Im Urlaubskonto stehen noch freie Tage, doch zum Jahresende sollen sie verschwinden: So einfach darf es sich ein Arbeitgeber beim gesetzlichen Urlaub regelmäßig nicht machen. Er muss Beschäftigte grundsätzlich konkret zur Urlaubsnahme auffordern und rechtzeitig über den drohenden Verfall informieren.
Für Arbeitnehmer lohnt sich deshalb schon im Herbst ein Blick auf offene Ansprüche und bisherige Mitteilungen. Wer erst nach der Januarabrechnung nachfragt, muss möglicherweise über Urlaubstage streiten, die sich vorher noch hätten nehmen lassen.
Der Kalender allein lässt Urlaub nicht verschwinden
Nach § 7 Bundesurlaubsgesetz soll Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Jahr kommt insbesondere infrage, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe sie rechtfertigen.
Diese gesetzliche Jahresbindung bedeutet jedoch keinen automatischen Verlust am 31. Dezember. Das Bundesarbeitsgericht hat seine frühere Rechtsprechung dazu 2019 grundlegend geändert, nachdem der Europäische Gerichtshof entschieden hatte, dass ein Arbeitnehmer seinen Urlaubsanspruch nicht allein deshalb verlieren darf, weil er keinen Antrag gestellt hat (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15).
Seither muss der Arbeitgeber Beschäftigte zuvor tatsächlich in die Lage versetzt haben, ihren gesetzlichen Urlaub wahrzunehmen.
Was der Arbeitgeber konkret mitteilen muss
Die Information muss sich auf den individuellen Urlaubsanspruch beziehen und verständlich erklären, wann die Tage verfallen können. Hinzu kommt die Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen.
Eine allgemeine Vertragsklausel oder ein pauschaler Aushang genügt dafür regelmäßig nicht. Ebenso wenig ersetzt eine bloße Anzeige des Urlaubskontos ohne Aufforderung und verständlichen Verfallhinweis die erforderliche Information.
Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben; im Streitfall muss der Arbeitgeber allerdings nachweisen können, dass er seine Pflichten erfüllt hat. Eine nachvollziehbare E-Mail oder persönliche Mitteilung kann deshalb erhebliche Bedeutung haben.
Ein Hinweis kurz vor Silvester kann zu spät sein
Beschäftigte müssen noch eine tatsächliche Gelegenheit haben, ihren Urlaub zu nehmen. Ein Hinweis auf zahlreiche offene Tage kurz vor Jahresende hilft wenig, wenn dafür nicht mehr genügend Arbeitstage verbleiben.
Eine allgemeine gesetzliche Herbstfrist für solche Mitteilungen gibt es nicht. Entscheidend sind der Zeitpunkt, der offene Anspruch und die tatsächlichen Möglichkeiten zur Urlaubsnahme.
Hat der Arbeitgeber rechtzeitig und ordnungsgemäß informiert und war Urlaub möglich, können Beschäftigte die Tage allerdings verlieren, wenn sie diese freiwillig nicht nehmen. Die Hinweispflicht ist deshalb kein Freibrief, Urlaub beliebig anzusammeln.
Der 31. März ist keine allgemeine Verlängerung
Wird Urlaub wegen dringender betrieblicher oder persönlicher Gründe übertragen, soll er grundsätzlich in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden. Für Urlaub aus 2026 wäre das der Zeitraum bis zum 31. März 2027.
Daraus folgt aber nicht, dass jeder Beschäftigte seinen Jahresurlaub ohne Weiteres bis März aufschieben darf. Arbeits- und Tarifverträge können günstigere Übertragungsregeln enthalten, die zusätzlich geprüft werden sollten.
Fehlte dagegen die erforderliche Mitwirkung des Arbeitgebers, ist der fortbestehende Urlaub nicht allein deshalb automatisch Ende März erledigt. Der Arbeitgeber kann seine Hinweise nachholen und damit unter den rechtlichen Voraussetzungen wieder einen Verfall ermöglichen.
Bei langer Krankheit kommt es auf den Beginn an
Für durchgehende Arbeitsunfähigkeit gelten besondere Regeln. Wer seit Beginn des Urlaubsjahres bis zum 31. März des zweiten Folgejahres krankheitsbedingt keinen Urlaub nehmen konnte, verliert den gesetzlichen Anspruch grundsätzlich nach diesen 15 Monaten – auch ohne Arbeitgeberhinweis.
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Für Urlaub aus 2026 wäre das bei entsprechend durchgehender Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich der 31. März 2028. Die Frist beginnt nicht schon mit dem ersten Krankheitstag, sondern wird vom Ende des Urlaubsjahres aus berechnet.
Anders kann es aussehen, wenn jemand zunächst gearbeitet hat und erst später dauerhaft erkrankt. Dann hängt der Verfall regelmäßig davon ab, ob der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweispflichten rechtzeitig vor der Erkrankung erfüllt hatte.
