Wer arbeitslos wird und Leistungen bei der Agentur für Arbeit beantragen muss, ist oft auf Unterlagen des früheren Arbeitgebers angewiesen. Dazu gehört vor allem die Arbeitsbescheinigung. Sie dient der Bundesagentur für Arbeit als Grundlage, um über den Anspruch auf Arbeitslosengeld zu entscheiden und die Leistungshöhe zu berechnen. Umso problematischer ist es, wenn ein Arbeitgeber die Bescheinigung nicht ausstellt oder die Übermittlung verzögert. Für Betroffene ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann schnell existenzielle Bedeutung bekommen.
Tatsächlich ist die Rechtslage an diesem Punkt eindeutig. Arbeitgeber sind nicht berechtigt, die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung nach Belieben hinauszuzögern oder ganz zu verweigern. Sie sind gesetzlich verpflichtet, die erforderlichen Angaben zu machen und die Bescheinigung zu übermitteln. Seit Anfang 2023 erfolgt dies grundsätzlich elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit. Beschäftigte erhalten anschließend eine Kopie.
Die Arbeitsbescheinigung ist keine freiwillige Gefälligkeit
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass ehemalige Arbeitnehmer nach dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses auf Rückmeldungen aus der Personalabteilung warten. Manche Arbeitgeber reagieren erst nach mehrmaliger Erinnerung, andere verweisen auf interne Abläufe oder personelle Engpässe. Solche Hinweise ändern jedoch nichts an der gesetzlichen Pflicht.
Die Arbeitsbescheinigung ist keine unverbindliche Serviceleistung. Sie gehört zu den Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers gegenüber der Arbeitsverwaltung. Grundlage ist § 312 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch. Dort ist geregelt, dass der Arbeitgeber die notwendigen Tatsachen bescheinigen muss, die für die Entscheidung über einen Anspruch auf Leistungen erheblich sind. Gemeint sind etwa Angaben zur Dauer der Beschäftigung, zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zum erzielten Arbeitsentgelt.
Für Arbeitnehmer ist wichtig, die Arbeitsbescheinigung nicht mit dem Arbeitszeugnis zu verwechseln. Ein Zeugnis bewertet die Tätigkeit und das Verhalten im Arbeitsverhältnis. Die Arbeitsbescheinigung hingegen ist eine leistungsrechtliche Unterlage für die Agentur für Arbeit.
Was Betroffene tun sollten, wenn die Bescheinigung ausbleibt
Wer merkt, dass der frühere Arbeitgeber nicht reagiert, sollte die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung schriftlich anfordern. Ratsam ist eine Form, mit der sich der Zugang später nachweisen lässt, etwa per E-Mail in Verbindung mit einem Einwurf-Einschreiben. In dem Schreiben sollte klar benannt werden, dass die Bescheinigung für den Antrag auf Arbeitslosengeld benötigt wird und die Übermittlung unverzüglich erfolgen soll. Eine kurze Frist von einigen Tagen ist üblich und nachvollziehbar.
Gleichzeitig sollten Betroffene nicht den Fehler machen, mit dem Antrag auf Arbeitslosengeld zu warten, bis der Arbeitgeber tätig wird. Der Antrag kann und sollte trotzdem gestellt werden. Denn die fehlende Arbeitsbescheinigung darf nicht dazu führen, dass jemand untätig bleibt und dadurch zusätzliche Nachteile erleidet. Die Agentur für Arbeit kennt dieses Problem aus der Praxis und sieht ausdrücklich Wege vor, wie ein Verfahren auch dann weiterlaufen kann, wenn die Arbeitgeberunterlagen fehlen.
Bleibt die Bescheinigung weiterhin aus, kann die Agentur für Arbeit eingeschaltet werden. Nach den Hinweisen der Bundesagentur können Betroffene dann eine Erklärung als vorläufigen Ersatz der Arbeitsbescheinigung anfordern. Dazu werden in der Regel weitere Unterlagen benötigt, etwa der Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen und die Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag. Auf diese Weise lässt sich der Sachverhalt zunächst auch ohne Mitwirkung des Arbeitgebers belegen.
Die Agentur für Arbeit kann selbst Druck auf den Arbeitgeber ausüben
Viele Betroffene fragen sich, ob sie den Arbeitgeber selbst sanktionieren können. Das ist nicht der Fall. Arbeitnehmer können kein Bußgeld verhängen und auch keine behördliche Maßnahme unmittelbar anordnen. Sie können den Verstoß aber bei der Agentur für Arbeit anzeigen und die ausbleibende Bescheinigung dort mitteilen.
