Auf viele Mieterinnen und Mieter kommen neue Heizkostenabrechnungen zu. In Mehrfamilienhäusern, die über eine gemeinsam genutzte Wärmepumpe beheizt werden, dürfen die Kosten nicht mehr einfach pauschal oder ausschließlich nach der Wohnfläche verteilt werden.
Der tatsächliche Wärmeverbrauch der einzelnen Wohnungen muss erfasst und bei der Kostenverteilung berücksichtigt werden. Dadurch können sparsame Haushalte entlastet werden, während Wohnungen mit einem überdurchschnittlichen Verbrauch künftig einen höheren Anteil übernehmen müssen.
Das sogenannte Wärmepumpenprivileg ist ausgelaufen
Wärmepumpen waren bei der Heizkostenabrechnung lange anders behandelt worden als Öl-, Gas- oder Fernwärmeheizungen. Unter bestimmten Voraussetzungen musste der Verbrauch der einzelnen Wohnungen nicht gesondert gemessen werden.
Diese Ausnahme wurde aus der Heizkostenverordnung gestrichen. Die Änderung trat am 1. Oktober 2024 in Kraft.
Wurde der Verbrauch zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfasst, erhielt der Gebäudeeigentümer eine Übergangsfrist. Die erforderlichen Geräte mussten nach Paragraf 12 Absatz 3 der Heizkostenverordnung spätestens bis zum 30. September 2025 installiert werden.
Seit dem 1. Oktober 2025 ist die Übergangsfrist beendet. Vermieter können sich bei einer gemeinsam genutzten Wärmepumpenanlage deshalb grundsätzlich nicht mehr auf die frühere Ausnahme berufen.
Nicht alle Mieter sind von der Änderung betroffen
Die neue Abrechnungsweise betrifft vor allem Mehrfamilienhäuser, in denen eine Wärmepumpe mehrere Wohnungen mit Heizwärme oder Warmwasser versorgt. Entscheidend ist, dass die Kosten der Anlage auf mehrere Nutzer verteilt werden müssen.
Wird eine Wärmepumpe dagegen nur für eine einzelne Wohnung betrieben und rechnet der Bewohner den Strom unmittelbar mit seinem Energieversorger ab, entsteht keine vergleichbare Kostenverteilung über den Vermieter. Auch für Einfamilienhäuser hat die Änderung regelmäßig keine Bedeutung.
Bei Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen eine vom Vermieter selbst bewohnt wird, können Besonderheiten gelten. Nach Paragraf 2 der Heizkostenverordnung können dort vertragliche Vereinbarungen unter bestimmten Voraussetzungen Vorrang haben.
So werden die Wärmepumpenkosten künftig verteilt
Der Vermieter muss zunächst ermitteln, welche umlagefähigen Kosten während des Abrechnungszeitraums für die Wärmeerzeugung angefallen sind. Dazu gehört insbesondere der Strom, den die Wärmepumpe für die Erzeugung von Heizwärme und Warmwasser benötigt.
Hinzu kommen können laufende Kosten für Bedienung, Prüfung, Wartung, Verbrauchserfassung und Abrechnung. Reparaturen oder der Austausch defekter Bestandteile dürfen dagegen nicht ohne Weiteres als laufende Heizkosten auf die Mieter verteilt werden.
Von den ermittelten Heizkosten müssen nach Paragraf 7 der Heizkostenverordnung grundsätzlich mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent nach dem gemessenen Verbrauch verteilt werden. Der verbleibende Anteil wird meist nach der Wohn- oder Nutzfläche berechnet.
