Die Hausverwaltung verlangt eine Nachzahlung, doch in der Abrechnung stecken Reparaturen, Kontogebühren oder Rücklagen für spätere Arbeiten. Solche Ausgaben dürfen Vermieter nicht als gewöhnliche Betriebskosten auf Wohnungsmieter verteilen. Wer die einzelnen Positionen prüft, kann eine unberechtigte Forderung erkennen und ihr widersprechen.
Für Rentner mit einem knappen Haushaltsbudget kann das einen erheblichen Unterschied machen.
Die Regeln sind allerdings keine besondere Vergünstigung im Ruhestand, sondern gelten für Wohnraummieter unabhängig von ihrem Alter. Entscheidend sind die vereinbarte Kostenübernahme und die gesetzlichen Grenzen der Betriebskostenabrechnung.
Nicht jede Ausgabe für das Haus ist eine Betriebskostenposition
Grundsätzlich muss der Vermieter die Wohnung in einem vertragsgemäßen Zustand erhalten und die auf ihr ruhenden Lasten tragen. Im Mietvertrag kann vereinbart werden, dass bestimmte laufende Betriebskosten zusätzlich zur Miete bezahlt werden. Eine solche Vereinbarung erlaubt jedoch nicht, sämtliche Eigentümerausgaben weiterzureichen.
Zu den möglichen Betriebskosten gehören etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr und bestimmte Versicherungen. Ausgaben für Verwaltung und Reparaturen sind dagegen ausdrücklich ausgeschlossen. Bei den folgenden sechs Positionen lohnt sich deshalb eine genaue Prüfung.
1. Die Hausverwaltung bezahlt der Vermieter
Die Vergütung der Hausverwaltung gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung. Das gilt auch für die eigene Verwaltungsarbeit des Vermieters und die Kosten seiner Buchhaltung. Eine Position mit der Bezeichnung „Verwaltergebühr“ wird nicht dadurch zulässig, dass sie regelmäßig anfällt.
Allerdings ist nicht jede Berechnung im Zusammenhang mit dem Haus Verwaltung im mietrechtlichen Sinn. Die Betriebskostenverordnung erlaubt beispielsweise bestimmte Kosten für die Erfassung und Aufteilung des Wasser- oder Heizungsverbrauchs. Eine Hausverwaltungsgebühr und die Rechnung eines zulässigen Messdienstes müssen deshalb auseinandergehalten werden.
2. Reparaturen dürfen nicht als Wartung versteckt werden
Wird eine defekte Heizungspumpe ersetzt oder eine beschädigte Haustür repariert, geht es um die Beseitigung eines Mangels. Solche Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten. Der Vermieter darf sie nicht einfach in die Jahresabrechnung aufnehmen und auf alle Wohnungen verteilen.
Anders kann es bei der regelmäßigen Wartung und Prüfung einer Anlage aussehen. Diese laufenden Arbeiten können umlagefähig sein, wenn die gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind. Enthält eine Rechnung sowohl Wartung als auch Reparaturen, müssen die Leistungen getrennt betrachtet werden.
Die Überschrift auf einer Rechnung entscheidet dabei nicht über ihren Inhalt. Steht unter „Heizungswartung“ auch der Austausch eines defekten Bauteils, sollte der Vermieter erklären, welcher Betrag auf welche Arbeit entfällt. Eine pauschale Bezeichnung ersetzt diese Aufteilung nicht.
3. Rücklagen für spätere Reparaturen sind keine Mieterkosten
Wohnungseigentümergemeinschaften bilden eine Erhaltungsrücklage, um künftige Arbeiten am Gebäude finanzieren zu können. Die Einzahlung gehört zur Verantwortung der Eigentümer. Sie ist keine laufende Leistung, die über die Betriebskostenabrechnung vom Wohnungsmieter bezahlt werden muss.
Deshalb darf der Vermieter das von ihm gezahlte Hausgeld nicht ungeprüft weiterreichen. Darin können neben umlagefähigen Kosten auch Verwaltung, Instandhaltung und Rücklagen enthalten sein. Die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft und die Betriebskostenabrechnung für den Mieter erfüllen unterschiedliche Zwecke.
4. Gebühren für das Vermieterkonto bleiben beim Eigentümer
Führt der Vermieter ein Konto für Mieteingänge, Vorauszahlungen und Handwerkerrechnungen, sind dessen Gebühren Verwaltungskosten. Sie werden nicht dadurch zu Betriebskosten, dass über das Konto ausschließlich Zahlungen für das Mietshaus laufen. Entscheidend ist der Zweck der Ausgabe, nicht die Bezeichnung des Kontos.
5. Porto für die Mietverwaltung gehört nicht in die Abrechnung
Auch die Kosten für gewöhnliche Schreiben an Mieter und den Versand der Abrechnung gehören zur Verwaltung. Sie dürfen nicht als allgemeine Betriebskosten auf die Hausbewohner verteilt werden. Bei Positionen wie „Porto“, „Versand“ oder „Bürokosten“ sollte deshalb geprüft werden, welche Ausgaben dahinterstehen.
