betroffener müssen Sie folgende Frage beantworten: „Was kostet eine besetzte Assistenzstunde einschließlich aller Ausfall- und Nebenkosten?“
Ein separates Budgetkonto erleichtert den Nachweis. Lohnabrechnungen, Kontoauszüge, Arbeitszeitnachweise, Beitragsbelege und Verträge sollten geordnet aufbewahrt werden.
Mindestlohn und Arbeitszeit gelten auch in der persönlichen Assistenz
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro brutto je Zeitstunde. Er gilt grundsätzlich auch für Minijobber. Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 Euro monatlich.
Der Mindestlohn ist nur die Untergrenze. Nacht-, Sonn- oder Feiertagsdienste und Bereitschaftszeiten müssen arbeitsvertraglich und in der Budgetkalkulation berücksichtigt werden. Ob Bereitschaftszeit vollständig zu vergüten ist, hängt von ihrer Ausgestaltung ab.
Auch das Arbeitszeitgesetz gilt. Grundsätzlich sind acht Stunden werktäglich vorgesehen; bis zu zehn Stunden sind nur mit Ausgleich zulässig. Pausen und regelmäßig elf Stunden Ruhezeit müssen eingeplant werden.
Bezahlter Urlaub muss doppelt gedacht werden
Assistenzkräfte haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche. Das entspricht 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche. Arbeits- oder Tarifverträge können mehr Urlaub vorsehen.
Während des Urlaubs erhält die abwesende Assistenzkraft ihr Urlaubsentgelt, zugleich muss häufig eine Vertretung bezahlt werden. Diese Doppelbelastung gehört in die Jahreskalkulation.
Krankheit: Lohnfortzahlung und Ersatzassistenz
Nach vierwöchiger ununterbrochener Beschäftigung besteht bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung. Der Assistenzbedarf des Budgetnehmers fällt dadurch jedoch nicht weg. Zusätzlich kann eine Ersatzkraft nötig werden.
Kleine Arbeitgeber nehmen regelmäßig am Umlageverfahren U1 teil und erhalten einen Teil der Entgeltfortzahlung zurück. Bei Minijobs erstattet die Arbeitgeberversicherung 2026 grundsätzlich 80 Prozent der berücksichtigungsfähigen Aufwendungen. Das ersetzt keine Vertretungsplanung.
Bewährt haben sich ein kleiner Springerpool, vertraglich vereinbarte Mehrarbeit innerhalb der gesetzlichen Grenzen und ein Notfallkontakt zu einem Assistenzdienst. Scheinselbstständige „Ersatzkräfte“, die tatsächlich wie Arbeitnehmer eingesetzt werden, können dagegen Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen auslösen.
Unfallversicherung ist Pflicht
Assistenzkräfte stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Der Budgetnehmer muss sein Unternehmen grundsätzlich binnen einer Woche beim zuständigen Träger melden. Die Zuständigkeit hängt von Tätigkeit und Beschäftigungsform ab. Bei einem Haushalts-Minijob wird der Beitrag über das Haushaltsscheckverfahren eingezogen.
Arbeitsunfälle sollten dokumentiert und meldepflichtige Unfälle unverzüglich angezeigt werden. Eine private Haftpflichtversicherung ersetzt die gesetzliche Unfallversicherung nicht.
Steuern: Budgetgeld und Arbeitslohn trennen
Das Persönliche Budget ist zweckgebunden. Es darf nicht wie frei verfügbares Einkommen behandelt werden. Aus dem Budget gezahlter Arbeitslohn ist für die Assistenzkraft normaler steuerpflichtiger Lohn. Der Budgetnehmer muss als Arbeitgeber die Lohnsteuer nach den elektronischen Lohnsteuermerkmalen einbehalten und abführen. Bei Minijobs kommt alternativ häufig eine Pauschsteuer von zwei Prozent in Betracht.
Private Ausgaben sollten nicht über das Budgetkonto laufen. Budgetmittel, eigenes Geld und Pflegeleistungen sind klar zu trennen.
Praxisbeispiel: Michelle aus Baden-Baden
Das folgende Fallbeispiel ist fiktiv. Michelle aus Baden-Baden hat eine schwere körperliche Behinderung und benötigt monatlich 280 Assistenzstunden. Sie möchte vier Assistenzkräfte selbst beschäftigen und kalkuliert zunächst mit 17 Euro Bruttolohn je Stunde. Das ergibt 4.760 Euro Bruttolohn im Monat.
Damit wäre ihre Assistenz aber nicht finanziert. Zusätzlich benötigt Michelle Arbeitgeberanteile und Umlagen, bezahlten Urlaub, Entgeltfortzahlung, Vertretung bei Krankheit, Zuschläge, Unfallversicherung und eine externe Lohnabrechnung.
