Die Heizkostenabrechnung liegt im Briefkasten, und statt einer Erstattung verlangt der Vermieter mehrere Hundert Euro nach. Gerade für Rentner mit einer kleinen Rente kann das zum Problem werden, doch nicht jede Forderung ist auch berechtigt.
Schon eine falsch berechnete Wohnfläche, vergessene Vorauszahlungen oder unzulässige Reparaturkosten können die Rechnung unnötig erhöhen. Wer die wichtigsten Positionen überprüft, kann solche Fehler erkennen und unter Umständen viel Geld sparen.
Diese Angaben sollten Rentner zuerst kontrollieren
Eine Heizkostenabrechnung enthält meist zahlreiche Zahlen und unterschiedliche Kostenarten. Entscheidend ist zunächst, ob sich nachvollziehen lässt, wie aus den Gesamtkosten des Hauses der Betrag für die eigene Wohnung entstanden ist.
Dafür sollten der Abrechnungszeitraum, die berücksichtigte Wohnfläche und die erfassten Verbrauchswerte überprüft werden. Auch der verwendete Verteilerschlüssel und die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen müssen stimmen.
Besonders hilfreich ist ein Vergleich mit der Abrechnung des Vorjahres. Wenn die Kosten plötzlich deutlich steigen, obwohl sich am eigenen Heizverhalten kaum etwas verändert hat, lohnt sich eine genauere Prüfung.
Das bedeutet allerdings nicht, dass eine hohe Nachforderung automatisch fehlerhaft ist. Auch gestiegene Energiepreise oder ein höherer Verbrauch des gesamten Gebäudes können die Kosten beeinflussen.
Reparaturkosten gehören nicht in die Heizkostenabrechnung
Ein besonders wichtiger Punkt sind die Kosten für Arbeiten an der Heizungsanlage. Denn Mieter müssen nicht für jede Handwerkerrechnung bezahlen, die der Vermieter im Zusammenhang mit der Heizung erhält.
Nach § 1 Absatz 2 Betriebskostenverordnung gehören Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Muss beispielsweise eine defekte Heizungspumpe repariert oder ein beschädigtes Bauteil ausgetauscht werden, trägt diese Kosten grundsätzlich der Vermieter.
Anders sieht es bei der regelmäßigen Wartung aus. Die laufende Überprüfung, Reinigung und Einstellung einer Heizungsanlage kann nach § 7 Heizkostenverordnung zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören.
Rentner sollten deshalb aufmerksam werden, wenn auf ihrer Abrechnung allgemeine Positionen wie „Heizungsservice“, „technische Arbeiten“ oder „Wartung und Reparatur“ auftauchen. Dahinter können sowohl zulässige laufende Betriebskosten als auch nicht umlagefähige Reparaturen stecken.
Entscheidend ist nicht allein die Bezeichnung auf der Rechnung, sondern welche Arbeiten tatsächlich durchgeführt wurden. Wurden beispielsweise bei einem Wartungstermin zusätzlich defekte Teile ausgetauscht, müssen die unterschiedlichen Kostenanteile geprüft und gegebenenfalls getrennt werden.
Nicht jede Heizungsrechnung darf vollständig umgelegt werden
Neben dem Brennstoffverbrauch können weitere Kosten für den laufenden Betrieb einer zentralen Heizungsanlage anfallen. Dazu gehören beispielsweise Betriebsstrom, Schornsteinfegerkosten, bestimmte Messungen und die regelmäßige technische Überwachung.
Auch zulässige Kosten für Verbrauchserfassungsgeräte und die Erstellung der Heizkostenabrechnung können berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass die jeweiligen Kosten tatsächlich umlagefähig und korrekt berechnet sind.
Nicht in die Heizkostenabrechnung gehören dagegen allgemeine Verwaltungskosten des Vermieters. Auch Kosten für die Beseitigung baulicher Mängel dürfen nicht einfach als laufende Betriebskosten ausgegeben werden.
Gerade bei größeren Sammelpositionen kann deshalb eine Einsicht in die Originalrechnungen beziehungsweise die bereitgestellten Abrechnungsbelege sinnvoll sein. Erst daraus lässt sich häufig erkennen, wofür das Geld tatsächlich ausgegeben wurde.