| Neue Vorgabe | Auswirkung für Mieter |
|---|---|
| Verbrauch muss erfasst werden | Die Heizkosten dürfen nicht mehr ausschließlich pauschal oder nach Wohnfläche verteilt werden. |
| 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch | Das persönliche Heizverhalten wirkt sich stärker auf die Jahresabrechnung aus. |
| Restlicher Anteil nach Fläche | Auch sparsame Haushalte tragen weiterhin einen Teil der allgemeinen Gebäudekosten. |
| Messgeräte in den Wohnungen | Mieter müssen den ordnungsgemäß angekündigten Einbau grundsätzlich dulden. |
| Fehlerhafte Abrechnung | Bei einer unzulässigen Abrechnung kann ein Kürzungsrecht bestehen. |
| Fernablesbare Geräte | Bei entsprechender Ausstattung müssen regelmäßig Verbrauchsinformationen bereitgestellt werden. |
Die Änderung ist keine neue pauschale Gebühr
Die Neuregelung erlaubt Vermietern nicht, beliebige neue Nebenkosten einzuführen. Sie verändert vielmehr die Art, wie bereits umlagefähige Heiz- und Warmwasserkosten auf die Bewohner verteilt werden.
Voraussetzung für eine Umlage ist weiterhin eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag. Der Mietvertrag muss vorsehen, dass der Mieter die entsprechenden Betriebs- und Heizkosten zusätzlich zur Grundmiete trägt.
Fehlt eine solche Vereinbarung, können Kosten nicht allein wegen der geänderten Heizkostenverordnung nachträglich verlangt werden. Die Verordnung bestimmt hauptsächlich, wie umlagefähige Kosten innerhalb eines Gebäudes aufzuteilen sind.
Mieter müssen den Einbau der Messgeräte dulden
Damit der Verbrauch jeder Wohnung ermittelt werden kann, müssen geeignete Wärmezähler, Heizkostenverteiler oder Warmwasserzähler vorhanden sein. Der Gebäudeeigentümer ist nach Paragraf 4 der Heizkostenverordnung verpflichtet, die Räume entsprechend auszustatten.
Mieter müssen den erforderlichen Einbau grundsätzlich dulden. Der Vermieter oder der beauftragte Messdienst darf die Wohnung jedoch nicht unangekündigt betreten.
Der Termin muss rechtzeitig mitgeteilt werden und zu einer zumutbaren Zeit stattfinden. Kann ein Mieter den vorgeschlagenen Termin aus einem nachvollziehbaren Grund nicht wahrnehmen, sollte er unverzüglich einen Ersatztermin vereinbaren.
Eine grundlose Verweigerung kann zusätzliche Kosten verursachen. Unter Umständen kann der Vermieter auch gerichtlich verlangen, dass der Zugang zur Wohnung ermöglicht wird.
Fernablesbare Technik bringt weitere Informationspflichten
Neu eingebaute Geräte müssen grundsätzlich fernablesbar sein, sofern keine technische oder wirtschaftliche Ausnahme greift. Bei fernablesbaren Geräten ist es normalerweise nicht mehr erforderlich, dass einmal jährlich ein Ableser jede Wohnung betritt.
Nicht fernablesbare Bestandsgeräte müssen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Ausnahmen sind möglich, wenn die Umstellung technisch nicht machbar wäre oder einen unverhältnismäßigen Aufwand verursachen würde.
Sind fernablesbare Geräte vorhanden, müssen Vermieter den Mietern monatliche Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen. Die Mitteilung kann beispielsweise über ein Onlineportal, eine App, per E-Mail oder in anderer geeigneter Form erfolgen.
Die Information soll den aktuellen Verbrauch verständlich darstellen und einen Vergleich mit früheren Zeiträumen ermöglichen. Mieter sollen dadurch bereits während des Jahres erkennen können, ob ihr Verbrauch ungewöhnlich hoch ist.
Wann die neue Abrechnung tatsächlich im Briefkasten liegt
Das Ende der Übergangsfrist bedeutet nicht, dass sämtliche betroffenen Haushalte sofort eine neue Abrechnung erhalten. Die Heizkostenverordnung sieht vor, dass die neuen Regeln erstmals für den Abrechnungszeitraum gelten, der nach der Installation der Geräte beginnt.
Wurden die Messgeräte beispielsweise im September 2025 eingebaut und entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr, beginnt die verbrauchsabhängige Abrechnung am 1. Januar 2026. Die Abrechnung für das Jahr 2026 kann dem Mieter deshalb erst im Verlauf des Jahres 2027 zugehen.