Das Bundesarbeitsgericht hat deshalb einem Beschäftigten Resturlaub erhalten, dessen Arbeitgeber vor Eintritt der gesundheitlichen Einschränkung hätte tätig werden können. Eine spätere lange Krankheit beseitigt ein vorheriges Versäumnis nicht automatisch.
Bei einer Erkrankung sehr früh im Jahr ist genauer zu prüfen, ob überhaupt Zeit für Hinweise und Urlaubsnahme bestand. Das BAG hat hierzu Ausnahmen und eine mögliche Begrenzung der erhaltenen Urlaubstage anerkannt.
Diese Termine können für Urlaub aus 2026 wichtig werden
| Situation | Möglicher Zeitpunkt des Verfalls |
|---|---|
| Ordnungsgemäßer Hinweis, Urlaub war möglich, keine Übertragungsgründe | Grundsätzlich 31. Dezember 2026 |
| Zulässige Übertragung aus betrieblichen oder persönlichen Gründen | Grundsätzlich 31. März 2027, erforderliche Arbeitgeberhinweise bleiben zu beachten |
| Durchgehende krankheitsbedingte Verhinderung seit Jahresbeginn 2026 | Grundsätzlich 31. März 2028 |
| Erforderliche Arbeitgeberhinweise fehlen | Kein automatischer Verfall allein wegen Jahresende oder Ablauf des üblichen Übertragungszeitraums |
Die Tabelle betrifft den gesetzlichen Urlaub und typische Fallgestaltungen. Besonders bei Erkrankung im laufenden Jahr oder abweichenden Vertragsregelungen lässt sich der Einzelfall nicht allein anhand eines Datums beurteilen.
Auch ältere Urlaubstage können noch bestehen
Verfall und Verjährung sind unterschiedliche Fragen. Die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist für den gesetzlichen Urlaubsanspruch beginnt nach der BAG-Rechtsprechung grundsätzlich erst mit dem Jahresende, in dem der Arbeitgeber ordnungsgemäß informiert und die tatsächliche Urlaubsnahme ermöglicht hat.
Fehlende Hinweise können deshalb auch für Ansprüche aus früheren Jahren bedeutsam sein. Daraus folgt allerdings nicht, dass jeder alte Eintrag im Urlaubskonto unbegrenzt erhalten bleibt.
Für zusätzlichen Urlaub oberhalb des gesetzlichen Mindestanspruchs können wirksame arbeits- oder tarifvertragliche Sonderregeln gelten. Eine solche Abweichung muss sich aus den Vereinbarungen hinreichend deutlich ergeben.
Jetzt das Urlaubskonto und die Mitteilungen sichern
Praktisch sinnvoll ist, den aktuellen Urlaubssaldo, frühere Anträge, Ablehnungen und Arbeitgeberhinweise aufzubewahren. Unklare oder bereits gestrichene Tage sollten Beschäftigte konkret nachfragen und ihren gewünschten Urlaubszeitraum rechtzeitig beantragen.
Wer das Unternehmen verlässt, muss zusätzlich aufpassen: Noch bestehender Urlaub, der wegen der Beendigung nicht mehr genommen werden kann, ist grundsätzlich abzugelten. Für diesen Geldanspruch können unter anderem tarifliche Ausschlussfristen gelten, weshalb er zeitnah geltend gemacht werden sollte.
Beispiel aus der Praxis: Acht Tage sollen verschwinden
Ein fiktives Beispiel: Eine Arbeitnehmerin hat im Oktober noch acht Tage gesetzlichen Urlaub aus 2026 offen. Sie hat bislang weder eine individuelle Aufforderung zur Urlaubsnahme noch einen Hinweis auf den drohenden Verfall erhalten.
Eine pauschale Mitteilung, alle Resttage würden zum Jahreswechsel gelöscht, reicht unter diesen Umständen regelmäßig nicht aus. Informiert der Arbeitgeber dagegen jetzt ordnungsgemäß und ermöglicht die Urlaubsnahme, kann ein späterer Verfall durchaus infrage kommen.
Die Arbeitnehmerin sollte deshalb die acht Tage dokumentieren und konkrete Urlaubstermine beantragen. Ihr Anspruch auf Erholung ist besser gesichert, wenn die offenen Fragen vor dem Jahreswechsel geklärt werden.
Quellen: § 7 Bundesurlaubsgesetz; Bundesarbeitsgericht, Urteile vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15; vom 20.12.2022, 9 AZR 245/19 und 9 AZR 266/20; vom 31.01.2023, 9 AZR 107/20 und 9 AZR 244/20.
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Willi Kühn-Dehmlow ist Heilpädagoge (B.A.) und Sozialarbeiter (M.A.). Er verfügt über langjährige Berufserfahrung in der Kinder- und Jugendhilfe und war mehrere Jahre in leitender Funktion tätig. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Sozialrecht, in der Kinder- und Jugendhilfe sowie bei Teilhabe und Eingliederungshilfe. Für gegen-hartz.de schreibt er insbesondere über sozialrechtliche Ansprüche und die Rechte von Betroffenen gegenüber Behörden und Leistungsträgern.
