Im Arbeitsrecht hat die Abmahnung eine besondere Bedeutung. Sie ist weit mehr als eine bloße Rüge oder ein missbilligender Hinweis des Arbeitgebers. In der Praxis erfüllt sie eine doppelte Funktion: Einerseits beanstandet sie ein konkretes Fehlverhalten, andererseits warnt sie den Arbeitnehmer davor, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Folgen drohen können.
Gerade weil die Abmahnung oft als Vorstufe zu einer verhaltensbedingten Kündigung angesehen wird, kommt es auf ihre rechtliche Wirksamkeit in hohem Maße an.
Immer wieder zeigt sich jedoch, dass Abmahnungen an formellen oder inhaltlichen Fehlern scheitern. Nach Einschätzung von Rechtsanwalt Christian Lange, Fachanwalt für Arbeitsrecht aus Hannover, lassen sich drei besonders häufige Gründe nennen, aus denen eine Abmahnung unwirksam sein kann.
Diese betreffen “die sachliche Richtigkeit der Vorwürfe, die notwendige Genauigkeit der Darstellung sowie die klare Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen”.
Die Funktion der Abmahnung im Arbeitsverhältnis
Eine Abmahnung soll dem Arbeitnehmer unmissverständlich vor Augen führen, welches konkrete Verhalten der Arbeitgeber als Vertragsverstoß ansieht. Gleichzeitig soll sie die Möglichkeit eröffnen, das beanstandete Verhalten künftig zu ändern. Anders gesagt: Die Abmahnung dient nicht nur der Dokumentation eines Fehlers, sondern auch der Warnung vor weiteren Konsequenzen.
Gerade in Kündigungsschutzverfahren spielt diese Warnfunktion eine erhebliche Rolle. Wenn ein Arbeitgeber später eine verhaltensbedingte Kündigung ausspricht, stellt sich häufig die Frage, ob zuvor überhaupt eine wirksame Abmahnung erteilt wurde.
Ist das nicht der Fall, kann dies die rechtliche Position des Arbeitgebers erheblich schwächen. Umgekehrt ist es für Arbeitnehmer wichtig zu wissen, dass nicht jede Abmahnung, die offiziell als solche bezeichnet wird, auch rechtlich Bestand hat.
Unrichtige Vorwürfe können die gesamte Abmahnung zu Fall bringen
Ein besonders bedeutsamer Unwirksamkeitsgrund liegt darin, dass in der Abmahnung ein unzutreffender Vorwurf enthalten ist. Christian Lange weist darauf hin, dass bereits ein einzelner falscher Vorwurf dazu führen kann, dass die gesamte Abmahnung unwirksam wird.
Der Hintergrund ist nachvollziehbar: Eine Abmahnung soll ein konkretes vertragswidriges Verhalten beanstanden. Wenn der Arbeitgeber mehrere Vorwürfe in einem einzigen Schreiben zusammenfasst und sich später auch nur einer davon als falsch oder nicht beweisbar herausstellt, gerät das gesamte Schreiben in eine problematische Lage.
Für Arbeitgeber bedeutet das ein beträchtliches Risiko. Wer mehrere angebliche Pflichtverletzungen in einer Abmahnung bündelt, muss im Streitfall jede einzelne Behauptung darlegen und beweisen können.
Gelingt das nicht, kann die gesamte Abmahnung ihren rechtlichen Wert verlieren. Deshalb empfiehlt Lange, jeden einzelnen Vertragsverstoß möglichst gesondert abzumahnen. Auf diese Weise wird vermieden, dass ein einzelner nicht haltbarer Punkt das gesamte Schreiben angreifbar macht.
Für Arbeitnehmer ist dieser Aspekt ebenfalls wichtig. Wer eine Abmahnung erhält, sollte genau prüfen, ob die tatsächlichen Behauptungen überhaupt zutreffen. Nicht selten werden Sachverhalte verkürzt, ungenau oder aus einer einseitigen Perspektive dargestellt.
Schon deshalb ist es sinnvoll, eine Abmahnung nicht vorschnell als rechtmäßig hinzunehmen, sondern ihren Inhalt sorgfältig zu kontrollieren.
Beweisbarkeit entscheidet oft über die Wirksamkeit
Mit der Frage der sachlichen Richtigkeit ist unmittelbar die Beweisbarkeit verbunden. Im Arbeitsverhältnis reicht es nicht aus, dass der Arbeitgeber subjektiv davon überzeugt ist, ein Verstoß habe stattgefunden. Er muss im Streitfall nachvollziehbar darlegen können, was genau passiert ist und warum darin eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten liegt.
Das betrifft etwa Vorwürfe des Zuspätkommens, der Arbeitsverweigerung, des unentschuldigten Fehlens oder eines unangemessenen Verhaltens gegenüber Vorgesetzten oder Kollegen. In all diesen Fällen genügt kein allgemeiner Verdacht. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber Datum, Uhrzeit, konkrete Umstände und gegebenenfalls Zeugen benennen kann.
