Pünktlich zum Jahresende erhalten Millionen von Mietern in Deutschland ihre Nebenkostenabrechnung. Oftmals wird dabei nur kurz geprüft, ob eine Nachzahlung fällig ist oder vielleicht sogar eine Erstattung winkt. Doch gerade jetzt lohnt es sich, die Abrechnung genauer unter die Lupe zu nehmen. Denn wer seine Rechte kennt und einige wichtige Punkte beachtet, kann bares Geld sparen.
Welche Punkte hierbei besonders relevant sind und welche Rechte Mieter – und indirekt auch Vermieter – unbedingt kennen sollten, erfahren Sie in diesem ausführlichen Beitrag.
Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Ein wichtiger Punkt bei der Nebenkostenabrechnung ist die Einhaltung gesetzlicher Fristen durch den Vermieter. Gemäß § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.
Konkret bedeutet das: Für den Abrechnungszeitraum vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2024 beim Mieter eingegangen sein.
Wichtig: Es zählt der Zeitpunkt, an dem die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist, nicht das Erstellungsdatum. Versäumt der Vermieter diese Frist, verfällt sein Anspruch auf Nachzahlungen.
Das heißt, der Mieter muss keine Nachzahlungen leisten, wenn die Abrechnung zu spät zugestellt wird. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat – dies muss er jedoch nachweisen.
Bei einem Guthaben für den Mieter gilt diese Frist hingegen nicht: Auch bei einer verspäteten Abrechnung muss der Vermieter das Guthaben auszahlen.
Wie können Mieter Kostenpositionen prüfen und Kürzungen vornehmen?
Das Jahr 2023 brachte einige Änderungen mit sich, die sich direkt auf die Nebenkostenabrechnung auswirken. “Für Mieter bedeutet das, dass sie jetzt weniger zahlen müssen. Allerdings ist davon auszugehen, dass viele Vermieter diese Änderungen nicht beachten oder davon nichts wissen”, sagt der Experte Dr. Utz Anhalt. Diese sind:
Aufteilung der CO₂-Kosten: Seit dem 1. Januar 2023 müssen Mieter die CO₂-Kosten für Heizungen nicht mehr vollständig allein tragen. Je schlechter der energetische Zustand eines Gebäudes, desto höher ist der Anteil, den der Vermieter übernehmen muss.
Laut dem Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten muss die Abrechnung daher klare Angaben zum energetischen Zustand des Gebäudes und zur Aufteilung der CO₂-Kosten enthalten.
Tipp: Fehlen diese Angaben in der Abrechnung, sind Mieter berechtigt, die Heizkosten pauschal um 3 % zu kürzen. Um die Aufteilung der CO₂-Kosten selbst grob zu überprüfen, stellt die Bundesregierung einen kostenlosen Online-Rechner zur Verfügung.
Preisbremsen für Energie: Im Jahr 2023 galten Preisbremsen für Strom, Gas und Fernwärme. Für 80 % des Vorjahresverbrauchs wurden die Kosten gedeckelt:
- Strom: maximal 40 Cent pro Kilowattstunde
- Gas: maximal 12 Cent pro Kilowattstunde
- Fernwärme: maximal 9,5 Cent pro Kilowattstunde
Diese Preisdeckelungen müssen in der Nebenkostenabrechnung klar ausgewiesen sein.
Achtung vor doppelten Kostenpositionen: Es kommt vor, dass bestimmte Kosten versehentlich oder wissentlich seitens des Vermieters doppelt berechnet werden:
- Hausmeisterkosten: Wenn der Hausmeister auch Aufgaben wie Hausreinigung oder Gartenpflege übernimmt, dürfen diese Kosten nicht zusätzlich unter separaten Positionen abgerechnet werden. Werden die Hausmeisterkosten nicht detailliert aufgeschlüsselt, können Mieter pauschal 20 % dieser Kosten kürzen.
- Heiz- und Warmwasserkosten: Achten Sie darauf, dass diese Kosten nicht doppelt unter verschiedenen Positionen aufgeführt sind.
Wie kann man durch die Steuererklärung Geld zurückbekommen?
Viele der in der Nebenkostenabrechnung aufgeführten Dienstleistungen sind steuerlich absetzbar. Durch die sogenannten haushaltsnahen Dienstleistungen können Mieter einen Teil ihrer Ausgaben vom Finanzamt zurückerhalten.
Was sind haushaltsnahe Dienstleistungen?
- Beispiele: Hausmeisterdienste, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Schornsteinfegerarbeiten, Wartung der Heizungsanlage.
- Steuervorteil: 20 % der Lohn- und Fahrtkosten können direkt von der Steuerschuld abgezogen werden, bis zu 4.000 € pro Jahr.
