Eine hohe Nebenkostennachzahlung kann schon daran scheitern, dass der Brief zu spät ankommt. Wer als Vermieter auf das Absendedatum oder den Poststempel verweist, hat damit noch keinen Anspruch auf das Geld gerettet.
Bei der Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 läuft die reguläre Frist am 31. Dezember 2026 ab. Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.
Der Vermieter schuldet den rechtzeitigen Zugang
Die Regel ist keine neue Verschärfung des Mietrechts, der Bundesgerichtshof hat sie bereits mit Urteil und Aktenzeichen VIII ZR 107/08, klargestellt. Eine rechtzeitige Absendung demnach genügt nicht, die Abrechnung muss innerhalb der Frist beim Mieter zugehen.
Im damaligen Verfahren berief sich eine Vermieterin darauf, die Abrechnung bereits am 21. Dezember zur Post gegeben zu haben. Das half ihr nicht, weil der rechtzeitige Zugang nicht nachgewiesen war.
Damit trägt grundsätzlich der Vermieter das Übermittlungsrisiko. Ein Poststempel belegt allenfalls die Bearbeitung einer Sendung, aber weder ihren Zugang beim Empfänger noch dessen Zeitpunkt.
Für 2025 endet die Frist meist an Silvester 2026
Nach § 556 Absatz 3 BGB müssen Vermieter jährlich über Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen. Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Abschluss des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.
Deshalb sollte die Prüfung mit dem tatsächlich angegebenen Zeitraum beginnen. Eine Überschrift wie „Nebenkosten 2025“ sagt allein noch nicht, wann die Frist endet.
| Abrechnungszeitraum | Reguläres Ende der Abrechnungsfrist |
|---|---|
| 1. Januar bis 31. Dezember 2025 | 31. Dezember 2026 |
| 1. Juli 2024 bis 30. Juni 2025 | 30. Juni 2026 |
| 1. Oktober 2024 bis 30. September 2025 | 30. September 2026 |
| 1. April 2025 bis 31. März 2026 | 31. März 2027 |
Ein Auszug während des Jahres verkürzt die Abrechnungsfrist grundsätzlich nicht. Der Vermieter ist wegen des Auszugs nicht zu einer sofortigen Teilabrechnung verpflichtet.
Im Briefkasten bedeutet nicht immer schon zugegangen
Bei einem Brief kommt es darauf an, wann er in den Briefkasten gelangt und unter gewöhnlichen Umständen mit einer Leerung gerechnet werden kann. Ein Einwurf spät am Silvesterabend ist deshalb nicht automatisch noch fristgerecht.
Umgekehrt verschiebt sich der Zugang nicht dadurch, dass der Mieter den Brief erst Tage später öffnet. Wer eine rechtzeitig zugestellte Abrechnung erst nach Neujahr liest, kann allein daraus keine verspätete Forderung machen.
Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang beweisen. Mieter sollten den Umschlag aufbewahren und den tatsächlichen Eingang möglichst zeitnah dokumentieren.
Auch eine unerwartete Postpanne entschuldigt nicht ohne Weiteres
Der Hinweis, die Post habe ungewöhnlich lange gebraucht, beseitigt das Problem nicht. Nach dem BGH muss sich der Vermieter ein Verschulden des beauftragten Postunternehmens zurechnen lassen, auch bei unerwarteten Verzögerungen oder einem Verlust der Sendung.
Die Ausschlussfrist würde weitgehend leerlaufen, wenn die rechtzeitige Aufgabe zur Post als Entschuldigung ausreichte. Gerade das hat der Bundesgerichtshof mit seiner Entscheidung verhindert.
Bei der Grundsteuer kann eine spätere Nachberechnung zulässig bleiben
Das Gesetz lässt eine Ausnahme zu, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Das kann etwa eine Grundsteuer betreffen, die erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist rückwirkend festgesetzt wird.
Mit Urteil vom 20. Mai 2026, Aktenzeichen VIII ZR 6/24, hat der BGH diese Ausnahme näher erläutert. Bei Einsprüchen gegen die zugrunde liegenden steuerlichen Bescheide kann ein Abrechnungshindernis fortbestehen, bis der Vermieter weiß, ob und in welchem Umfang sich der Grundsteuerbescheid ändern wird.
Nach Wegfall des Hindernisses muss der Vermieter die betroffene Nachforderung im Regelfall innerhalb von drei Monaten erheben. Ein offener Grundsteuerfall erlaubt aber nicht, beliebige andere Betriebskosten ebenfalls verspätet nachzufordern.
Mieter sollten deshalb eine konkrete Erklärung verlangen, welche Position betroffen ist und wann die erforderlichen Unterlagen vorlagen. Eine pauschale Berufung auf die Grundsteuerreform ersetzt diese Prüfung nicht.
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Ein Zahlungsbetrag allein ist noch keine Abrechnung
Auch eine pünktliche Zahlungsaufforderung wahrt die Frist nicht, wenn sie keine formell ordnungsgemäße Abrechnung enthält. Bei einem Mehrfamilienhaus gehören dazu regelmäßig die Gesamtkosten, der verwendete Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der Vorauszahlungen.
