Eine Rechnung allein reicht nicht aus: Mieter dürfen bei der Prüfung ihrer Nebenkostenabrechnung auch Einsicht in die dazugehörigen Zahlungsbelege verlangen. Dadurch können sie überprüfen, ob der Vermieter die abgerechneten Beträge tatsächlich und in voller Höhe bezahlt hat. (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020, Az. VIII ZR 118/19)
Vermieter wollte mehr als 1.200 Euro nachfordern
In dem vom Bundesgerichtshof entschiedenen Fall verlangte eine Berliner Vermieterin von ihrem Mieter eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2013. Insgesamt ging es um 1.262,35 Euro.
Der Mieter wollte die Abrechnung genauer überprüfen. Die Vermieterin gewährte ihm zwar Einsicht in die Rechnungen, verweigerte jedoch die Einsicht in die dazugehörigen Zahlungsbelege.
Das Amtsgericht gab der Vermieterin zunächst weitgehend recht und sprach ihr einen Betrag von 1.195,19 Euro zu. Das Landgericht Berlin wies die Zahlungsklage dagegen vollständig ab. Der Bundesgerichtshof bestätigte diese Entscheidung. Solange die verlangte Belegeinsicht nicht vollständig ermöglicht wurde, musste der Mieter die Nachforderung zunächst nicht bezahlen.
Rechnungen und Zahlungsbelege sind nicht dasselbe
Eine Rechnung zeigt zunächst nur, welchen Betrag ein Unternehmen dem Vermieter berechnet hat. Daraus ergibt sich jedoch nicht zwingend, welchen Betrag der Vermieter später tatsächlich überwiesen hat.
So kann es beispielsweise zu folgenden Abweichungen kommen:
- Der Vermieter hat einen Preisnachlass erhalten.
- Ein Rechnungsbetrag wurde wegen mangelhafter Leistungen gekürzt..
- Die Rechnung wurde nur teilweise bezahlt.
Mieter sollen kontrollieren können, ob die in der Betriebskostenabrechnung angesetzten Kosten nachvollziehbar sind. Dazu müssen sie nicht nur die Rechnungen, sondern auch die entsprechenden Zahlungsnachweise prüfen können.
Als Zahlungsbelege kommen beispielsweise Kontoauszüge, Überweisungsnachweise oder Buchungsunterlagen in Betracht, soweit daraus die betreffende Zahlung hervorgeht.
Mieter müssen keinen konkreten Verdacht nachweisen
Der Vermieter kann die Einsicht nicht davon abhängig machen, dass der Mieter bereits einen bestimmten Abrechnungsfehler oder eine Täuschung vermutet.
Nach Auffassung des Bundesgerichtshofs reicht das allgemeine Interesse des Mieters aus. Mieter müssen deshalb nicht erklären, weshalb sie Zweifel an einer bestimmten Kostenposition haben. Sie können die Zahlungsbelege grundsätzlich auch dann verlangen, wenn die Abrechnung auf den ersten Blick plausibel erscheint.
Anspruch gilt unabhängig von der Abrechnungsmethode
Das Einsichtsrecht besteht unabhängig davon, nach welcher Methode der Vermieter die Betriebskosten abrechnet. Der Bundesgerichtshof stellte deshalb klar, dass das Einsichtsrecht unabhängig davon gilt, ob der Vermieter nach dem Abflussprinzip, dem Leistungsprinzip oder je nach Kostenart nach unterschiedlichen Methoden abrechnet.
Nachforderung kann vorläufig zurückbehalten werden
Verweigert der Vermieter eine berechtigterweise verlangte Belegeinsicht, kann dem Mieter gegenüber der Nebenkostennachforderung ein zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht zustehen.
Das bedeutet nicht, dass die Forderung automatisch endgültig entfällt. Der Mieter darf die Zahlung aber grundsätzlich so lange zurückhalten, bis ihm die erforderliche Einsicht gewährt wurde.
Im entschiedenen Fall war die Klage der Vermieterin daher zunächst unbegründet. Sie hatte zwar die Rechnungen vorgelegt, nicht aber die ebenfalls verlangten Zahlungsbelege.
Mieter sollten die Belegeinsicht nachweisbar verlangen und ausdrücklich mitteilen, welche Unterlagen noch fehlen. Die laufende Grundmiete sollten Sie wegen eines Streits über die Nebenkostenabrechnung nicht eigenmächtig einstellen: Das Urteil betrifft ein vorläufiges Leistungsverweigerungsrecht gegenüber einer auf die Betriebskostenabrechnung gestützten Forderung.
