Eine Abmahnung ist für viele Beschäftigte ein Schock. Sie steht oft in der Personalakte, kann später eine Kündigung vorbereiten und belastet das Arbeitsverhältnis erheblich.
Doch nicht jede Abmahnung ist wirksam. Arbeitgeber müssen klare rechtliche Anforderungen beachten, auch wenn es für die Abmahnung im Arbeitsrecht keine eigene umfassende gesetzliche Regelung gibt. Das Abmahnungserfordernis wird vor allem aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und aus dem Rechtsgedanken des § 314 Abs. 2 BGB hergeleitet.
Für Arbeitnehmer ist deshalb wichtig: Eine Abmahnung sollte nicht vorschnell hingenommen werden. Häufig sind Abmahnungen angreifbar, weil der Vorwurf unklar, überzogen oder rechtlich falsch eingeordnet ist.
Inhaltsverzeichnis
Was eine Abmahnung leisten muss
Eine arbeitsrechtliche Abmahnung hat zwei Aufgaben. Der Arbeitgeber muss ein konkretes Verhalten beanstanden und zugleich deutlich machen, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung drohen können.
Fehlt diese Warnung, handelt es sich oft eher um eine Ermahnung oder Kritik. Eine solche Erklärung kann zwar unangenehm sein, sie hat aber nicht dieselbe Bedeutung wie eine formelle Abmahnung.
Das Bundesarbeitsgericht verlangt außerdem, dass der vorgeworfene Vertragsverstoß so genau beschrieben wird, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, welche Pflicht er verletzt haben soll. Pauschale Vorwürfe reichen deshalb regelmäßig nicht aus.
Erster Grund: Der Vorwurf ist zu ungenau
Eine Abmahnung ist häufig rechtswidrig, wenn sie nur allgemeine Kritik enthält. Formulierungen wie „Sie arbeiten unzuverlässig“, „Sie verhalten sich unkollegial“ oder „Ihre Arbeitsleistung ist mangelhaft“ genügen meist nicht.
Der Arbeitgeber muss den Sachverhalt so beschreiben, dass Datum, Uhrzeit, Ort und Verhalten nachvollziehbar sind. Der Arbeitnehmer muss erkennen können, was genau ihm vorgeworfen wird.
Fehlt diese Genauigkeit, kann der Betroffene sich kaum sachgerecht verteidigen. Auch eine spätere Kündigung lässt sich dann schwer auf diese Abmahnung stützen.
Zweiter Grund: Es liegt gar keine Pflichtverletzung vor
Eine Abmahnung ist nur dann gerechtfertigt, wenn tatsächlich eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt wurde. Nicht jede Unzufriedenheit des Arbeitgebers reicht aus.
Beispielsweise darf ein Arbeitgeber nicht jedes Verhalten abmahnen, das ihm persönlich missfällt. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer gegen eine arbeitsvertragliche Pflicht, eine zulässige Weisung oder eine betriebliche Regel verstoßen hat.
War die Anweisung selbst unzulässig, kann auch die Abmahnung rechtswidrig sein. Das gilt etwa dann, wenn der Arbeitgeber etwas verlangt, was nicht vom Weisungsrecht gedeckt ist.
Dritter Grund: Die Abmahnung ist unverhältnismäßig
Auch bei einem Fehler des Arbeitnehmers muss die Reaktion angemessen sein. Eine Abmahnung kann widerrechtlich sein, wenn der Anlass geringfügig war und eine mildere Reaktion ausgereicht hätte.
Das gilt besonders bei einmaligen Bagatellen, Missverständnissen oder Situationen, in denen den Arbeitnehmer kein oder nur ein sehr geringes Verschulden trifft. Arbeitsgerichte prüfen dabei immer die Umstände des Einzelfalls.
Eine Abmahnung soll nicht als Druckmittel verwendet werden. Sie darf auch nicht dazu dienen, einen Arbeitnehmer ohne tragfähigen Anlass aus dem Betrieb zu drängen.
Vierter Grund: Die Warnung für die Zukunft fehlt
Eine wirksame Abmahnung muss deutlich machen, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen. Ohne diesen Hinweis fehlt ihr der Charakter einer Abmahnung.
Der Arbeitnehmer muss verstehen, dass sein Arbeitsplatz bei erneutem Fehlverhalten gefährdet sein kann. Bleibt es nur bei einer bloßen Rüge, kann die Erklärung später nicht ohne Weiteres als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung dienen.
Gerade hier passieren in der Praxis viele Fehler. Arbeitgeber schreiben zwar scharfe Kritik, vergessen aber den klaren Hinweis auf mögliche Folgen.
Fünfter Grund: Die Abmahnung enthält falsche Tatsachen
Eine Abmahnung ist angreifbar, wenn sie Tatsachen behauptet, die nicht stimmen. Das kann den Ablauf eines Vorfalls, die Beteiligten, die Uhrzeit oder den Inhalt eines Gesprächs betreffen.
Arbeitnehmer müssen falsche Tatsachen nicht in ihrer Personalakte dulden. Eine solche Abmahnung kann das berufliche Fortkommen beeinträchtigen und später gegen den Arbeitnehmer verwendet werden.