Sie erstellt deshalb einen Jahreskostenplan statt einer bloßen Monatsrechnung. Urlaub und statistisch zu erwartende Ausfälle werden in Stunden umgerechnet; für kurzfristige Lücken plant sie einen Springerpool ein.
So zeigt Michelle dem Leistungsträger, warum reine Bruttolöhne nicht genügen. In der Zielvereinbarung lässt sie festhalten, welche Nachweise verlangt werden, wie schwankende Monatskosten behandelt werden und ob Restbeträge für spätere Vertretungen angespart werden dürfen.
Wann drohen Rückforderungen?
Entscheidend sind der Bewilligungsbescheid und die Zielvereinbarung. Darin muss geregelt sein, welche Ziele gelten, welche Nachweise erforderlich sind, wie Qualität gesichert wird und wie hoch das Budget ist.
Nicht jeder monatliche Restbetrag ist automatisch eine Überzahlung: Personalkosten schwanken, während Urlaub, Krankheit oder Sonderzahlungen oft erst später anfallen.
Riskant wird es, wenn Geld zweckwidrig verwendet, der festgestellte Bedarf nicht gedeckt oder ein vereinbarter Nachweis trotz Aufforderung nicht erbracht wird. Der Leistungsträger kann die Zielvereinbarung aus wichtigem Grund kündigen und den Bewilligungsbescheid aufheben.
Bereits zu Unrecht erbrachte Leistungen können anschließend nach § 50 SGB X zurückgefordert werden.
Eine Rückforderung muss schriftlich festgesetzt werden. Betroffene sollten Zeitraum, Berechnung und Rechtsgrundlage prüfen. Rücklagen für Urlaub, Krankheit oder Nachzahlungen sind nicht vorschnell „unverbraucht“, wenn der genehmigte Kostenplan sie benötigt.
Die wichtigste Regel für Budgetnehmer
Das Arbeitgebermodell braucht eine Vollkostenrechnung. Wer Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit, Vertretung, Zuschläge, Verwaltung und Unfallversicherung im Bedarfsermittlungsverfahren beziffert und in Bescheid sowie Zielvereinbarung festhalten lässt, schützt seine Assistenz und sich selbst vor Schulden.
FAQ zum Persönlichen Budget im Arbeitgebermodell
Wer bezahlt eine Ersatzassistenz bei Urlaub oder Krankheit?
Ist die Vertretung notwendig, um den festgestellten Assistenzbedarf weiter zu decken, müssen ihre realistischen Kosten bei der Budgetbemessung berücksichtigt werden. Budgetnehmer sollten Urlaub, Entgeltfortzahlung und einen Springerpool bereits im Jahreskostenplan ausweisen.
Müssen nicht verbrauchte Budgetmittel immer zurückgezahlt werden?
Nein. Entscheidend sind Bewilligungsbescheid, Zielvereinbarung und genehmigter Kostenplan. Zweckgebundene Rücklagen für Urlaub, Krankheit oder Nachzahlungen können erforderlich sein. Eine Rückforderung braucht eine konkrete Rechtsgrundlage und einen schriftlichen Bescheid.
Kann das Persönliche Budget auch ein Lohnbüro finanzieren?
Ja, wenn Unterstützung bei Abrechnung und Verwaltung notwendig ist und kostenlose Angebote nicht ausreichen. Die Kosten sollten vor der Bewilligung beantragt, beziffert und ausdrücklich in die Kalkulation aufgenommen werden.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 29 SGB IX – Persönliches Budget
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zum Persönlichen Budget
- Bundesurlaubsgesetz, insbesondere § 3
- Entgeltfortzahlungsgesetz, insbesondere § 3
- Arbeitszeitgesetz, insbesondere §§ 3 bis 5
- § 192 SGB VII – Anmeldung zur gesetzlichen Unfallversicherung
- § 50 SGB X – Erstattung zu Unrecht erbrachter Leistungen
- BMAS: Gesetzlicher Mindestlohn 2026
- Bundesagentur für Arbeit: Betriebsnummern-Service
- Minijob-Zentrale: Beiträge und Umlagen 2026
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Dr. Utz Anhalt ist Buchautor, Publizist, Sozialrechtsexperte und Historiker. 2000 schloss er ein Magister Artium (M.A.) in Geschichte und Politik an der Universität Hannover ab. Seine Schwerpunkte liegen im Sozialrecht und Sozialpolitik. Er war wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Dokumentationen für ZDF, History Channel, Pro7, NTV, MTV, Sat1.