Verteilerschlüssel entscheidet über die Höhe der Heizkosten
Viele Mieter gehen davon aus, dass sie ausschließlich für ihre selbst verbrauchte Heizenergie bezahlen müssen. Tatsächlich wird bei einer zentralen Heizungsanlage normalerweise ein Teil der Kosten nach Verbrauch und ein weiterer Teil nach einem festen Maßstab verteilt.
Nach § 7 Heizkostenverordnung müssen grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die übrigen Kosten werden insbesondere nach der Wohn- oder beheizten Nutzfläche verteilt.
Häufig wird ein Verhältnis von 70 Prozent Verbrauchskosten und 30 Prozent Grundkosten verwendet. Auch eine Verteilung von jeweils 50 Prozent kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig sein.
Für bestimmte Gebäude schreibt die Verordnung einen Verbrauchsanteil von 70 Prozent ausdrücklich vor. Außerdem können besondere Vereinbarungen nach § 10 Heizkostenverordnung einen höheren verbrauchsabhängigen Anteil ermöglichen.
Auf der Abrechnung muss deshalb erkennbar sein, welcher Schlüssel verwendet wurde. Weicht er gegenüber dem Vorjahr ab, sollte geprüft werden, ob die Änderung rechtlich zulässig und ordnungsgemäß erfolgt ist.
Falsche Wohnfläche kann die Abrechnung verteuern
Werden Grundkosten nach der Wohnfläche verteilt, beeinflusst jeder angesetzte Quadratmeter die Rechnung. Deshalb sollte die angegebene Fläche mit den maßgeblichen Wohnflächendaten verglichen werden.
Dabei ist zu beachten, dass die mietvertraglich genannte Fläche nicht in jedem Fall mit der tatsächlich maßgeblichen Fläche übereinstimmen muss. Bei erheblichen Abweichungen kann eine fachkundige Überprüfung sinnvoll sein.
Auch der Nenner der Berechnung ist wichtig, also die Gesamtfläche, auf die die Kosten verteilt werden. Eine falsch angesetzte Gesamtfläche kann dazu führen, dass die Bewohner einzelner Wohnungen zu stark belastet werden.
Besonders aufmerksam sollten Mieter bei Veränderungen gegenüber dem Vorjahr sein. Eine andere Gesamtfläche oder ein neuer Verteilerschlüssel sollte nachvollziehbar erklärt werden können.
Anonymisiertes Rechenbeispiel: So wird aus 100 Euro Nachzahlung plötzlich mehr
Wie sich ein Fehler auswirken kann, zeigt die folgende vollständig fiktive Heizkostenabrechnung. Die Zahlen sind vereinfacht und dienen nur dazu, die Verteilung und den Einfluss unzulässiger Kosten zu verdeutlichen.
Eine alleinstehende Rentnerin lebt in einer 80 Quadratmeter großen Wohnung eines Mehrfamilienhauses. Für ihre Heizung zahlt sie monatlich 90 Euro voraus, insgesamt also 1.080 Euro im Jahr.
Das Haus verfügt über eine abrechnungsrelevante Gesamtfläche von 1.000 Quadratmetern. Der gemessene Verbrauch der Rentnerin beträgt fünf Prozent des gesamten erfassten Heizverbrauchs.
Nach Abzug des gegebenenfalls vom Vermieter zu tragenden CO₂-Kostenanteils betragen die rechtmäßig umlagefähigen Heizkosten des Hauses 20.000 Euro. Die Kosten werden zu 70 Prozent nach Verbrauch und zu 30 Prozent nach Wohnfläche aufgeteilt.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Umlagefähige Heizkosten des Hauses | 20.000,00 Euro |
| Davon 70 Prozent nach Verbrauch | 14.000,00 Euro |
| Anteil der Rentnerin am Verbrauch: 5 Prozent | 700,00 Euro |
| Davon 30 Prozent nach Wohnfläche | 6.000,00 Euro |
| Flächenanteil der Rentnerin: 8 Prozent | 480,00 Euro |
| Heizkosten der Rentnerin | 1.180,00 Euro |
| Geleistete Vorauszahlungen | −1.080,00 Euro |
| Berechtigte Nachzahlung | 100,00 Euro |
Die Rentnerin müsste demnach 100 Euro nachzahlen. Kosten für die Warmwasserversorgung bleiben in dieser vereinfachten Beispielrechnung außen vor.
