Ein neuer Bescheid kommt, und darin steht sinngemäß: „Die Entscheidung wurde nach Aktenlage getroffen.“ Keine Untersuchung, kein Termin, keine persönliche Exploration. Das ist nicht automatisch rechtswidrig. Entscheidend ist, ob die entscheidungserheblichen Tatsachen so vollständig aufgeklärt wurden, dass eine zuverlässige Beurteilung möglich ist.
Wenn die Akte dafür zu alt, zu dünn oder widersprüchlich ist, wird die Aktenentscheidung angreifbar.
Inhaltsverzeichnis
Was „Aktenlage“ bedeutet – und wo das Problem häufig entsteht
„Aktenlage“ heißt: Die Behörde oder der beauftragte Dienst stützt sich ausschließlich auf vorhandene Unterlagen – Arztbriefe, Atteste, Reha- oder Klinikberichte, frühere Gutachten, Medikamentenpläne und manchmal Selbstauskünfte.
In vielen Fällen scheitert die Tragfähigkeit nicht an der Diagnose, sondern daran, dass die Unterlagen zwar Erkrankungen benennen, aber die eigentliche Schlüsselfrage offenlassen: Welche konkreten Funktions- und Teilhabeeinschränkungen bestehen aktuell, in welchem Umfang, wie stabil ist der Verlauf, und wie wirkt sich das auf den Anspruch aus?
Wann eine Entscheidung nach Aktenlage besonders gut angreifbar ist
1) Die Unterlagen bilden den aktuellen Zustand nicht ab
Wenn der Gesundheitszustand schwankt, sich verschlechtert hat oder eine neue Therapie/Medikation den Alltag deutlich beeinflusst, reicht eine Bewertung auf Basis alter Berichte oft nicht. Typisch ist, dass der Bescheid auf Dokumente verweist, die zwei, drei oder mehr Jahre alt sind, während der aktuelle Verlauf in der Akte kaum vorkommt.
2) Die Akte ist lückenhaft – entscheidende Befunde fehlen
Aktenlage kann nur tragen, wenn die Akte den Sachverhalt wirklich hergibt. Angreifbar wird es, wenn erkennbar fehlt, was für die Beurteilung nötig ist: aktuelle Facharztbefunde, Reha-/Klinik-Entlassungsberichte, Diagnostik (z. B. neurologischer Befund), Therapieverlauf, Nebenwirkungen, Belastbarkeit im Alltag. Ein kurzes Attest mit Diagnosen ersetzt diese Informationen nicht.
3) Widersprüche werden nicht aufgelöst
Wenn behandelnde Ärztinnen/Ärzte erhebliche Einschränkungen schildern, die Aktenbewertung aber knapp das Gegenteil behauptet, ohne die Gegenargumente zu prüfen oder einzuordnen, ist das ein klassischer Angriffspunkt. Eine tragfähige Entscheidung muss erkennbar erklären, warum sie einer Einschätzung folgt und einer anderen nicht.
4) Die Begründung bleibt bei Diagnosen stehen und liefert keinen Funktionsnachweis
Viele Leistungen hängen nicht am Etikett „Diagnose“, sondern an der konkreten Leistungsfähigkeit. Wenn die Entscheidung Diagnosen aufzählt und dann ohne nachvollziehbare Herleitung zu „arbeitsfähig“, „nicht wesentlich beeinträchtigt“ oder „kein höherer Grad“ springt, fehlt häufig die tragende Brücke: Befund → Einschränkung → rechtliche Voraussetzung.
Wann Aktenlage eher haltbar ist
Aktenlage ist eher rechtlich stabil, wenn aktuelle, aussagekräftige Unterlagen vorliegen, die zusammenpassen und die zentrale Frage beantworten; wenn keine offenen medizinischen Tatsachen mehr geklärt werden müssen; oder wenn es überwiegend um formale/rechtliche Voraussetzungen geht (Fristen, Zuständigkeit, versicherungsrechtliche Voraussetzungen, klare Ausschlussgründe).
