Beschäftigungspflichtige Arbeitgeber mit im Jahresdurchschnitt mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen grundsätzlich fünf Prozent ihrer Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen besetzen.
Wird diese Quote verfehlt, fällt pro unbesetztem Pflichtarbeitsplatz eine monatliche Abgabe an. Sie soll einerseits Anreize setzen, Menschen mit Schwerbehinderung einzustellen, und andererseits Integrationsämter bei ihren Leistungen zugunsten inklusiver Beschäftigung finanzieren.
Die Zahlung der Abgabe befreit ausdrücklich nicht von der Beschäftigungspflicht selbst.
Sätze werden angepasst
Rechtsgrundlage ist § 160 SGB IX. Die Sätze werden dynamisch angepasst, sobald die sozialversicherungsrechtliche Bezugsgröße gegenüber der letzten Neubestimmung um mindestens zehn Prozent gestiegen ist.
Genau dies war zum 1. Januar 2025 der Fall; das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat die neuen Beträge im Bundesanzeiger bekanntgemacht.
Bereits seit 1. Januar 2024 gibt es zudem eine zusätzliche, vierte Staffel für Arbeitgeber, die trotz Pflicht keinen einzigen schwerbehinderten Menschen beschäftigen.
Neue Beträge ab Erhebungsjahr 2025 – fällig erstmals bis 31. März 2026
Für das Erhebungsjahr 2025 gelten höhere Sätze, die erstmals mit der regulären Fälligkeit der Ausgleichsabgabe bis zum 31. März 2026 zu entrichten sind. Unternehmen, die nur drei bis unter fünf Prozent erreichen, zahlen je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz 155 Euro monatlich.
Sinkt die Quote auf zwei bis unter drei Prozent, erhöht sich der Betrag auf 275 Euro monatlich. Liegt die Quote über null, aber unter zwei Prozent, sind monatlich 405 Euro zu entrichten.
Wird die Pflichtquote überhaupt nicht erfüllt, beträgt die Abgabe 815 Euro pro Monat und unbesetztem Pflichtarbeitsplatz.
Sonderregeln für kleinere Arbeitgeber
Für Betriebe unterhalb der Schwellen von 40 beziehungsweise 60 zu berücksichtigenden Arbeitsplätzen gelten weiterhin erleichterte Staffelbeträge.
So wird bei weniger als 40 Arbeitsplätzen je nach tatsächlicher Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein reduzierter Monatsbetrag fällig; Vergleichbares gilt für Unternehmen mit weniger als 60 Arbeitsplätzen in abgestufter Form.
Diese Sonderregelungen bleiben auch nach der Anhebung der Sätze bestehen und sind – wie die allgemeinen Staffelungen – bundesweit einheitlich anzuwenden.
Fristen, Verfahren und Säumnisfolgen
Die Ausgleichsabgabe wird im Rahmen der jährlichen Selbstveranlagung fällig. Spätestens bis zum 31. März des Folgejahres ist die Anzeige für das Vorjahr bei der Bundesagentur für Arbeit abzugeben; zeitgleich muss die errechnete Abgabe beim zuständigen Integrationsamt eingehen.
Für das Jahr 2025 bedeutet das: Anzeige und Zahlung müssen bis zum 31. März 2026 erfolgen. Wer die Frist reißt, riskiert Säumniszuschläge. Zur Abwicklung hat sich in der Praxis das elektronische Verfahren „IW-Elan“ etabliert.
Entlastungswege: Anrechnungen gezielt nutzen
Unternehmen können die Abgabenlast senken, ohne den inklusiven Zweck zu verfehlen. Gesetzlich vorgesehen ist insbesondere die Anrechnung von Aufträgen an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen und Blindenwerkstätten: 50 Prozent des auf die Arbeitsleistung der dort Beschäftigten entfallenden Rechnungsbetrags können mit der Abgabe verrechnet werden.
Darüber hinaus sind Mehrfachanrechnungen möglich, etwa bei schwerbehinderten Auszubildenden oder in besonders gelagerten Fällen mit Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Beide Instrumente reduzieren die Zahlungspflicht und fördern zugleich real Beschäftigung und Qualifizierung.
Die angehobenen Sätze verändern die wirtschaftliche Abwägung spürbar. Für Arbeitgeber, die keine einzige schwerbehinderte Person beschäftigen, steigt die monatliche Belastung pro unbesetztem Pflichtarbeitsplatz auf 815 Euro.
Das verschiebt die Kosten-Nutzen-Rechnung zugunsten von Einstellungs-, Qualifizierungs- und Bindungsstrategien. Betriebs- und Personalräte sowie Schwerbehindertenvertretungen erhalten damit einen zusätzlichen Hebel, um mit der Arbeitgeberseite über inklusive Personalplanung, barrierefreie Arbeitsgestaltung und geeignete Recruiting-Kanäle zu verhandeln – von gezielten Praktika und Trainee-Formaten bis zu Kooperationen mit Reha-Trägern und Integrationsfachdiensten.
Konkrete To-dos bis zur nächsten Fälligkeit
Pragmatisch empfiehlt sich eine mehrstufige Vorbereitung: Zunächst sollten Betriebe ihre Pflichtarbeitsplätze, die aktuelle Beschäftigungsquote und mögliche Nachmeldungen verlässlich prüfen. Anschließend gilt es, Stellenprofile und Arbeitsorganisation auf Barrierefreiheit und Eignung für unterschiedliche Leistungsbilder zu screenen. Parallel sollten Anrechnungspotenziale – etwa Werkstattaufträge – dokumentiert und gegebenenfalls vertraglich vorbereitet werden.
Schließlich ist das elektronische Anzeigeverfahren frühzeitig einzuplanen, damit die Selbstveranlagung vollständig und fristgerecht abgeschlossen werden kann. Diese Schritte reduzieren Rechts- und Reputationsrisiken, sichern Budgets und schaffen die Grundlage für eine nachhaltige, inklusive Personalarbeit.
Fazit
Mit der gesetzlichen Dynamisierung und der seit 2024 eingeführten vierten Staffel setzt der Gesetzgeber klare Anreize, die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen nicht aufzuschieben. Abgabenerhöhungen ab dem Erhebungsjahr 2025, die erstmals am 31. März 2026 zu zahlen sind, machen Untätigkeit teurer und aktive Inklusion wirtschaftlich attraktiver.
Wer die Zeit bis zur nächsten Fälligkeit nutzt, um Strukturen, Prozesse und Partnerschaften inklusiv auszurichten, reduziert nicht nur seine Abgabenlast, sondern erschließt sich einen breiteren Talentpool – im Sinne einer zukunftsfesten Personalstrategie und gelebter Teilhabe.
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