Lange macht deutlich, dass Arbeitgeber deshalb gut beraten sind, jeden einzelnen Vertragsverstoß sauber zu dokumentieren und getrennt zu behandeln. Werden mehrere Sachverhalte vermischt, steigt die Gefahr, dass die Abmahnung insgesamt angreifbar wird.
Unklare Formulierungen reichen nicht aus
Ein weiterer häufiger Grund für die Unwirksamkeit einer Abmahnung liegt darin, dass das Verhalten zwar im Ansatz zutreffend beschrieben wird, aber nicht präzise genug. Eine pauschale Aussage wie, ein Arbeitnehmer komme „immer wieder zu spät“, reicht in der Regel nicht aus.
Der Arbeitnehmer muss klar erkennen können, welches Verhalten beanstandet wird, wann es stattgefunden hat und weshalb darin ein Vertragsverstoß liegen soll.
Eine Abmahnung muss daher so konkret formuliert sein, dass keine Unklarheit darüber besteht, worauf sich der Vorwurf bezieht. Dazu gehört regelmäßig die Benennung des betreffenden Tages, der vereinbarten Arbeitszeit und des tatsächlichen Erscheinens. Erst aus dieser Konkretisierung wird ersichtlich, worin genau das Fehlverhalten bestehen soll.
Gerade dieser Punkt wird in der Praxis häufig unterschätzt. Arbeitgeber neigen mitunter dazu, in allgemeiner Form Unzufriedenheit über das Verhalten eines Mitarbeiters zu äußern. Rechtlich genügt das jedoch nicht. Eine Abmahnung darf keine bloße Meinungsäußerung oder pauschale Kritik sein.
Sie muss den beanstandeten Sachverhalt so greifbar beschreiben, dass der Arbeitnehmer sich dazu äußern und sein Verhalten künftig gezielt anpassen kann.
Warum Genauigkeit so wichtig ist
Die notwendige Genauigkeit dient nicht bloß formalen Zwecken. Sie schützt den Arbeitnehmer davor, mit unbestimmten Vorhaltungen konfrontiert zu werden, gegen die er sich kaum verteidigen kann. Wer nur erfährt, er sei „immer wieder zu spät“ oder verhalte sich „nicht kollegial“, weiß oft nicht, auf welche Vorfälle sich der Arbeitgeber bezieht. Eine wirksame Abmahnung muss jedoch genau diese Klarheit schaffen.
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Auch im Hinblick auf spätere gerichtliche Auseinandersetzungen ist die genaue Beschreibung von erheblicher Bedeutung. Wenn ein Arbeitgeber sich auf eine Abmahnung beruft, muss das Gericht nachvollziehen können, welches konkrete Verhalten gemeint war.
Allgemein gehaltene Formulierungen erschweren diese Prüfung erheblich und können dazu führen, dass das Schreiben nicht als ordnungsgemäße Abmahnung anerkannt wird.
Anwalt Lange verweist in diesem Zusammenhang darauf, dass der Vorwurf möglichst präzise sein sollte. “Bei einem Zuspätkommen sollte daher etwa benannt werden, an welchem Tag der Dienst begann, wann der Arbeitnehmer tatsächlich erschien und welche zeitliche Abweichung vorlag. Erst dadurch wird aus einer allgemeinen Beanstandung ein konkret überprüfbarer Vorwurf.”
Ohne klare Warnung fehlt ein wesentlicher Bestandteil
Eine Abmahnung erschöpft sich nicht in der Feststellung eines Fehlverhaltens. Sie muss dem Arbeitnehmer auch unmissverständlich vor Augen führen, dass bei einem erneuten vergleichbaren Verstoß arbeitsrechtliche Folgen drohen. Fehlt diese Warnfunktion, kann die Abmahnung ihren Zweck verfehlen.
Christian Lange nennt auch dies als häufigen Grund dafür, dass Abmahnungen unwirksam sind. Es reicht demnach nicht aus, das Schreiben lediglich mit „Abmahnung“ zu überschreiben.
Entscheidend ist, dass im Text selbst deutlich wird, dass der Arbeitgeber das beanstandete Verhalten nicht hinnimmt und für den Wiederholungsfall Konsequenzen in Aussicht stellt. Dazu kann insbesondere der Hinweis gehören, dass im Wiederholungsfall Maßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses drohen.
Diese Formulierung muss nicht in starrer Wortwahl erfolgen. Dennoch muss klar erkennbar sein, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht nur kritisiert, sondern ihn ernsthaft warnt. Fehlt ein solcher Hinweis, handelt es sich möglicherweise lediglich um eine Ermahnung oder Missbilligung, nicht aber um eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinn.
