Nebenkostenabrechnung: Wann Mieter eine Nachzahlung nicht mehr leisten müssen
Eine hohe Nebenkostennachzahlung wird nicht allein dadurch berechtigt, dass der Vermieter sie auf Papier ausrechnet. Für das Abrechnungsjahr 2025 läuft bei einem Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember grundsätzlich am 31. Dezember 2026 die Abrechnungsfrist ab. Geht die Abrechnung erst danach zu, müssen Mieter eine Nachforderung in der Regel nicht mehr bezahlen.
Das kann mehrere hundert Euro Unterschied machen. Allerdings kommt es auf den tatsächlichen Zugang, den abgerechneten Zeitraum und mögliche Gründe für die Verspätung an. Ein Guthaben zugunsten des Mieters verschwindet dagegen nicht, nur weil der Vermieter zu spät abrechnet.
Für die Abrechnung 2025 hat der Vermieter grundsätzlich bis Ende 2026 Zeit
Nach § 556 Absatz 3 BGB müssen Vermieter über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss den Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums erreichen. Bei Wohnraummietverhältnissen mit kalenderjährlicher Abrechnung ergibt sich daraus für 2025 der Stichtag 31. Dezember 2026.
Die Jahreszahl auf dem Schreiben allein reicht für die Fristprüfung nicht aus. Umfasst die Abrechnung beispielsweise den Zeitraum vom 1. Juli 2024 bis zum 30. Juni 2025, endete die reguläre Abrechnungsfrist bereits am 30. Juni 2026. Mieter sollten deshalb zuerst nachsehen, welches Anfangs- und Enddatum tatsächlich angegeben ist.
Der Poststempel rettet keine verspätete Nachforderung
Ein Schreiben mit dem Datum „29. Dezember 2026“ kann trotzdem zu spät kommen. Entscheidend ist, wann es dem Mieter zugeht; weder das Ausstellungsdatum noch der Poststempel ersetzen diesen Zugang. Wird der Brief erst im Januar 2027 zugestellt, ist die reguläre Frist für das Kalenderjahr 2025 verpasst.
Bei einem Briefkasten bedeutet Zugang grundsätzlich, dass das Schreiben eingeworfen wurde und unter gewöhnlichen Umständen mit einer Leerung gerechnet werden kann. Der Mieter muss den Brief dafür nicht bereits geöffnet oder gelesen haben.
Umgekehrt ist ein Einwurf spät am Silvesterabend nicht automatisch noch rechtzeitig, wie auch die Hinweise des Mietervereins zu Hamburg zum Zugang von Betriebskostenabrechnungen verdeutlichen.
Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang nachweisen. Mieter sollten deshalb den Umschlag aufbewahren und festhalten, wann und unter welchen Umständen die Abrechnung eingegangen ist. Wer einen bereits rechtzeitig zugestellten Brief erst nach Neujahr liest, gewinnt dadurch allerdings keinen Schutz vor der Nachzahlung.
Wann eine Nachzahlung trotz Verspätung möglich bleibt
Das Gesetz lässt eine Ausnahme zu, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Dafür genügt kein pauschaler Satz, die Abrechnung habe sich „aus organisatorischen Gründen“ verzögert. Der Vermieter muss nachvollziehbar darlegen und gegebenenfalls beweisen, weshalb er die Frist trotz der erforderlichen Sorgfalt nicht einhalten konnte.
In Betracht kommt beispielsweise ein rückwirkender Grundsteuerbescheid, den die Behörde erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erlässt. Fehlen notwendige Unterlagen anderer Stellen, hängt die Ausnahme davon ab, ob der Vermieter sich rechtzeitig und ausreichend um sie bemüht hat. Sobald das Hindernis entfällt, muss er die betroffenen Kosten zügig nachfordern.
Eine solche Ausnahme eröffnet keinen Freibrief für sämtliche anderen Abrechnungspositionen. Mieter können eine konkrete Erklärung verlangen, welche Kosten betroffen sind, wann die Unterlagen vorlagen und weshalb eine frühere Abrechnung unmöglich war. Auch der Mieterverein zu Hamburg nennt verspätete Grundsteuerbescheide als möglichen Ausnahmefall.
Ein Guthaben bleibt auch bei verspäteter Abrechnung bestehen
Die Ausschlussfrist schützt Mieter vor verspäteten Nachforderungen des Vermieters. Ergibt eine erst 2027 zugegangene Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 ein Guthaben, bleibt dieses grundsätzlich auszuzahlen. Der Vermieter kann sich nicht auf seine eigene Verspätung berufen, um zu viel erhaltene Vorauszahlungen zu behalten.
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Auch die Pflicht, überhaupt abzurechnen, endet nicht mit dem Fristablauf. Wer ein Guthaben vermutet, sollte eine fehlende Abrechnung daher nachweisbar anfordern. Das bedeutet allerdings nicht, dass Ansprüche unbegrenzt bestehen: Für Abrechnungs- und Zahlungsansprüche sind zusätzlich die jeweiligen Verjährungsregeln zu beachten.