Nun enthält die Abrechnung des Hauses aber zusätzlich eine Reparaturrechnung über 1.200 Euro, die der Vermieter fälschlicherweise auf alle Mieter verteilt. Diese Kosten sind nicht umlagefähig und müssen deshalb aus dem Heizkostenblock herausgerechnet werden.
Würden die 1.200 Euro trotzdem mit demselben Schlüssel verteilt, entfielen auf die Rentnerin weitere 70,80 Euro. Die geforderte Nachzahlung würde dadurch auf 170,80 Euro steigen.
Allein durch das Streichen der unzulässigen Reparaturkosten könnte sich ihre Nachzahlung wieder auf 100 Euro reduzieren. Das Beispiel zeigt, weshalb sich auch bei scheinbar kleinen Kostenpositionen ein genauer Blick lohnt.
Vergessene Vorauszahlungen erhöhen die Nachforderung
Ein weiterer häufiger Prüfpunkt sind die bereits geleisteten Zahlungen. Schließlich überweisen Mieter zusammen mit ihrer monatlichen Miete regelmäßig auch Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten.
Diese Beträge müssen in der Jahresabrechnung vollständig berücksichtigt werden. Fehlt beispielsweise eine Monatszahlung über 90 Euro, erhöht sich die Nachforderung rechnerisch um genau diesen Betrag.
Rentner sollten deshalb ihre Kontoauszüge oder Mietzahlungsübersichten mit der Abrechnung vergleichen. Wurden die Vorauszahlungen im Laufe des Jahres erhöht, müssen auch die unterschiedlichen Monatsbeträge korrekt berücksichtigt sein.
Wichtig ist außerdem, Heizkostenvorauszahlungen und sonstige Betriebskostenvorauszahlungen auseinanderzuhalten. Manchmal werden beide in der Gesamtmiete zusammen ausgewiesen, in der Abrechnung aber getrennt behandelt.
Bei Heizöl und Flüssiggas müssen Restbestände stimmen
Bei einer Ölheizung ist nicht allein entscheidend, wie viel Heizöl der Vermieter im Abrechnungsjahr eingekauft hat. Entscheidend ist grundsätzlich, welche Brennstoffmengen tatsächlich verbraucht wurden und mit welchen Kosten diese anzusetzen sind.
Deshalb müssen insbesondere der Anfangsbestand, die neuen Lieferungen und der Endbestand nachvollziehbar berücksichtigt werden. Werden sämtliche Einkäufe eines Jahres abgerechnet, obwohl noch Heizöl im Tank vorhanden ist, kann das die Kosten verfälschen.
Auch der Anfangsbestand sollte zur vorherigen Abrechnung passen. Wer auffällige Unterschiede bemerkt, kann die zugrunde liegenden Tank- und Lieferdaten überprüfen lassen.
Ähnliche Fragen können sich bei anderen lagerfähigen Brennstoffen wie Flüssiggas oder Pellets stellen. Die Verbraucherzentrale empfiehlt deshalb ausdrücklich, Anfangs- und Restbestände zu kontrollieren.
CO₂-Kosten dürfen nicht vollständig beim Mieter landen
Bei bestimmten fossilen Heizenergieträgern müssen Vermieter einen gesetzlich festgelegten Teil der CO₂-Kosten selbst tragen. Grundlage ist das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz.
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Wie hoch der Vermieteranteil ausfällt, richtet sich bei Wohngebäuden grundsätzlich nach dem Kohlendioxidausstoß je Quadratmeter Wohnfläche. Je höher dieser Wert ist, desto größer fällt in der gesetzlichen Stufentabelle regelmäßig der Kostenanteil des Vermieters aus.
Nach § 7 CO₂KostAufG muss die Heizkostenabrechnung unter anderem die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen erkennen lassen. Auch der auf den Mieter entfallende Kostenanteil muss ausgewiesen werden.
Fehlen diese gesetzlich vorgeschriebenen Angaben oder wird der Mieteranteil nicht bestimmt, kann ein Kürzungsrecht von drei Prozent des auf den Mieter entfallenden Heizkostenanteils bestehen. Dabei muss geprüft werden, ob die jeweilige Abrechnung unter die gesetzlichen Vorgaben fällt.
Für Rentner mit einer hohen Gas- oder Ölheizkostenrechnung kann dieser Punkt finanziell bedeutsam sein. Sie sollten deshalb kontrollieren, ob der Vermieter seinen eigenen CO₂-Kostenanteil berücksichtigt hat.