In manchen Bereichen ist Aktenlage zudem nur unter engen Voraussetzungen zulässig oder muss ausdrücklich begründet werden; dann ist nicht die Aktenlage an sich das Problem, sondern eine fehlende oder unplausible Begründung, warum sie im konkreten Fall genügt.
Kurzcheck: Angreifbar oder eher haltbar?
| Aktenentscheidung eher angreifbar | Aktenentscheidung eher haltbar |
| Veraltete Unterlagen, aktueller Zustand fehlt | Aktuelle Befunde/Reha-/Klinikberichte liegen vor |
| Wichtige Befunde/Therapieverlauf/Nebenwirkungen fehlen | Akte ist vollständig und konsistent |
| Widersprüche werden übergangen | Widersprüche sind aufgeklärt oder bestehen nicht |
| Diagnosen statt Funktionsbezug; Schlussfolgerung „springt“ | Funktionsbezug ist nachvollziehbar hergeleitet |
| Schwankender/komplexer Verlauf ohne aktuelle Einordnung | Fragestellung ist medizinisch klar oder primär formal |
Vier typische Konstellationen – so erkennt man die Schwachstelle
Bürgergeld/Jobcenter (Erwerbsfähigkeit, Eingliederung, Sanktionen wegen „fehlender Leistungsfähigkeit“): Häufig wird mit alten Arztbriefen argumentiert, obwohl aktuelle Behandlungen laufen. Angreifbar ist das besonders, wenn die Entscheidung faktisch eine Erwerbsfähigkeitsbewertung enthält, aber keine aktuelle Funktionsbeschreibung (Belastbarkeit, Konzentration, psychische Stabilität) vorliegt.
GdB/Versorgungsamt (Schwerbehinderung): Oft wird nach Akten entschieden, obwohl die Akte Diagnosen enthält, aber kaum Aussagen zur Alltagsfunktion (Gehstrecke, Greifen, Schmerzen, Anfälle, psychische Stabilität). Wenn das Amt die Beeinträchtigung „kleinrechnet“, ohne die konkrete Teilhabe zu bewerten, lohnt der Angriff über fehlenden Funktionsbezug und fehlende Aktualität.
DRV (Erwerbsminderungsrente): Hier ist die Aktenlage besonders heikel, wenn der Verlauf schwankt oder psychische Erkrankungen betroffen sind. Wird die Erwerbsfähigkeit „aus der Akte“ verneint, obwohl aktuelle Therapieberichte und Belastbarkeitsangaben fehlen oder übergangen werden, ist das oft der zentrale Hebel.
Pflegegrad (Pflegekasse/MD): Aktenlage kann in engen Ausnahmefällen ausreichen, wenn die Faktenlage eindeutig ist. Wenn aber Alltagshilfen, kognitive Einschränkungen, nächtliche Unterstützung oder wechselnde Zustände nicht sauber dokumentiert sind, ist eine reine Aktenentscheidung häufig zu dünn.
Der praktische Fahrplan im Widerspruch – ohne Umwege
Erstens sollte Akteneinsicht beantragt werden, damit klar ist, welche Unterlagen tatsächlich vorlagen und welche Annahmen die Entscheidung tragen.
Zweitens werden gezielt aktuelle Unterlagen nachgereicht, aber nicht als Diagnoseliste: Entscheidend sind Funktionsgrenzen (wie lange gehen/stehen/sitzen, wie oft Pausen, wie stark Konzentration/Antrieb/Belastbarkeit, welche Nebenwirkungen), Verlauf (seit wann, wie häufig, wie stabil), Therapie (was wird versucht, mit welchem Ergebnis) und Prognose.
Drittens wird im Widerspruch konkret benannt, welche offene Frage die Aktenlage nicht klärt und warum eine persönliche Untersuchung oder zumindest eine aktualisierte fachärztliche Stellungnahme erforderlich ist.
Wichtig: Bei belastenden Entscheidungen gibt es grundsätzlich das Recht, sich zu entscheidungserheblichen Tatsachen zu äußern; es existieren jedoch Ausnahmen. Wenn Betroffene erkennbar keine echte Gelegenheit hatten, zu den tragenden Annahmen Stellung zu nehmen, kann das zusätzlich gerügt werden – am besten konkret („Die Entscheidung stützt sich auf Annahme X; dazu konnte ich mich vor Erlass nicht äußern“).