6. Eine Versicherung gegen ausbleibende Mietzahlungen ist keine Betriebskostenversicherung
Eine gesonderte Mietausfallversicherung schützt den Vermieter etwa davor, dass ein Mieter seine Miete nicht bezahlt. Diese Absicherung des Vermietungsrisikos ist von den umlagefähigen Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes zu unterscheiden. Nicht jede Versicherung, die ein Eigentümer abschließt, darf auf der Betriebskostenabrechnung erscheinen.
Hier ist allerdings eine Einschränkung wichtig. Ist ein Mietausfall infolge eines versicherten Gebäudeschadens Bestandteil der Gebäudeversicherung, können auch die darauf entfallenden Kosten umlagefähig sein. Das hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 6. Juni 2018 (VIII ZR 38/17) entschieden.
Ein versicherter Mietverlust nach einem Brand ist somit anders zu behandeln als die Absicherung gegen zahlungsunfähige Mieter. Allein das Wort „Mietausfall“ rechtfertigt noch keine Kürzung. Geprüft werden müssen der Versicherungsvertrag und die vereinbarte Umlage der Gebäudeversicherung.
Beim Hausmeister müssen die Tätigkeiten getrennt werden
Hausmeisterkosten können sowohl zulässige als auch unzulässige Bestandteile enthalten. Reinigung, Gartenpflege oder bestimmte Kontrollarbeiten kommen als Betriebskosten infrage, Reparaturen und Verwaltungsaufgaben dagegen nicht. Der nicht umlagefähige Anteil muss aus der Rechnung herausgerechnet werden.
100 % spam-frei • jederzeit abbestellbar
Der Bundesgerichtshof hat diese Anforderung bereits mit seiner Entscheidung vom 20. Februar 2008 (VIII ZR 27/07) erläutert. Nimmt der Vermieter lediglich einen pauschalen Abzug für nicht umlagefähige Arbeiten vor und wird dieser bestritten, muss er die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln. Eine beliebig angesetzte Quote genügt dafür nicht.
Mieter sollten deshalb nicht nur nach der Rechnung des Hausmeisterdienstes fragen, sondern auch nach dem vereinbarten Leistungsumfang. Daraus kann hervorgehen, ob etwa Wohnungsübergaben oder Reparaturarbeiten mitbezahlt wurden. Zugleich lässt sich prüfen, ob einzelne Arbeiten an anderer Stelle nochmals berechnet worden sind.
Schon wenige Positionen können die Nachzahlung deutlich senken
Eine fiktive Modellrechnung zeigt die Wirkung. Eine Rentnerin soll 680 Euro nachzahlen, in ihrem abgerechneten Kostenanteil stecken jedoch 120 Euro Hausverwaltung, 90 Euro für eine Reparatur und 60 Euro für eine Erhaltungsrücklage. Diese drei Positionen ergeben zusammen 270 Euro.
Werden sie nach Prüfung vollständig gestrichen und stimmen alle übrigen Beträge, bleiben 410 Euro Nachzahlung. Das Beispiel ist keine allgemeine Sparzusage und beschreibt keinen Gerichtsfall. Es zeigt, weshalb ein berechtigter Einwand gegen einzelne Kosten nicht mit der Ablehnung der gesamten Abrechnung gleichgesetzt werden sollte.
Belege zeigen, was hinter den Beträgen steckt
Mieter dürfen Einsicht in die Unterlagen verlangen, auf denen die Betriebskostenabrechnung beruht. Dieses Recht steht in § 556 Absatz 4 BGB, wobei der Vermieter die Belege auch elektronisch bereitstellen darf. Ein bereits nachgewiesener Abrechnungsfehler ist dafür nicht erforderlich.
Neben Rechnungen können auch Zahlungsbelege wichtig sein. Sie ermöglichen die Kontrolle, ob die in Rechnung gestellten Leistungen tatsächlich in der angegebenen Höhe bezahlt wurden. Welche Unterlagen dafür infrage kommen, erläutert unser Beitrag über die Belege, die Vermieter bei hohen Nebenkosten offenlegen müssen.
Die Anfrage sollte den Abrechnungszeitraum und die auffälligen Positionen benennen. Bei Hausmeisterkosten hilft die Bitte um eine Aufteilung der Tätigkeiten, bei Versicherungen die Einsicht in Police und Beitragsrechnung. So wird aus einer Vermutung ein überprüfbarer Einwand.
Auch unzulässige Kosten müssen rechtzeitig beanstandet werden
Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung müssen dem Vermieter grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach deren Zugang mitgeteilt werden. Nach Ablauf der Frist sind sie regelmäßig ausgeschlossen, sofern der Mieter die Verspätung zu vertreten hat. Das gilt nicht nur für Rechenfehler.
Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 11. Mai 2016 (VIII ZR 209/15) klargestellt, dass die Frist grundsätzlich auch Kosten erfasst, die gar nicht auf Wohnraummieter umgelegt werden dürfen. Wer Verwaltungskosten oder Rücklagen entdeckt, sollte die Abrechnung deshalb nicht liegen lassen. Dass eine Position unzulässig ist, bewahrt den Einwand nicht unbegrenzt.
Die Bitte um Belegeinsicht sollte zudem nicht die einzige Reaktion bleiben. Bereits erkennbare Fehler sollten konkret benannt und nach Einsicht in die Unterlagen ergänzt werden. Eine schriftliche Beanstandung mit dokumentiertem Zugang erleichtert später den Nachweis, wann welche Einwendungen erhoben wurden.
Die Abrechnungsfrist des Vermieters läuft anders
Von der Einwendungsfrist zu unterscheiden ist die Frist, innerhalb derer der Vermieter abrechnen muss. Bei einer Abrechnung über das Kalenderjahr 2025 endet sie grundsätzlich am 31. Dezember 2026. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung zu vertreten hat.
Für die Prüfung sollten deshalb sowohl der Abrechnungszeitraum als auch das Eingangsdatum festgehalten werden. Warum eine rechtzeitige Absendung allein nicht genügt, erklärt unser Beitrag zur verspäteten Nebenkostenabrechnung und zur Bedeutung des Zugangs. Eine ordnungsgemäß und rechtzeitig erhobene Forderung verschwindet dagegen nicht allein durch den Jahreswechsel.
Nicht die ganze Zahlung stoppen, sondern den Fehler benennen
Wer eine auffällige Position entdeckt, sollte die verlangte Korrektur möglichst genau beschreiben. Dazu gehören der Abrechnungszeitraum, die Kostenart, der beanstandete Betrag und der Grund für den Einwand. Bei gemischten Rechnungen sollte zusätzlich die Aufteilung verlangt werden.
Die zwölfmonatige Einwendungsfrist ist keine zwölfmonatige Zahlungsfrist. Berechtigte Teile einer Nachforderung können fällig bleiben, während über andere Positionen gestritten wird. Vor einer umfassenden Zahlungsverweigerung sollte deshalb geklärt werden, welcher Betrag tatsächlich offen ist und welche Rechte bestehen.
Häufige Fragen zu unzulässigen Betriebskosten
Darf der Vermieter solche Kosten berechnen, wenn sie im Mietvertrag stehen?
Eine Klausel kann Verwaltungskosten oder Reparaturen nicht allein durch ihre Aufnahme in den Vertrag zu Betriebskosten machen. § 556 Absatz 5 BGB schützt Wohnraummieter vor entsprechenden nachteiligen Abweichungen. Ob aus einer anderen wirksamen Vereinbarung ein gesonderter Anspruch besteht, ist davon zu unterscheiden.
Kann ich Geld zurückverlangen, das ich bereits bezahlt habe?
Das kann möglich sein, wenn der Vermieter den Betrag ohne rechtlichen Grund erhalten hat. Dabei müssen insbesondere die Einwendungsfrist und mögliche Besonderheiten einer bereits getroffenen Vereinbarung geprüft werden. Eine Zahlung macht die Abrechnung nicht in jedem Fall unangreifbar, eröffnet aber auch keine unbegrenzte Rückforderungsmöglichkeit.
Was gilt, wenn der Vermieter die Belegeinsicht verweigert?
Bei verweigerter, berechtigterweise verlangter Belegeinsicht kann ein zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht gegenüber der Nachforderung bestehen. Das bestätigt der Bundesgerichtshof im Urteil vom 9. Dezember 2020 (VIII ZR 118/19). Daraus folgt jedoch keine pauschale Erlaubnis, die laufende Miete insgesamt einzustellen.
Quellen
Betriebskostenverordnung, insbesondere § 1 zur Abgrenzung von Verwaltungs- und Reparaturkosten sowie § 2 zu umlagefähigen Kostenarten.
§ 535 BGB über die Pflichten des Vermieters.
§ 556 BGB über Betriebskostenvereinbarungen, Abrechnungsfristen und Belegeinsicht.
§ 812 BGB über die Rückforderung ohne rechtlichen Grund erbrachter Leistungen.
Bundesgerichtshof, Urteil vom 6. Juni 2018 (VIII ZR 38/17),
- Über den Autor
- Letzte Beiträge des Autors
Willi Kühn-Dehmlow ist Heilpädagoge (B.A.) und Sozialarbeiter (M.A.). Er verfügt über langjährige Berufserfahrung in der Kinder- und Jugendhilfe und war mehrere Jahre in leitender Funktion tätig. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Sozialrecht, in der Kinder- und Jugendhilfe sowie bei Teilhabe und Eingliederungshilfe. Für gegen-hartz.de schreibt er insbesondere über sozialrechtliche Ansprüche und die Rechte von Betroffenen gegenüber Behörden und Leistungsträgern.