Wichtig: In der Nebenkostenabrechnung müssen diese Kosten klar zwischen Lohn- und Materialkosten aufgeschlüsselt sein. Nur so können sie in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Falls die Abrechnung diese Aufschlüsselung nicht enthält, haben Mieter das Recht, sie vom Vermieter einzufordern. Dies wurde auch durch ein Urteil des Landgerichts Berlin (Aktenzeichen: 18 S 339/16) aus dem Jahr 2017 bestätigt.
Wie geht man vor?
- Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung auf entsprechende Positionen.
- Fordern Sie ggf. eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten vom Vermieter oder der Hausverwaltung.
- Tragen Sie die absetzbaren Beträge in Ihrer Steuererklärung unter “Haushaltsnahe Dienstleistungen” ein.
Welche Kosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden?
Nicht alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Immobilie entstehen, dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Einige häufige Beispiele für nicht umlagefähige Kosten sind:
- Verwaltungskosten: Gebühren für die Hausverwaltung, Buchhaltungskosten, Bankgebühren.
- Instandhaltung und Instandsetzung: Kosten für Reparaturen, Wartung und Rücklagenbildung.
- Anschaffungskosten: Kosten für den Kauf von Geräten oder Anlagen, z. B. Rauchmelder.
- Seit dem 1. Juli 2024: Gebühren für Kabelanschluss dürfen nicht mehr über die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden.
Tipp: Überprüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung sorgfältig auf solche Positionen. Sollten Ihnen nicht umlagefähige Kosten berechnet werden, sprechen Sie Ihren Vermieter darauf an und fordern Sie eine Korrektur der Abrechnung.
Wie und wann können Mieter Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen?
“Falls Sie Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihrer Nebenkostenabrechnung feststellen, haben Sie als Mieter das Recht, Einspruch einzulegen. Gemäß § 556 BGB gilt hierfür eine Frist von zwölf Monaten ab Erhalt der Abrechnung”, so Anhalt.
Das bedeutet:
- Sie haben ein Jahr Zeit, um Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben.
- Diese Frist gilt unabhängig davon, ob Sie bereits eine Nachzahlung geleistet haben.
- Auch rückwirkend können Sie die Abrechnung prüfen und ggf. zu viel gezahlte Beträge zurückfordern.
Recht auf Belegeinsicht:
- Mieter haben das Recht, Einsicht in die Originalbelege zu verlangen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen.
- Dies ermöglicht eine genaue Prüfung der abgerechneten Kosten.
- Die Einsichtnahme sollte nach vorheriger Terminabsprache erfolgen.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot:
- Vermieter sind verpflichtet, bei der Vergabe von Dienstleistungen das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
- Das bedeutet, dass sie mehrere Angebote einholen und das wirtschaftlichste für die Mieter auswählen müssen.
- Verstöße gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot können ebenfalls beanstandet werden.
Wie legt man Einspruch ein?
- Schriftlich: Richten Sie Ihren Einspruch schriftlich an den Vermieter oder die Hausverwaltung.
- Begründung: Führen Sie konkrete Punkte und Unstimmigkeiten an.
- Frist wahren: Achten Sie darauf, den Einspruch innerhalb der gesetzlichen Frist einzureichen.
Warum sich eine genaue Prüfung der Nebenkostenabrechnung lohnt
Die Nebenkostenabrechnung ist mehr als nur eine jährliche Formalität. Sie bietet Mietern die Möglichkeit, potenzielle Fehler aufzudecken und Geld zu sparen. “Nach Schätzungen des Deutschen Mieterbundes enthält jede zweite Nebenkostenabrechnung Fehler”, warnt Anhalt. Wer seine Rechte kennt und diese aktiv wahrnimmt, kann somit erheblich profitieren, so der Experte.
Unsere Empfehlungen:
- Nehmen Sie sich Zeit für die Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung.
- Informieren Sie sich über aktuelle gesetzliche Regelungen und Änderungen.
- Scheuen Sie sich nicht, bei Unklarheiten oder Fehlern den Dialog mit Ihrem Vermieter zu suchen.
- Nutzen Sie steuerliche Vorteile, indem Sie haushaltsnahe Dienstleistungen in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
Ein offener und fairer Umgang zwischen Mietern und Vermietern ist dabei entscheidend. Letztlich profitieren beide Seiten von Transparenz und Klarheit in der Nebenkostenabrechnung.
Weiterführende Informationen und Unterstützung:
- Mietervereine: Bei Unsicherheiten können Sie sich an einen Mieterverein wenden, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht.
- Verbraucherschutz: Auch Verbraucherzentralen bieten Hilfestellung bei Fragen rund um Mietrecht und Nebenkostenabrechnungen.
- Rechtliche Beratung: In komplexen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Fachanwalt für Mietrecht zu konsultieren.
Bleiben Sie informiert und nutzen Sie Ihre Rechte – es lohnt sich!
- Über den Autor
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