Formulierungsbaustein für den Widerspruch
„Der Bescheid beruht auf einer Begutachtung nach Aktenlage. Die entscheidungserheblichen Tatsachen sind damit nicht hinreichend aufgeklärt.
Die herangezogenen Unterlagen sind teilweise nicht aktuell und/oder unvollständig; insbesondere fehlen aktuelle Befunde zu meiner funktionellen Leistungsfähigkeit (Belastbarkeit im Alltag/Erwerb, Verlauf, Therapie, Nebenwirkungen).
Außerdem bleiben Widersprüche zwischen den ärztlichen Einschätzungen unaufgelöst. Ich beantrage daher eine erneute Sachverhaltsaufklärung, insbesondere durch Einholung aktueller fachärztlicher Unterlagen und – soweit erforderlich – eine persönliche Untersuchung. Ergänzend bitte ich um Akteneinsicht.“
FAQ
Darf das Amt ohne Untersuchung entscheiden?
Ja, wenn die Akte den Sachverhalt zuverlässig hergibt. Wenn offene medizinische Tatsachen entscheidend sind, wird Aktenlage angreifbar.
Was ist der häufigste Grund, warum Aktenlage kippt?
Die Akte ist zu alt oder zu lückenhaft, und die Begründung zeigt keinen klaren Funktionsbezug.
Was bringt Akteneinsicht konkret?
Sie zeigt, welche Unterlagen tatsächlich vorlagen, welche Aussagen übernommen wurden und ob zentrale Befunde fehlen. Erst danach lässt sich gezielt nachreichen.
Was sollte ein „gutes“ Arzt-/Therapie-Schreiben enthalten?
Nicht nur Diagnosen, sondern konkrete Funktionsgrenzen, Häufigkeiten, Verlauf, Therapieerfolg, Nebenwirkungen und eine aktuelle Einordnung.
Was, wenn eine Untersuchung verlangt wird und ich nicht hingehe?
Das kann Nachteile haben. Eine Versagung oder Entziehung ist jedoch an formale Voraussetzungen gebunden (Hinweis, Frist, Erforderlichkeit, Zumutbarkeit). Wer nicht kann, sollte Gründe sofort belegen und Alternativen anbieten (z. B. Terminverschiebung, Untersuchung bei anderer Stelle, ergänzende Befunde).
Quellenübersicht
- Sozialgesetzbuch X: § 20 Untersuchungsgrundsatz
- Sozialgesetzbuch X: § 24 Anhörung Beteiligter
- Sozialgesetzbuch X: § 25 Akteneinsicht
- Sozialgesetzbuch I: § 62 Untersuchungen
- Sozialgesetzbuch I: § 65 Grenzen der Mitwirkung
- Sozialgesetzbuch I: § 66 Folgen fehlender Mitwirkung
- Bundessozialgericht, Urteil vom 26.11.2020 – B 14 AS 13/19 R
- Richtlinien zur Feststellung von Pflegebedürftigkeit (Medizinischer Dienst Bund)
- DGUV: Hinweise/FAQ zur Begutachtung in der gesetzlichen Unfallversicherung
- Deutsche Rentenversicherung: Informationen zur sozialmedizinischen Begutachtung
- Sozialverband VdK: Hinweise zur Begutachtung im Schwerbehindertenrecht
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Sebastian Dorn ist Fachredakteur mit Schwerpunkt Sozialrecht, schreibt seit 2024 für gegen-hartz.de und produziert Videos für gegen-hartz.TV. Seine thematischen Schwerpunkte sind Renten-, Schwerbehinderten- und Bürgergeldrecht. Bereits zuvor war er über viele Jahre ehrenamtlich in der Sozialberatung aktiv und begleitete Leistungsberechtigte bei Anträgen, Widersprüchen und Klagen – diese Praxiserfahrung prägt heute seine journalistische Arbeit.