Bei Abrechnungsfehlern können 15 Prozent abgezogen werden
Die Heizkostenverordnung sieht unter bestimmten Voraussetzungen ein besonderes Kürzungsrecht vor. Werden Heiz- oder Warmwasserkosten entgegen den gesetzlichen Vorgaben nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Nutzer den betroffenen Kostenanteil nach § 12 Heizkostenverordnung grundsätzlich um 15 Prozent kürzen.
Bei einem entsprechenden Heizkostenanteil von 1.200 Euro wären das rechnerisch 180 Euro. Die Kürzung bezieht sich jedoch nicht automatisch auf sämtliche Betriebskosten.
Weitere Kürzungsrechte von jeweils drei Prozent können bei bestimmten Verstößen gegen die Vorgaben zu fernablesbaren Messgeräten oder Verbrauchsinformationen entstehen. Ob die Voraussetzungen im konkreten Fall erfüllt sind, sollte vor einer Kürzung geprüft werden.
Seit Januar 2022 müssen bei bereits vorhandener fernablesbarer Messtechnik grundsätzlich monatliche Verbrauchsinformationen bereitgestellt werden. Die Heizkostenverordnung sieht außerdem vor, nicht fernablesbare Altgeräte grundsätzlich bis Ende 2026 nachzurüsten oder auszutauschen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Vermieter dürfen die Vorauszahlungen nicht beliebig erhöhen
Nach einer hohen Nachzahlung verlangen manche Hausverwaltungen zusätzlich höhere monatliche Vorauszahlungen. Das kann grundsätzlich zulässig sein, muss aber auf einer nachvollziehbaren und angemessenen Berechnung beruhen.
Nach § 560 Absatz 4 BGB können sowohl Vermieter als auch Mieter nach einer Abrechnung eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen in Textform erklären. Die neue Höhe muss angemessen sein.
Hat eine Rentnerin im vergangenen Jahr 1.200 Euro Heizkosten verursacht, obwohl sie nur 900 Euro vorausgezahlt hat, kann eine Anhebung nachvollziehbar sein. Ob genau 100 Euro monatlich angemessen sind, hängt aber auch von den erwarteten künftigen Kosten ab.
Unzulässige Reparaturkosten dürfen dabei nicht als Grundlage für dauerhaft höhere Vorauszahlungen dienen. Auch außergewöhnliche einmalige Belastungen müssen bei einer Prognose der zukünftigen Kosten angemessen eingeordnet werden.
Diese Abrechnungsfristen müssen Rentner kennen
Für Betriebskostenabrechnungen gilt nach § 556 Absatz 3 BGB grundsätzlich eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Eine Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 muss Mietern deshalb normalerweise bis zum 31. Dezember 2026 zugehen.
Kommt die Abrechnung später, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr geltend machen. Eine Ausnahme gilt, wenn er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat.
Auch Mieter müssen Fristen beachten, wenn sie Fehler beanstanden wollen. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach deren Zugang erhoben werden.
Die Frist beginnt also nicht automatisch am Ende des Abrechnungsjahres. Entscheidend ist vielmehr, wann die konkrete Abrechnung beim Mieter eingegangen ist.
Wer eine fehlerhafte Abrechnung vermutet, sollte allerdings nicht monatelang warten. Denn die zwölfmonatige Einwendungsfrist bedeutet nicht, dass eine fällige Nachzahlung ebenso lange aufgeschoben werden darf.
Rentner haben Anspruch auf Einsicht in die Rechnungen
Wer einzelne Kosten nicht nachvollziehen kann, darf die zugrunde liegenden Belege kontrollieren. Dieses Recht ist inzwischen ausdrücklich in § 556 Absatz 4 BGB geregelt.
Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Abrechnungsbelege ermöglichen und darf diese auch elektronisch bereitstellen. Dazu können beispielsweise Brennstofflieferungen, Wartungsrechnungen oder Unterlagen des Abrechnungsdienstleisters gehören.
Betroffene sollten möglichst genau mitteilen, welche Kostenpositionen sie überprüfen möchten. Hilfreich ist eine schriftliche Anfrage, damit sich später nachweisen lässt, wann die Belegeinsicht verlangt wurde.
Einwendungen sollten ebenfalls schriftlich und nachvollziehbar formuliert werden. Wer beispielsweise Reparaturkosten entdeckt, kann den entsprechenden Posten ausdrücklich beanstanden und eine korrigierte Abrechnung verlangen.