Diese Fälle sollten Mieter unterscheiden
| Situation | Grundsätzliche Folge | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 geht bis 31. Dezember 2026 zu. | Eine berechtigte Nachzahlung bleibt möglich. | Die Abrechnung muss auch formell und inhaltlich geprüft werden. |
| Dieselbe Abrechnung geht erst im Januar 2027 zu. | Eine Nachforderung ist grundsätzlich ausgeschlossen. | Eine vom Vermieter nicht zu vertretende Verspätung kann eine Ausnahme begründen. |
| Die verspätete Abrechnung weist ein Guthaben aus. | Der Rückzahlungsanspruch bleibt bestehen. | Die Abrechnungsfrist lässt das Guthaben nicht verfallen. |
| Abrechnungszeitraum endet bereits am 30. Juni 2025. | Reguläres Fristende ist der 30. Juni 2026. | Der Jahreswechsel ist nicht für jede Abrechnung der richtige Stichtag. |
| Eine rechtzeitige Abrechnung wird nach Fristablauf erhöht. | Die zusätzliche Forderung ist grundsätzlich ausgeschlossen. | Auch hier kommt es auf mögliche gesetzliche Ausnahmen an. |
Eine bloße Zahlungsaufforderung wahrt die Frist nicht
Ein kurzer Brief mit der Aufforderung, „noch 600 Euro Nebenkosten“ zu überweisen, ersetzt keine ordnungsgemäße Abrechnung. Bei einem Mehrfamilienhaus müssen normalerweise die Gesamtkosten, der angewandte Verteilungsschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und die berücksichtigten Vorauszahlungen nachvollziehbar dargestellt sein. Eine bloß angekündigte spätere Abrechnung genügt ebenfalls nicht.
Allerdings macht nicht jeder Fehler die gesamte Abrechnung unwirksam. Der Bundesgerichtshof unterscheidet zwischen formellen Mängeln und inhaltlichen Fehlern, die unter bestimmten Voraussetzungen auch nach Fristablauf korrigiert werden können. Eine solche Korrektur darf die rechtzeitig abgerechnete Nachforderung grundsätzlich nicht nachträglich erhöhen, wie das Urteil vom 19. Januar 2005, VIII ZR 116/04, zeigt.
So reagieren Mieter auf eine verspätete Forderung
Wer die Abrechnung nach Fristablauf erhält, sollte die Nachforderung zeitnah und nachweisbar zurückweisen. Dabei sollten der Abrechnungszeitraum, das Zugangsdatum und der Ausschluss nach § 556 Absatz 3 BGB genannt werden. Behauptet der Vermieter eine unverschuldete Verspätung, sollte er diese konkret erläutern und belegen.
Auch bei rechtzeitigem Zugang lohnt sich die Prüfung der Kosten. Mieter dürfen Einsicht in die Abrechnungsbelege verlangen, wozu grundsätzlich auch Zahlungsnachweise gehören. Weitere Hinweise enthält unser Beitrag zum Recht auf Einsicht in Rechnungen und Zahlungsbelege.
Für Einwendungen gegen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung haben Mieter grundsätzlich zwölf Monate ab deren Zugang. Diese Frist ist keine Erlaubnis, eine berechtigte Nachforderung ein Jahr lang unbezahlt zu lassen. Warum auch konkrete Beanstandungen rechtzeitig mitgeteilt werden sollten, erklärt unser Beitrag zur Einwendungsfrist bei überhöhten Betriebskosten.
Beispiel aus der Praxis: 680 Euro Nachzahlung kommen zu spät
Frau Berger erhält am 4. Januar 2027 die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2025. Der Vermieter fordert 680 Euro nach und verweist darauf, dass er den Brief noch am 30. Dezember 2026 abgeschickt habe. Einen Grund, der eine unverschuldete Verspätung rechtfertigt, kann er nicht darlegen.
Frau Berger muss die 680 Euro grundsätzlich nicht nachzahlen, weil die Abrechnung erst nach dem 31. Dezember 2026 zugegangen ist. Sie hält den Eingang fest und weist die Forderung unter Hinweis auf die abgelaufene Abrechnungsfrist zurück. Hätte dieselbe verspätete Abrechnung stattdessen ein Guthaben von 220 Euro ausgewiesen, könnte sie dessen Auszahlung verlangen.
Drei Fragen und Antworten zur Nebenkostenabrechnung 2025
Reicht es, wenn der Vermieter die Abrechnung am 31. Dezember 2026 abschickt?
Nein, bei einer Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 muss sie grundsätzlich spätestens an diesem Tag zugegangen sein. Das Datum auf dem Schreiben und der Poststempel beweisen keinen rechtzeitigen Zugang.
Sind Nachforderungen für 2025 ab Januar 2027 immer ausgeschlossen?
Nein, eine berechtigte Forderung aus einer rechtzeitig zugegangenen Abrechnung entfällt nicht allein durch den Jahreswechsel. Bei verspäteter Abrechnung kann eine Ausnahme greifen, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Für vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungszeiträume muss das Fristende gesondert geprüft werden.
Geht mein Guthaben verloren, wenn die Abrechnung verspätet kommt?
Nein, die verspätete Abrechnung lässt ein Guthaben nicht entfallen. Der Anspruch auf Rückzahlung bleibt grundsätzlich bestehen, auch wenn eine Nachforderung des Vermieters wegen Fristablaufs ausgeschlossen wäre.
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
