Selbständige im Bürgergeld – Vielfach Probleme mit der EKS und dem Jobcenter

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Wenn man als Bürgergeldbezieher selbständig tätig ist, muss man dem Jobcenter gegenüber nachweisen, welche Betriebseinnahmen und -ausgaben man hat. Dazu muss das Formular „Anlage zum Einkommen Selbstständiger (EKS)“ ausgefüllt und die Angaben mit Kopien sämtlicher Kosten- und Zahlungsnachweise belegt werden.

Diesen Nachweis fordern Jobcenter regelmäßig nach Ablauf des meist 6monatigen Bewilligungszeitraumes, was vielen Selbständigen offenbar erhebliche Probleme macht.

Denn immer wieder erreichen uns Hilferufe von selbständig Erwerbstätigen, die deshalb Probleme mit ihrem Jobcenter haben. Doch die Meisten dieser Probleme lassen sich recht einfach vermeiden.

Buchführung. Buchführung? Buchführung.

Wenn man selbständig tätig ist, gehört dazu auch eine ordnungsgemäße Buchführung mit – heute digitaler – Archivierung. Wer nicht weiß, was das ist, oder wie das geht, für den bieten Handwerkskammer und IHK kostenlose Seminare an.

Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für die Buchführung vereinfachen diese enorm. Sie sind zwar für das Finanzamt gedacht, liefern aber auch die für eine EKS benötigten Daten. Es kann jedoch einfacher sein, für das Jobcenter eine eigene laufende Buchführung nach den Vorgaben der EKS anzufertigen.

In jedem Fall gehört es dazu, dass man Belege regelmäßig digitalisiert (einscannt) und systematisch archiviert, um den gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften nachzukommen. Dann muss man für die EKS nur noch diese digitalen Belege auf einen USB-Stick kopieren und das wars auch schon.

Wer stattdessen mit einer Loseblattsammlung arbeitet, wird mit Sicherheit Probleme bekommen und das nicht nur mit dem Jobcenter.
Auch Steuerberater können einen nicht davor bewahren, denn die können und machen nur Buchhaltung für das Finanzamt und nicht für das Jobcenter, und da gibt es schon deutliche Unterschiede.

Datenschutz – was kann, darf oder muss ich schwärzen?

Jeder Selbständige steht beim Erstellen der EKS vor der Frage: Soll und muss ich Namen und Adressen von Kunden und Lieferanten schwärzen?

Die Antwort vom Bundesdatenschutzbeauftragten und der Datenschutzbeauftragten der Länder auf diese Frage lautet: Nein, das müssen Sie nicht, aber Sie dürfen.

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist ein selbstständiger Leistungsbezieher nicht verpflichtet, Namen und Adressen von Kunden und Lieferanten auf den an das Jobcenter weitergegebenen Kopien zu schwärzen, worüber Kunden und Lieferanten auch nicht informiert werden müssen (vgl. 2. Rundscheiben des BfDI an Jobcenter vom 10.03.2020).

Denn für die Weitergabe dieser Daten hat ein Leistungsbezieher regelmäßig ein berechtigtes Interesse: die Sicherung seiner Existenz mit Bürgergeld.

Sofern eine Zuordnung der Belege für die EKS über andere Daten wie Rechnungs- oder Kundennummer möglich ist, können und dürfen Namen und Adressen von Kunden und Lieferanten auf Kopien für das Jobcenter geschwärzt werden.
Rechnungs- und Buchhaltungssoftware bieten jedoch keine Möglichkeit zur Schwärzung dieser Daten, da sie für das Finanzamt sichtbar sein müssen. Deshalb sollte man bei der Digitalisierung der Belege für das Finanzamt gleich eine Kopie für das Jobcenter mit erstellen und dort diese Daten schwärzen.

Eine effiziente Buchführung verhindert Probleme und spart Zeit

Als Selbständiger und Leistungsbezieher sollte man sich möglichst eine effiziente Buchführung aneignen, für das Finanzamt und das Jobcenter.

Bevor man als Selbständiger loslegt, sollte man sich nicht nur mit Rechnungen und Buchungen auskennen, sondern auch unbedingt das Formular EKS einmal durchgehen und sich ergebende Fragen unverzüglich mit dem Jobcenter klären, bevor man am Ende des Bewilligungszeitraumes auf möglicherweise nicht mehr behebbare Probleme stößt.

Aufgrund der Unterschiede zwischen Finanzamt und Jobcenter beim Tätigkeitsnachweis kann es zudem einfacher, übersichtlicher und am Ende auch zeitsparender sein, für das Jobcenter eine eigene laufende Buchführung mit Einnahmen und Ausgaben nach den Vorgaben der EKS anzulegen, indem man beispielsweise mit einem Tabellenkalkulationsprogramm monatlich die Buchungsdaten nach den Vorgaben der EKS erfasst.

Hat man sich für ein bestimmtes Vorgehen entschieden, sollte man regelmäßig Ein- und Ausgaben buchen, Belege digitalisieren und falls gewünscht eine Kopie davon für das Jobcenter schwärzen, um nicht nach 6 Monaten vor einem unübersichtlichen Papierhaufen zu sitzen, wenn das Jobcenter die EKS fordert.

So erspart man sich eine Menge Zeit beim Erstellen der EKS sowie Probleme und Ärger mit dem Jobcenter.