Wenn die Rente für die Nachzahlung nicht reicht
Eine berechtigte Heizkostennachzahlung kann für ältere Menschen mit geringem Einkommen eine erhebliche Belastung sein. Besonders betroffen sind Rentner, die bereits Grundsicherung im Alter beziehen oder deren Einkünfte nur knapp über dem notwendigen Lebensunterhalt liegen.
Bei der Grundsicherung im Alter können angemessene Heizkosten nach den Vorschriften des SGB XII berücksichtigt werden. Das kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch eine fällige Nachzahlung aus einer Heizkostenabrechnung betreffen.
Wer bereits Leistungen vom Sozialamt erhält, sollte die Abrechnung deshalb unverzüglich einreichen. Dabei sollte zugleich auf mögliche Fehler oder noch offene Einwendungen hingewiesen werden.
Auch Rentner ohne laufende Grundsicherungsleistungen können prüfen lassen, ob wegen einer hohen Nachzahlung im betreffenden Monat ein Anspruch auf ergänzende Unterstützung besteht. Entscheidend sind unter anderem Einkommen, Vermögen, Unterkunftskosten und der Zeitpunkt des entstehenden Bedarfs.
Wichtig ist eine frühzeitige Antragstellung beziehungsweise Mitteilung an das Sozialamt. Bei finanzieller Überforderung sollten Betroffene bestehende Ansprüche prüfen lassen, bevor eine Zahlungsfrist abläuft.
FAQ zur Heizkostenabrechnung
Welche Kosten darf mein Vermieter nicht über die Heizkosten abrechnen?
Nicht umlagefähig sind grundsätzlich Reparaturen und Instandsetzungen der Heizungsanlage sowie allgemeine Verwaltungskosten. Anders verhält es sich bei bestimmten laufenden Kosten, etwa für Wartung, Betriebsstrom, Brennstoffe und zulässige Mess- und Abrechnungsleistungen.
Bei gemischten Handwerkerrechnungen sollten die einzelnen Leistungen überprüft werden.
Kann ich eine Heizkostennachzahlung einfach um 15 Prozent kürzen?
Nicht automatisch. Das Kürzungsrecht nach § 12 Heizkostenverordnung besteht insbesondere dann, wenn entgegen den gesetzlichen Vorschriften nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde.
Es betrifft den entsprechenden Heiz- oder Warmwasserkostenanteil und nicht pauschal sämtliche Nebenkosten.
Was kann ich tun, wenn ich die Heizkostennachzahlung nicht bezahlen kann?
Zunächst sollte die Rechnung auf Fehler geprüft und gegebenenfalls schriftlich beanstandet werden. Rentner mit geringem Einkommen können beim Sozialamt prüfen lassen, ob eine Übernahme als Unterkunfts- und Heizkostenbedarf möglich ist.
Mit dem Vermieter kann außerdem über eine Ratenzahlung gesprochen werden, wobei eine solche Vereinbarung grundsätzlich dessen Zustimmung voraussetzt.
Quellen
Verbraucherzentrale – Heizkostenabrechnungen prüfen: So erkennen Sie teure Fehler
Verbraucherzentrale – Hilfe bei hoher Betriebs- und Heizkostenabrechnung
§ 556 BGB – Betriebskostenabrechnung, Fristen und Belegeinsicht
§ 560 BGB – Veränderung der Betriebskostenvorauszahlungen
§ 1 Betriebskostenverordnung – Nicht umlagefähige Verwaltungs- und Reparaturkosten
§ 7 Heizkostenverordnung – Umlagefähige Heizkosten und Verteilungsschlüssel
§ 12 Heizkostenverordnung – Kürzungsrechte bei Abrechnungsverstößen
§ 5 Heizkostenverordnung – Verbrauchserfassung und fernablesbare Messgeräte
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Willi Kühn-Dehmlow ist Heilpädagoge (B.A.) und Sozialarbeiter (M.A.). Er verfügt über langjährige Berufserfahrung in der Kinder- und Jugendhilfe und war mehrere Jahre in leitender Funktion tätig. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Sozialrecht, in der Kinder- und Jugendhilfe sowie bei Teilhabe und Eingliederungshilfe. Für gegen-hartz.de schreibt er insbesondere über sozialrechtliche Ansprüche und die Rechte von Betroffenen gegenüber Behörden und Leistungsträgern.
