Für Arbeitgeber und Beschäftigte kann eine scheinbar einfache Frage erhebliche Folgen haben: Ab wann gilt eine Schwerbehinderung im Unternehmen als „bekannt“? An diese Kenntnis knüpfen sich im Arbeitsrecht zahlreiche Schutzmechanismen und Pflichten, etwa im Zusammenhang mit Kündigungen, Beteiligungsrechten, Präventions- und Unterstützungsmaßnahmen. In kleinen Betrieben ist die Lage oft überschaubar, weil Informationen schnell bei der Unternehmensleitung oder der Personalabteilung ankommen.
In größeren Unternehmen mit mehreren Ebenen, Schichtstrukturen und funktionalen Zuständigkeiten entsteht dagegen ein Risiko: Wissen ist vorhanden, aber es ist nicht dort angekommen, wo es arbeitsrechtlich zählt.
Das Landesarbeitsgerichts Köln (4 SLa 438/24) befasste sich zwar mit einer speziellen arbeitsrechtlichen Situation rund um eine Beendigung durch auflösende Bedingung und die Frage, wann Klagefristen laufen. Seine Aussagen zur Zurechnung von Kenntnis reichen jedoch weit darüber hinaus, weil sie den Blick darauf lenken, welche Personen im Betrieb als „Schaltstelle“ für rechtserhebliche Informationen gelten und welche nicht.
Schwerbehinderung im Arbeitsrecht: Schutzmechanismen mit Voraussetzungen
Der besondere Schutz schwerbehinderter Menschen im Arbeitsverhältnis ist im Neunten Buch Sozialgesetzbuch verankert. Er zeigt sich besonders deutlich im Beendigungsrecht.
Eine Kündigung durch den Arbeitgeber setzt grundsätzlich die vorherige Zustimmung des Integrationsamts voraus. Daneben bestehen Beteiligungsrechte der Schwerbehindertenvertretung, die bei Entscheidungen, die schwerbehinderte Beschäftigte betreffen, einzubeziehen ist; bei Kündigungen führt eine unterlassene Beteiligung unter bestimmten Voraussetzungen zur Unwirksamkeit.
Hinzu kommen Pflichten, die weniger spektakulär wirken, aber im Alltag oft entscheidend sind: Maßnahmen der Prävention und das betriebliche Eingliederungsmanagement, wenn Beschäftigte länger arbeitsunfähig sind. Außerdem spielt der Gedanke der behinderungsgerechten Gestaltung von Arbeit und Arbeitsplatz eine Rolle, der in der Praxis häufig mit Fragen der Zumutbarkeit und der organisatorischen Umsetzung verbunden ist.
All diese Pflichten setzen nicht in jedem Detail voraus, dass der Arbeitgeber „alles weiß“. In vielen Situationen kommt es jedoch darauf an, ob der Arbeitgeber den Status als schwerbehinderter Mensch kannte oder kennen musste. Gerade beim Sonderkündigungsschutz ist die Kenntnisfrage ein wiederkehrender Dreh- und Angelpunkt, weil sie darüber mitentscheiden kann, ob Verfahren eingehalten werden mussten, ob Fristen laufen und wie sich ein späterer Streit prozessual entwickelt.
Wann gilt die Schwerbehinderung als „bekannt“?
Juristisch geht es nicht um das diffuse Gefühl, „irgendwer wird es schon gewusst haben“, sondern um zurechenbare Kenntnis. Unternehmen handeln durch Menschen. Deshalb stellt sich stets die Folgefrage: Wessen Wissen ist Wissen des Arbeitgebers?
Unproblematisch ist die Lage bei Personen, die das Unternehmen nach außen oder im Arbeitsverhältnis rechtsgeschäftlich vertreten. Weiß die Geschäftsführung einer GmbH oder der Inhaber eines Betriebs Bescheid, ist die Information dem Arbeitgeber zugerechnet. Ähnlich ist es bei Personen, die aufgrund ihrer Stellung und Vollmacht faktisch in einer vergleichbaren Rolle auftreten, etwa bei Prokuristen oder anderen leitenden Vertretern, sofern sie tatsächlich mit personalrechtlichen Entscheidungen betraut sind.
Schwieriger wird es unterhalb dieser Ebene. In modernen Unternehmen existieren Funktionsbezeichnungen, die eindrucksvoll klingen, aber arbeitsrechtlich nicht automatisch mit Vertretungsmacht oder Personalzuständigkeit verbunden sind.
Ein Titel in der E-Mail-Signatur beantwortet noch nicht die Frage, ob diese Person Kündigungen vorbereiten darf, Urlaube genehmigt, Abmahnungen ausspricht oder verbindliche Entscheidungen im Namen des Arbeitgebers trifft. Aus Sicht des Rechts zählt weniger die interne Selbstbeschreibung als die tatsächliche Aufgabe im Betrieb und die Erwartbarkeit, dass diese Person relevante Informationen an die zuständigen Stellen weiterleitet.