Allerdings macht nicht jeder Fehler die Abrechnung formell unwirksam. Ein nachvollziehbar angegebener, aber vertraglich falscher Verteilerschlüssel kann beispielsweise ein inhaltlicher Fehler sein, wie der BGH im Urteil vom 17. November 2004, VIII ZR 115/04, erläutert hat.
Deshalb lohnt sich auch bei rechtzeitigem Zugang eine Prüfung auf typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung. Zur Überprüfung dürfen Mieter Einsicht in Rechnungen und Zahlungsbelegeverlangen.
Ein Guthaben bleibt trotz verspäteter Abrechnung bestehen
Die Ausschlussfrist trifft Nachforderungen des Vermieters, nicht das Guthaben des Mieters. Ergibt eine verspätete Abrechnung, dass zu viel vorausgezahlt wurde, ist der Betrag grundsätzlich zu erstatten.
Auch die Pflicht zur Abrechnung verschwindet nicht mit dem Fristablauf. Abrechnungs- und Rückzahlungsansprüche unterliegen allerdings eigenen Verjährungsregeln, sodass Mieter die Sache nicht unbegrenzt liegen lassen sollten.
Wer eine bereits ausgeschlossene Nachforderung in Unkenntnis der Rechtslage bezahlt hat, kann grundsätzlich eine Rückzahlung verlangen. Das hat der BGH mit Urteil vom 18. Januar 2006, VIII ZR 94/05, entschieden.
Eine verspätete Forderung sollte konkret zurückgewiesen werden
Betroffene sollten dem Vermieter nachweisbar mitteilen, wann die Abrechnung zugegangen ist und weshalb sie die Nachforderung wegen Fristablaufs zurückweisen. Beruft er sich auf eine Ausnahme, sollte er diese nachvollziehbar begründen.
Davon zu unterscheiden sind Einwendungen gegen einzelne Abrechnungspositionen: Dafür gilt grundsätzlich eine eigene Frist von zwölf Monaten ab Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Wer nur Belege anfordert, sollte sich nicht darauf verlassen, damit zugleich alle Einwendungen offengehalten zu haben.
Weitere Hinweise enthält der Beitrag dazu, wann Mieter eine Nebenkostennachzahlung wegen Fristablaufs nicht leisten müssen. Eine berechtigte Forderung aus einer rechtzeitig zugegangenen Abrechnung entfällt dagegen nicht allein durch den Jahreswechsel.
Beispiel aus der Praxis: 730 Euro kommen zu spät
Herr Seidel erhält am 5. Januar 2027 die Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr 2025 mit einer Nachforderung von 730 Euro. Der Vermieter verweist auf den Poststempel vom 28. Dezember 2026, kann aber keinen rechtzeitigen Zugang nachweisen und keinen anerkannten Ausnahmegrund darlegen.
Herr Seidel muss die 730 Euro grundsätzlich nicht nachzahlen und weist die Forderung unter Hinweis auf § 556 Absatz 3 BGB zurück. Hätte die Abrechnung stattdessen ein Guthaben von 160 Euro ergeben, bliebe dessen Auszahlung trotz der Verspätung geschuldet.
Sechs Fragen und Antworten zur verspäteten Nebenkostenabrechnung
Reicht ein Poststempel vom 31. Dezember?
Nein, die rechtzeitige Absendung genügt nicht. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung grundsätzlich spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter zugegangen sein.
Wer muss beweisen, wann die Abrechnung angekommen ist?
Den rechtzeitigen Zugang muss der Vermieter nachweisen. Der bloße Nachweis, dass er einen Brief abgeschickt hat, reicht dafür nicht aus.
Verhindert ein spätes Öffnen des Briefes die Nachzahlung?
Nein, auf den Zeitpunkt des Lesens kommt es grundsätzlich nicht an. Entscheidend ist der rechtliche Zugang der Abrechnung.
Darf der Vermieter bei einem verspäteten Grundsteuerbescheid nachfordern?
Das kann zulässig sein, wenn er die verspätete Abrechnung dieser Kosten nicht zu vertreten hat. Nach Wegfall des Hindernisses muss er im Regelfall innerhalb von drei Monaten nachfordern.
Geht mein Guthaben durch die Verspätung verloren?
Nein, ein Guthaben ist grundsätzlich auch bei verspäteter Abrechnung auszuzahlen. Der Vermieter darf zu viel erhaltene Vorauszahlungen nicht wegen seiner eigenen Verspätung behalten.
Entfällt ab Januar 2027 jede Nachzahlung für 2025?
Nein, eine rechtzeitig zugegangene, berechtigte Nachforderung bleibt bestehen. Außerdem können ein abweichender Abrechnungszeitraum oder eine unverschuldete Verspätung zu einem anderen Ergebnis führen.
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Sebastian Bertram ist gelernter Sozialarbeiter und hat über 10 Jahre eine therapeutische Einrichtung geleitet. Er ist Gründer und Hauptverantwortlicher von Gegen-Hartz.de. Seine Hauptthemen sind Sozialrecht, Gesellschaftsrecht und Soziales. Sebastian ist aktiv in der Erwerbslosenberatung.