Beginnt der Abrechnungszeitraum dagegen zu einem anderen Zeitpunkt, kann die Umstellung früher oder später sichtbar werden. Mieter sollten deshalb auf den in ihrer Abrechnung genannten Zeitraum achten.
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Warum sparsame Mieter profitieren können
Bei einer reinen Verteilung nach Wohnfläche bezahlt ein sparsamer Haushalt denselben Quadratmeteranteil wie ein Nachbar, der deutlich mehr heizt. Der persönliche Verbrauch hat bei einer solchen Abrechnung kaum Auswirkungen.
Durch die neue Erfassung wird ein großer Teil der Kosten dem tatsächlichen Verbrauch zugeordnet. Wer Heizkörper bewusst einstellt, richtig lüftet und den Wärmebedarf reduziert, kann seinen persönlichen Anteil senken.
Eine vollständige Einsparung ist dennoch nicht möglich. Mindestens 30 Prozent der Kosten werden gewöhnlich unabhängig vom individuellen Verbrauch verteilt, weil auch Wärmeverluste, Leitungen und die Bereitstellung der Anlage das gesamte Gebäude betreffen.
Für einige Haushalte können die Kosten steigen
Die neue Abrechnung führt nicht automatisch zu niedrigeren Nebenkosten. Haushalte mit einem hohen Verbrauch müssen damit rechnen, künftig einen größeren Anteil an den Gesamtkosten zu tragen.
Besonders betroffen können Wohnungen mit ungünstiger Lage sein, etwa im Erdgeschoss, unter einem nicht ausgebauten Dach oder an einer schlecht gedämmten Außenwand. Solche Wohnungen benötigen häufig mehr Heizenergie, obwohl die Bewohner nicht verschwenderisch heizen.
Ein Teil dieser Unterschiede wird durch den flächenabhängigen Anteil ausgeglichen. Die Heizkostenverordnung sieht jedoch grundsätzlich keine vollständige Korrektur für jede bauliche Benachteiligung einer einzelnen Wohnung vor.
Welche Kosten für Messung und Abrechnung auftauchen können
Mit der Verbrauchserfassung entstehen zusätzliche laufende Ausgaben. Dazu können die Miete der Messgeräte, Eichkosten, Ablesekosten und die Erstellung der Heizkostenabrechnung gehören.
Solche laufenden Kosten können nach der Heizkostenverordnung grundsätzlich Bestandteil der umlagefähigen Heizkosten sein. Sie müssen in der Abrechnung nachvollziehbar bezeichnet und dem richtigen Abrechnungszeitraum zugeordnet werden.
Die einmaligen Anschaffungs- und Einbaukosten dürfen dagegen nicht einfach als gewöhnliche Betriebskosten in voller Höhe in eine Jahresabrechnung eingestellt werden. Ob und in welcher Form eine Modernisierungsmieterhöhung möglich ist, hängt von weiteren Voraussetzungen und der konkreten Maßnahme ab.
Bei falscher Abrechnung können Mieter kürzen
Rechnet der Vermieter die Heiz- oder Warmwasserkosten entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig ab, kann der Mieter den auf ihn entfallenden Kostenanteil grundsätzlich um 15 Prozent kürzen. Dieses Recht ergibt sich aus Paragraf 12 Absatz 1 der Heizkostenverordnung.
Ein weiteres Kürzungsrecht von drei Prozent kann in Betracht kommen, wenn entgegen den gesetzlichen Vorgaben keine fernablesbaren Geräte installiert wurden. Gleiches gilt, wenn vorgeschriebene Verbrauchsinformationen nicht oder nicht vollständig erteilt werden.
Das Kürzungsrecht sollte nicht unüberlegt auf die gesamte Nebenkostenabrechnung angewendet werden. Es bezieht sich auf den betroffenen Anteil der Wärme- oder Warmwasserkosten und muss anhand der konkreten Abrechnung berechnet werden.
Vor einer Kürzung empfiehlt sich eine Prüfung durch einen Mieterverein, eine Verbraucherberatung oder einen im Mietrecht tätigen Rechtsanwalt. Eine unbegründete oder zu hohe Kürzung kann Zahlungsrückstände entstehen lassen.