Die Linie des Landesarbeitsgerichts Köln: Kein Automatismus bei der Wissenszurechnung
Das Landesarbeitsgericht Köln formuliert in seinem Urteil vom 7. Mai 2025 eine klare Grenze: Nicht jedes Wissen im Betrieb wird dem Arbeitgeber zugerechnet. Entscheidend ist vielmehr, ob die Person, die von der Schwerbehinderung erfahren hat, eine Stellung innehat, bei der nach den Umständen zu erwarten ist, dass sie sich adäquat um personalrechtliche Belange kümmert und damit in einer arbeitgebernahen Funktion handelt.
Das Urteil entstand aus einem lang zurückreichenden Konflikt. Der Kläger war seit den 1980er-Jahren beschäftigt. In seinem Arbeitsvertrag war geregelt, dass das Arbeitsverhältnis ohne Kündigung enden sollte, wenn ihm eine Erwerbsminderungsrente bewilligt wird; zugleich gab es eine Wiedereinstellungszusage für den Fall späterer Wiederherstellung der Einsatzfähigkeit. Jahre später stritten die Parteien darüber, ob das Arbeitsverhältnis fortbestehe und ob Klagefristen versäumt wurden. In diesem Rahmen machte der Kläger unter anderem geltend, die Arbeitgeberseite habe seine Schwerbehinderung gekannt; deshalb hätte ein besonderer Schutzmechanismus greifen müssen, der Auswirkungen auf den Fristbeginn haben kann.
Hier setzt die Aussage des Gerichts an, die in der Praxis besonders aufmerksam gelesen wird: Die Kenntnis der Schwerbehindertenvertretung genügt nach dieser Entscheidung nicht, um dem Arbeitgeber Wissen zuzurechnen. Die Schwerbehindertenvertretung erfüllt eigene Aufgaben, sie vertritt die Interessen schwerbehinderter Menschen gegenüber dem Arbeitgeber und ist damit nicht Teil der „Arbeitgebersphäre“ in dem Sinn, dass ihr Wissen automatisch dem Unternehmen als Arbeitgeberwissen zugerechnet wird. Das Gericht verweist außerdem auf die rechtliche Pflicht zur Verschwiegenheit, die die Weitergabe sensibler Informationen gerade nicht selbstverständlich macht.
Auch die Kenntnis eines Fachvorgesetzten reicht nach dem Urteil nicht zwingend aus. Im entschiedenen Fall ging es um einen Kolonnenführer, der zwar organisatorisch „über“ den Mitarbeitenden stand, aber keine personalrechtlichen Befugnisse hatte. Er konnte weder Urlaub genehmigen noch Abmahnungen aussprechen oder Kündigungen veranlassen. Nach der Darstellung im Urteil war er vor allem als Sprachrohr eines Meisters tätig. Diese Rolle sah das Gericht nicht als arbeitgebernah genug an, um die Kenntnis der Schwerbehinderung dem Arbeitgeber zuzurechnen.
Mit dieser Argumentation wendet das Landesarbeitsgericht Köln einen Maßstab an, der auch aus anderen Bereichen des Arbeitsrechts bekannt ist: Wissen „unten“ im Betrieb wird erst dann rechtlich bedeutsam, wenn es bei einer Person liegt, die aufgrund Funktion und Stellung typischerweise für solche Informationen zuständig ist oder sie jedenfalls zuverlässig in den arbeitgeberseitigen Entscheidungsapparat einspeist.
Warum diese Abgrenzung so viel verändert
Die Konsequenzen sind nicht akademisch. Im Kündigungsrecht kann die Kenntnisfrage darüber entscheiden, ob vor einer Beendigung die Zustimmung des Integrationsamts hätte eingeholt werden müssen und wie sich prozessuale Fristen verhalten. Im vom Landesarbeitsgericht Köln entschiedenen Kontext spielte zusätzlich eine Rolle, dass bei der Kontrolle einer auflösenden Bedingung im Arbeitsvertrag ebenfalls kurze Klagefristen greifen. Das Gericht stellt dabei auf eine Wertung ab, die auch aus dem Kündigungsschutzrecht bekannt ist: Ein besonderer Schutz kann Fristmechaniken verschieben, wenn der Arbeitgeber den Schutzgrund kennt, weil sonst ein Informationsgefälle entstehen kann. Fehlt diese Kenntnis, laufen Fristen regelmäßig nach den allgemeinen Regeln an.
Über den konkreten Fall hinaus wirkt die Linie des Urteils in den betrieblichen Alltag hinein. Wer im Unternehmen als „empfangszuständig“ für Informationen zur Schwerbehinderung gilt, beeinflusst, ob und wann der Arbeitgeber Pflichten auslöst. Das betrifft nicht nur Beendigungen. Auch die ordnungsgemäße Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung setzt in der Praxis regelmäßig voraus, dass die zuständigen Stellen wissen, dass überhaupt eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung vorliegt. Gleiches gilt für die Frage, ob Maßnahmen zur behinderungsgerechten Anpassung diskutiert werden müssen oder ob ein Eingliederungsmanagement angeboten werden muss. Formal kann ein Unternehmen solche Pflichten nicht sinnvoll erfüllen, wenn die Information ausschließlich in einer Ecke des Betriebs verbleibt, die mit Personalentscheidungen nicht befasst ist.