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Belegeinsicht seit 2025 ausdrücklich im Gesetz geregelt
Seit dem 1. Januar 2025 ist das Recht auf Belegeinsicht ausdrücklich in § 556 Absatz 4 des Bürgerlichen Gesetzbuches geregelt.
Dort heißt es, dass der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren muss. Der Vermieter darf die Unterlagen auch elektronisch bereitstellen.
Das Urteil des Bundesgerichtshofs klärt, dass zu den relevanten Abrechnungsunterlagen nicht nur Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Zahlungsbelege gehören.
So sollten Mieter die Zahlungsbelege anfordern
Die Anforderung sollte möglichst schriftlich erfolgen. Eine kurze Formulierung kann beispielsweise lauten:
„Ich bitte um vollständige Einsicht in sämtliche der Betriebskostenabrechnung für das Jahr … zugrunde liegenden Belege. Dies umfasst neben den Rechnungen insbesondere die dazugehörigen Zahlungsbelege, aus denen der tatsächlich gezahlte Betrag und der Zahlungszeitpunkt hervorgehen.“
Dabei sollten Mieter eine angemessene Frist setzen, beispielsweise 14 Tage. Das Schreiben sollte so versandt werden, dass der Zugang später nachgewiesen werden kann.
Bei der Prüfung sollten insbesondere folgende Angaben miteinander verglichen werden: Rechnungsbetrag, atsächlich gezahlter Betrag, Zahlungsdatum, Abrechnungszeitraum, betroffene Kostenart, mögliche Gutschriften, Rabatte oder Kürzungen, in der Nebenkostenabrechnung angesetzter Gesamtbetrag.
Weichen die Beträge voneinander ab oder fehlen Zahlungsnachweise, sollten Mieter den Vermieter schriftlich um Erläuterung bitten.
Einwendungen nicht zu lange aufschieben
Trotz einer verlangten Belegeinsicht sollten Mieter die gesetzliche Einwendungsfrist beachten. Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung müssen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitgeteilt werden.
Ist die Prüfung wegen verweigerter oder unvollständiger Belegeinsicht noch nicht möglich, sollte dies innerhalb der Frist ausdrücklich schriftlich erklärt werden. Mieter können beispielsweise mitteilen, dass eine abschließende Prüfung erst nach vollständiger Vorlage der verlangten Unterlagen möglich ist.
Gerade bei hohen Nachforderungen kann zusätzlich eine Beratung durch einen Mieterverein, eine Verbraucherberatung oder einen auf Mietrecht spezialisierten Rechtsanwalt sinnvoll sein.
FAQ zur Einsicht in Zahlungsbelege
Muss ich einen konkreten Fehler in der Nebenkostenabrechnung vermuten?
Nein. Mieter müssen keinen bestimmten Verdacht begründen. Das allgemeine Interesse, die Abrechnung und die Tätigkeit des Vermieters zu kontrollieren, reicht nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs aus.
Darf ich die Nebenkostennachzahlung zurückhalten, wenn Zahlungsbelege fehlen?
Gegenüber der Nachforderung kann ein vorläufiges Leistungsverweigerungsrecht bestehen, solange eine berechtigterweise verlangte Belegeinsicht nicht vollständig gewährt wurde. Die Forderung entfällt dadurch aber nicht automatisch.
Muss der Vermieter mir Kontoauszüge per Post zusenden?
Ein allgemeiner Anspruch auf eine Zusendung per Post besteht nicht. Der Vermieter muss Einsicht gewähren und darf die Belege seit dem 1. Januar 2025 auch elektronisch bereitstellen. Entscheidend ist, dass die relevanten Zahlungen vollständig und nachvollziehbar überprüft werden können.
Quellen
Bundesgerichtshof, Urteil vom 9. Dezember 2020, VIII ZR 118/19. (Bundesgerichtshof)
Bürgerliches Gesetzbuch, § 556 Absatz 3 und 4 in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung. (Gesetze im Internet)
Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten, Betriebskostenverordnung. (Gesetze im Internet)
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Dr. Utz Anhalt ist Buchautor, Publizist, Sozialrechtsexperte und Historiker. 2000 schloss er ein Magister Artium (M.A.) in Geschichte und Politik an der Universität Hannover ab. Seine Schwerpunkte liegen im Sozialrecht und Sozialpolitik. Er war wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Dokumentationen für ZDF, History Channel, Pro7, NTV, MTV, Sat1.