Darauf sollten Mieter bei der Abrechnung achten
Aus der Abrechnung sollte hervorgehen, welche Gesamtkosten für den Betrieb der Wärmepumpe angefallen sind. Außerdem müssen der verwendete Verteilerschlüssel, der Gesamtverbrauch des Hauses und der Verbrauch der eigenen Wohnung nachvollziehbar dargestellt werden.
Mieter sollten prüfen, ob der ausgewiesene Zählerstand mit den Verbrauchsinformationen oder eigenen Aufzeichnungen übereinstimmt. Auch die Wohnfläche, der Abrechnungszeitraum und die Vorauszahlungen sollten überprüft werden.
Unklare Kostenpositionen können durch eine Belegeinsicht geprüft werden. Vermieter müssen auf Verlangen Einsicht in die Rechnungen und sonstigen Unterlagen ermöglichen, auf denen die Abrechnung beruht.
Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach deren Zugang erhoben werden. Trotz dieser Frist sollte eine auffällige Nachforderung möglichst schnell schriftlich beanstandet werden.
Praxisbeispiel: Sparsamer Haushalt zahlt weniger
In einem Mehrfamilienhaus entstehen während des Jahres Heizkosten von insgesamt 12.000 Euro. Davon werden 70 Prozent nach dem gemessenen Verbrauch und 30 Prozent nach der Wohnfläche verteilt.
Eine 60 Quadratmeter große Wohnung umfasst zehn Prozent der gesamten Wohnfläche, verursacht aber nur acht Prozent des gemessenen Wärmeverbrauchs. Auf den Verbrauchsanteil entfallen 672 Euro, auf den Flächenanteil 360 Euro.
Der Mieter muss in diesem vereinfachten Beispiel insgesamt 1.032 Euro tragen. Bei einer vollständigen Verteilung nach Wohnfläche wären es 1.200 Euro gewesen, sodass die verbrauchsabhängige Abrechnung eine Entlastung von 168 Euro bewirkt.
Häufige Fragen zur neuen Nebenkostenpflicht
1. Müssen jetzt alle Mieter Wärmepumpenkosten nach Verbrauch bezahlen?
Nein. Betroffen sind vor allem Wohnungen in Mehrfamilienhäusern, die durch eine gemeinsam genutzte Wärmepumpe mit Wärme oder Warmwasser versorgt werden. Bei einer eigenen Anlage für nur eine Wohnung gelten andere Abrechnungswege.
2. Seit wann gilt die neue Abrechnungsregel?
Die Änderung der Heizkostenverordnung trat am 1. Oktober 2024 in Kraft. Für bereits vorhandene Anlagen ohne Verbrauchserfassung endete die Übergangsfrist am 30. September 2025.
3. Werden die gesamten Heizkosten nach dem persönlichen Verbrauch verteilt?
In der Regel nicht. Üblicherweise werden 50 bis 70 Prozent nach dem gemessenen Verbrauch und die übrigen 30 bis 50 Prozent nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt.
4. Darf der Vermieter neue Messkosten auf die Mieter umlegen?
Laufende Kosten für die Miete, Verwendung, Eichung und Ablesung der Geräte sowie für die Abrechnung können grundsätzlich umlagefähig sein. Einmalige Anschaffungs- und Einbaukosten dürfen jedoch nicht einfach vollständig als laufende Nebenkosten angesetzt werden.
5. Was passiert, wenn der Vermieter weiterhin nur nach Wohnfläche abrechnet?
Wäre eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorgeschrieben, kann ein Kürzungsrecht von 15 Prozent bestehen. Mieter sollten die Berechnung vor der Kürzung fachkundig prüfen lassen.
6. Muss ein Mieter den Einbau von Messgeräten erlauben?
Ja, die erforderliche Ausstattung zur Verbrauchserfassung muss grundsätzlich geduldet werden. Der Vermieter muss den Termin jedoch rechtzeitig ankündigen und den Zugang in einer zumutbaren Weise organisieren.
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