Schutzrechte und das Risiko des „richtigen Adressaten“
Für Beschäftigte ist die Lage ambivalent. Einerseits besteht ein nachvollziehbares Interesse an Vertraulichkeit, denn Angaben zur Behinderung betreffen sehr persönliche Lebensbereiche. Andererseits können Schutzrechte faktisch leer laufen, wenn die Information nicht dort ankommt, wo Entscheidungen getroffen werden. Das Bundesarbeitsgericht hat in anderem Zusammenhang betont, dass der besondere Kündigungsschutz objektiv bestehen kann, selbst wenn der Arbeitgeber zunächst nichts wusste. Gleichzeitig trifft Beschäftigte bei Unkenntnis des Arbeitgebers eine Obliegenheit, innerhalb einer angemessenen Frist auf den besonderen Schutz hinzuweisen; als Regelfrist nennt das Gericht drei Wochen. Diese Rechtsprechung ist Ausdruck eines Ausgleichs: Der Arbeitgeber soll nicht dauerhaft mit einem nachträglich „überraschenden“ Sonderstatus konfrontiert werden, wenn er zuvor keinen Anlass hatte, ein Zustimmungsverfahren einzuleiten.
Damit entsteht für Beschäftigte eine praktische Herausforderung, die das Urteil aus Köln indirekt verschärft: Es genügt nicht immer, „irgendeiner“ Stelle im Betrieb Bescheid zu geben. Wer seine Rechte absichern will, muss darauf achten, dass die Information bei einer Stelle landet, deren Kenntnis rechtlich trägt. In vielen Unternehmen ist das typischerweise die Personalabteilung oder eine klar benannte Führungsebene mit personalrechtlicher Zuständigkeit. Der entschiedene Fall zeigt, dass selbst eine interne Interessenvertretung nicht automatisch als Übermittlungsweg in die Arbeitgeberkenntnis taugt, weil sie nicht für den Arbeitgeber handelt und zudem Verschwiegenheitspflichten beachten muss.
Vertraulichkeit versus Handlungsfähigkeit
Die Schwerbehindertenvertretung ist ein gutes Beispiel für diesen Spannungsbogen. Sie ist Interessenvertretung, nicht Personalabteilung. Viele Beschäftigte wenden sich zuerst an sie, gerade weil sie dort Schutz und Vertraulichkeit erwarten. Das Landesarbeitsgericht Köln betont, dass diese Konstruktion nicht dadurch unterlaufen wird, dass man ihr Wissen automatisch dem Arbeitgeber zurechnet. Gleichzeitig bleibt in der Praxis die Frage: Wie gelangt die Information dann in den arbeitgeberseitigen Verantwortungsbereich, wenn sie für Schutzmechanismen erforderlich ist?
Die Antwort liegt in einer bewussten, vom Betroffenen gesteuerten Kommunikation. Wenn Beschäftigte wollen, dass Verfahren eingehalten werden, müssen sie in der Regel eine Stelle informieren, die auf Arbeitgeberseite zuständig ist. Die Schwerbehindertenvertretung kann dabei unterstützen, etwa indem sie begleitet, aufklärt und bei der Formulierung hilft, ohne die Information eigenmächtig weiterzugeben. Das entspricht ihrer Rolle und schützt die Vertraulichkeit, ohne die Rechtsposition der betroffenen Person zu gefährden.
Was das Urteil des LAG Köln für die Praxis bedeutet
Das Urteil 4 SLa 438/24 ist kein Freibrief für Unwissen. Es ist vielmehr ein Hinweis darauf, dass Gerichte sehr genau hinsehen, ob Wissen in einer arbeitgebernahen Funktion vorhanden war oder nur in einer betrieblichen Nebenstruktur. Für Arbeitgeber bedeutet das, dass die interne Rollenarchitektur mehr ist als Organisationskosmetik. Für Beschäftigte bedeutet es, dass die Wahl des Adressaten darüber mitentscheiden kann, ob Schutzmechanismen praktisch greifen. In Streitfällen wird es oft nicht an materiellen Grundfragen scheitern, sondern an Zuständigkeit, Fristen und der Frage, ob und wann Wissen rechtlich zugerechnet wird.
Gerade in großen Unternehmen dürfte die Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Köln deshalb Aufmerksamkeit finden. Sie stärkt die Trennlinie zwischen Interessenvertretung und Arbeitgeberfunktion und setzt zugleich einen Maßstab dafür, wann Vorgesetztenwissen den Arbeitgeber bindet. Wer die Risiken minimieren will, kommt an klaren Zuständigkeiten, nachvollziehbaren Kommunikationswegen und sauberer Dokumentation nicht vorbei.
Quellnachweise
Landesarbeitsgericht Köln, Urteil vom 07.05.2025 – 4 SLa 438/24 (Zurechnung der Kenntnis: weder Schwerbehindertenvertretung noch Fachvorgesetzter/Kolonnenführer). Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 09.06.2011 – 2 AZR 703/09 (Sonderkündigungsschutz; Obliegenheit zur zeitnahen Mitteilung bei Unkenntnis des Arbeitgebers; Regelfrist drei Wochen).
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