Die Warnfunktion spielt bei späteren Kündigungen eine große Rolle
Die arbeitsrechtliche Bedeutung dieser Warnung ist erheblich. Eine spätere verhaltensbedingte Kündigung setzt häufig voraus, dass der Arbeitnehmer zuvor wirksam darauf hingewiesen wurde, dass sein Verhalten nicht akzeptiert wird und sich im Wiederholungsfall seine arbeitsrechtliche Lage verschärfen kann. Ohne diese Warnung fehlt oft die notwendige Vorstufe.
Gerichte prüfen deshalb regelmäßig, ob eine Abmahnung nicht nur eine Beschreibung des beanstandeten Verhaltens enthält, sondern auch eine ernsthafte Androhung weiterer Maßnahmen. Eine bloß allgemein gehaltene Kritik oder ein unverbindlicher Hinweis genügt dafür nicht.
Der Arbeitnehmer muss verstehen können, dass die Angelegenheit aus Sicht des Arbeitgebers ernst ist und dass die Fortsetzung eines solchen Verhaltens das Arbeitsverhältnis gefährden kann.
Mündliche Abmahnungen sind möglich, aber oft wenig sinnvoll
Christian Lange weist außerdem darauf hin, dass eine Abmahnung nicht zwingend schriftlich erfolgen muss. Grundsätzlich kann sie auch mündlich ausgesprochen werden. Allein der Umstand, dass keine schriftliche Form gewählt wurde, macht die Abmahnung also nicht automatisch unwirksam.
Allerdings ist eine mündliche Abmahnung in der Praxis häufig wenig sinnvoll. Der entscheidende Nachteil liegt in der Beweisbarkeit.
Wenn später streitig wird, ob überhaupt eine Abmahnung erfolgt ist, welchen Inhalt sie hatte und ob eine Kündigungsandrohung ausgesprochen wurde, gerät der Arbeitgeber schnell in Beweisprobleme. Auch für Arbeitnehmer ist eine mündliche Abmahnung schwer greifbar, weil sie keinen dokumentierten Wortlaut haben.
Deshalb dominiert im Berufsalltag die schriftliche Abmahnung. Sie schafft Klarheit, hält den konkreten Vorwurf fest und kann im Streitfall leichter geprüft werden. Rechtlich zwingend ist sie zwar nicht, praktisch aber nahezu immer die vernünftigere Lösung.
Was Arbeitnehmer prüfen sollten
Arbeitnehmer sollten eine Abmahnung nicht allein deshalb akzeptieren, weil sie offiziell und eindrucksvoll formuliert ist. Maßgeblich ist, ob die Vorwürfe inhaltlich zutreffen, ob sie konkret genug beschrieben wurden und ob tatsächlich eine klare Warnung vor weiteren Konsequenzen enthalten ist.
Wer eine Abmahnung erhält, sollte deshalb genau lesen, welche Vorfälle genannt werden. Stimmen Datum, Uhrzeit und Sachverhalt? Ist nachvollziehbar dargelegt, weshalb gerade darin eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung liegen soll?
Enthält das Schreiben eine ernsthafte Ankündigung arbeitsrechtlicher Folgen für den Wiederholungsfall? Wenn diese Voraussetzungen fehlen, kann die Abmahnung rechtlich angreifbar sein.
Gerade weil eine Abmahnung spätere Konsequenzen nach sich ziehen kann, ist eine sorgfältige Prüfung ratsam. In vielen Fällen kann eine fachkundige arbeitsrechtliche Einschätzung helfen, die Erfolgsaussichten eines Vorgehens gegen die Abmahnung realistisch einzuschätzen.
Nicht jedes Schreiben mit der Überschrift „Abmahnung“ ist wirksam
Die Ausführungen von Rechtsanwalt Christian Lange, Fachanwalt für Arbeitsrecht aus Hannover, zeigen deutlich, dass eine Abmahnung nur dann rechtliche Wirkung entfalten kann, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind.
Besonders häufig scheitert sie daran, dass einzelne Vorwürfe falsch sind, dass das beanstandete Verhalten zu unbestimmt beschrieben wird oder dass die notwendige Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen fehlt.
Damit wird deutlich: Nicht jedes Schreiben mit der Überschrift „Abmahnung“ ist automatisch auch eine wirksame Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinn. Entscheidend ist der Inhalt. Eine präzise, sachlich richtige und deutlich warnende Formulierung ist unverzichtbar, wenn die Abmahnung ihren Zweck erfüllen soll.
Für beide Seiten des Arbeitsverhältnisses ist es daher wichtig, die rechtlichen Anforderungen genau zu kennen. Arbeitgeber vermeiden dadurch fehlerhafte Schreiben mit geringem Nutzwert. Arbeitnehmer erhalten die Möglichkeit, unberechtigte oder handwerklich mangelhafte Abmahnungen als solche zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