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Die Zuständigkeit für ein mögliches Ordnungswidrigkeitenverfahren liegt bei der Bundesagentur für Arbeit. Hintergrund ist, dass Verstöße gegen die Pflicht zur Ausstellung oder Übermittlung der Arbeitsbescheinigung im SGB III als Ordnungswidrigkeit erfasst sind. Das bedeutet: Wenn ein Arbeitgeber die Bescheinigung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erteilt, kann die Bundesagentur ein Bußgeldverfahren einleiten. Ein Bußgeld wird also nicht automatisch mit Ablauf einer bestimmten Frist fällig. Vielmehr entscheidet die zuständige Behörde im Einzelfall, ob ein Verstoß vorliegt und ob ein Bußgeldbescheid erlassen wird.
Erst wenn der Arbeitgeber gegen einen solchen Bescheid vorgeht, befasst sich ein Gericht mit der Angelegenheit. Für Beschäftigte ist deshalb der entscheidende Ansprechpartner zunächst nicht das Arbeitsgericht, sondern die Agentur für Arbeit.
Warum fehlende Unterlagen den Leistungsbezug nicht blockieren dürfen
Für arbeitslose Menschen ist die Zeit nach dem Jobverlust häufig finanziell angespannt. Miete, Energie, Versicherungen und laufende Lebenshaltungskosten warten nicht darauf, dass ein früherer Arbeitgeber seine Pflichten erfüllt. Umso bedeutsamer ist der Grundsatz, dass Ansprüche gegenüber der Agentur für Arbeit nicht daran scheitern sollen, dass ein Unternehmen Unterlagen zurückhält oder verzögert übermittelt.
Die Bundesagentur hat deshalb Verfahren vorgesehen, um fehlende Bescheinigungen vorläufig zu ersetzen oder Sachverhalte auf anderer Grundlage zu prüfen. Das nimmt Arbeitgebern die Möglichkeit, über Untätigkeit zusätzlichen Druck auf ehemalige Beschäftigte auszuüben. Wer seinen Antrag rechtzeitig stellt und die vorhandenen Unterlagen einreicht, verbessert seine Position deutlich.
Auch Schadensersatz kann Druck machen
Neben dem Bußgeldrecht enthält das Sozialgesetzbuch noch eine weitere Vorschrift, die für Arbeitgeber unangenehm werden kann. Verletzt ein Arbeitgeber seine Pflichten im Zusammenhang mit der Arbeitsbescheinigung und entsteht dadurch ein Schaden, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Ersatzanspruch im Raum stehen. Das betrifft vor allem Fälle, in denen falsche, unvollständige oder verspätete Angaben finanzielle Folgen auslösen.
Ob ein solcher Anspruch tatsächlich durchsetzbar ist, hängt immer vom konkreten Einzelfall ab. Dennoch zeigt die gesetzliche Regelung, dass die Arbeitsbescheinigung kein bloßer Verwaltungsakt ohne rechtliche Folgen ist. Wer als Arbeitgeber seine Pflicht ignoriert, bewegt sich nicht im folgenlosen Raum.
Musterschreiben zur Aufforderung an den ehemaligen Arbeitgeber
Betreff: Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich fordere Sie hiermit auf, die für meinen Antrag auf Arbeitslosengeld erforderliche Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III unverzüglich, spätestens bis zum [Datum in 7 Tagen], elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln.
Bitte bestätigen Sie mir kurz die Veranlassung der Übermittlung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Für Beschäftigte ist schnelles und dokumentiertes Handeln entscheidend
Wer nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses auf die Arbeitsbescheinigung wartet, sollte die Angelegenheit nicht über Wochen laufen lassen. Je früher der ehemalige Arbeitgeber schriftlich zur Übermittlung aufgefordert wird, desto besser lässt sich später nachweisen, dass die Verzögerung nicht vom Arbeitnehmer verursacht wurde. Ebenso wichtig ist es, sämtliche vorhandenen Unterlagen zu sichern und den Kontakt mit der Agentur für Arbeit frühzeitig zu suchen.
Für Betroffene ist vor allem wichtig: Sie müssen eine Verweigerung des Arbeitgebers nicht einfach hinnehmen. Das Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber zur Mitwirkung, und die Bundesagentur für Arbeit kann einschreiten, wenn diese Pflicht missachtet wird. Wer seine Rechte kennt und rechtzeitig reagiert, kann verhindern, dass aus einer unterlassenen Bescheinigung ein noch größeres Problem wird.
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