Nach der Rechtsprechung kann ein Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass eine unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Selbst bei ursprünglich berechtigten Abmahnungen kann eine Entfernung später in Betracht kommen, wenn der Vorwurf für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.
Tabelle: Wann eine Abmahnung angreifbar ist
| Fehler in der Abmahnung | Mögliche Folge |
|---|---|
| Der Vorwurf bleibt allgemein und nennt keinen konkreten Sachverhalt. | Die Abmahnung kann wegen fehlender Bestimmtheit unwirksam sein. |
| Das beanstandete Verhalten war keine Pflichtverletzung. | Der Arbeitnehmer kann die Entfernung aus der Personalakte verlangen. |
| Der Anlass war geringfügig oder nachvollziehbar erklärbar. | Die Abmahnung kann unverhältnismäßig sein. |
| Es fehlt der Hinweis auf mögliche arbeitsrechtliche Folgen. | Die Erklärung ist eher eine Ermahnung als eine Abmahnung. |
| Die Abmahnung enthält falsche Tatsachen. | Der Arbeitnehmer kann eine Gegendarstellung oder Entfernung verlangen. |
Was Arbeitnehmer nach einer Abmahnung tun sollten
Arbeitnehmer sollten eine Abmahnung zunächst genau prüfen. Wichtig ist, ob der Vorwurf stimmt, ob er konkret beschrieben wurde und ob eine Pflichtverletzung überhaupt vorliegt.
Eine sofortige Unterschrift ist nur dann unproblematisch, wenn damit lediglich der Empfang bestätigt wird. Wer eine inhaltliche Zustimmung unterschreibt, kann sich später schlechter gegen den Vorwurf wehren.
In vielen Fällen kommt eine schriftliche Gegendarstellung in Betracht. Diese kann zur Personalakte genommen werden und sorgt dafür, dass die Sicht des Arbeitnehmers dokumentiert ist.
Bei schwerwiegenden oder offensichtlich falschen Abmahnungen kann auch ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte bestehen. Ob ein gerichtliches Vorgehen sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab.
Warum eine Abmahnung später wichtig werden kann
Eine Abmahnung ist oft die Vorstufe zu einer verhaltensbedingten Kündigung. Arbeitgeber wollen damit zeigen, dass der Arbeitnehmer bereits gewarnt wurde.
Deshalb sollten Beschäftigte eine Abmahnung nicht einfach abheften und vergessen. Bleibt eine falsche Abmahnung unwidersprochen in der Personalakte, kann sie später bei einer Kündigung gegen den Arbeitnehmer verwendet werden.
Kommt es tatsächlich zu einer Kündigung, muss außerdem ein bestehender Betriebsrat vor jeder Kündigung angehört werden. § 102 BetrVG bestimmt ausdrücklich, dass eine ohne Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung unwirksam ist.
Kurzes Beispiel aus der Praxis
Eine Mitarbeiterin erhält eine Abmahnung, weil sie angeblich „wiederholt unfreundlich gegenüber Kunden“ gewesen sei. Im Schreiben steht jedoch nicht, wann dies passiert sein soll, welche Kunden betroffen waren und welche Äußerung ihr konkret vorgeworfen wird.
Die Mitarbeiterin bestreitet den Vorwurf und verlangt eine genaue Darstellung. Da der Arbeitgeber keine konkreten Angaben machen kann, ist die Abmahnung angreifbar. In einem solchen Fall kann eine Gegendarstellung oder die Entfernung aus der Personalakte verlangt werden.
Fragen und Antworten zur widerrechtlichen Abmahnung
Ist jede Abmahnung automatisch wirksam?
Nein. Eine Abmahnung ist nur dann wirksam, wenn sie einen konkreten Pflichtverstoß beschreibt und eine klare Warnung für die Zukunft enthält.
Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Eine Abmahnung kann grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden. In der Praxis erfolgt sie aber meist schriftlich, weil Arbeitgeber sie später nachweisen wollen.
Kann ich eine Gegendarstellung verlangen?
Ja. Arbeitnehmer können ihre Sicht der Dinge schriftlich darstellen und verlangen, dass diese Erklärung zur Personalakte genommen wird.
Wann kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Das kommt in Betracht, wenn die Abmahnung unberechtigt ist, falsche Tatsachen enthält oder nicht mehr für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist. Die genaue Prüfung hängt vom Einzelfall ab.
Darf der Arbeitgeber wegen einer Abmahnung sofort kündigen?
Eine Abmahnung ist noch keine Kündigung. Sie kann aber später als Warnung dienen, wenn ein ähnlicher Pflichtverstoß erneut passiert.
Was sollte ich nach Erhalt einer Abmahnung zuerst tun?
Arbeitnehmer sollten nichts vorschnell unterschreiben, den Inhalt sorgfältig prüfen und Belege sichern. Bei schwerwiegenden Vorwürfen ist eine arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll.
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Sebastian Bertram ist gelernter Sozialarbeiter und hat über 10 Jahre eine therapeutische Einrichtung geleitet. Er ist Gründer und Hauptverantwortlicher von Gegen-Hartz.de. Seine Hauptthemen sind Sozialrecht, Gesellschaftsrecht und Soziales. Sebastian ist aktiv in der Erwerbslosenberatung.
