Viele Mieterinnen und Mieter erleben es jedes Jahr aufs Neue: Die Abrechnung der Nebenkosten wirkt wie ein zweiter Mietvertrag – mit Positionen, die mal plausibel, mal rätselhaft erscheinen. Genau hier beginnt das Problem. Denn nicht alle„Nebenkosten“ müssen vom Mieter gezahlt werden.
Rechtlich geht es nämlich in der Wohnraummiete fast immer um „Betriebskosten“: laufende Ausgaben, die durch den gewöhnlichen Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks entstehen. Alles, was nicht in diese Kategorie fällt oder nicht wirksam vereinbart wurde, bleibt Sache der Vermieterseite – auch wenn es in der Abrechnung auftaucht.
In den vergangenen Jahren haben Gesetzgeber und Gerichte zudem an mehreren Stellen nachgeschärft. Bestimmte Posten, die früher häufig in Abrechnungen standen, dürfen heute nicht mehr in dieser Form auf Mieterinnen und Mieter abgewälzt werden.
Drei “Nebenkosten” stechen dabei besonders hervor: der Wegfall der Umlage von Kabel-TV-Gebühren, die Beteiligung der Vermieterseite am CO₂-Preis und die Grenzen bei Rauchwarnmeldern.
Was rechtlich überhaupt als Betriebskosten durchgeht
Die Spielregeln stehen im Bürgerlichen Gesetzbuch und in der Betriebskostenverordnung. Maßgeblich ist der Grundsatz: Betriebskosten sind laufende Kosten. Einmalige Ausgaben oder Aufwendungen, die den Wert des Gebäudes erhalten oder steigern, sind etwas anderes.
Ebenso wichtig: Selbst umlagefähige Betriebskosten müssen im Mietvertrag wirksam auf die Mietpartei übertragen sein. Fehlt eine entsprechende Vereinbarung, bleibt es bei der Grundmiete, in der diese Kosten bereits „mit drin“ sind.
Die Betriebskostenverordnung nennt typische Kostenarten, etwa für Wasser, Entwässerung, Wärmeversorgung, Reinigung oder Beleuchtung. Gleichzeitig benennt sie ausdrücklich Kosten, die nicht dazugehören. Besonders deutlich ist die Abgrenzung bei Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung: Diese Kosten zählen nicht zu den Betriebskosten und dürfen deshalb nicht über die jährliche Abrechnung auf Wohnraummieterinnen und -mieter umgelegt werden.
Diese Nebenkosten müssen Mieter nicht zahlen
| Nicht zulässige Kostenposition in der Nebenkostenabrechnung | Warum nicht zulässig (typische Beispiele) |
|---|---|
| Verwaltungskosten | Diese Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten. Dazu zählen etwa Ausgaben für Hausverwaltung, Büroorganisation, Telefon, Porto, Software, Kontoführung oder Buchhaltung. |
| Instandhaltung und Instandsetzung | Reparaturen und die Beseitigung von Schäden sind keine laufenden Betriebskosten. Typisch sind etwa der Austausch defekter Teile, Rohrbruchbehebung, Reparaturen an Dach, Fassade, Fenstern oder Leitungen. |
| Erneuerungen und Sanierungen | Maßnahmen, die Bauteile ersetzen oder grundlegend erneuern, sind nicht über Nebenkosten abrechenbar. Beispiele sind neue Heizungsanlage, neue Fenster, neue Dämmung oder umfassende Strangsanierungen. |
| Modernisierungskosten | Verbesserungen am Gebäude dürfen nicht als Betriebskosten „durchlaufen“. Modernisierung kann allenfalls über die Miete und nur nach den dafür vorgesehenen Regeln berücksichtigt werden, nicht über die Jahresabrechnung. |
| Finanzierungs- und Kapitalkosten | Darlehenszinsen, Kreditgebühren, Bereitstellungszinsen oder sonstige Finanzierungskosten betreffen die Eigentümerseite und sind keine Kosten des laufenden Gebäudebetriebs. |
| Rücklagen, insbesondere Instandhaltungsrücklage | Rücklagen dienen der zukünftigen Erhaltung und sind keine laufenden Kosten. In Abrechnungen taucht das mitunter als „Rücklage“, „Erhaltungsrücklage“ oder „Instandhaltungsrückstellung“ auf. |
| Leerstandskosten | Kostenanteile für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die übrigen Mietparteien verteilt werden. Der Verteilungsmaßstab muss den tatsächlichen Umlageschlüssel korrekt abbilden. |
| Rechts- und Prozesskosten der Vermieterseite | Anwaltskosten, Gerichtskosten oder Streitkosten aus Auseinandersetzungen rund um Vermietung und Eigentum sind keine Betriebskosten und gehören nicht in die Umlage. |
| Mahn-, Inkasso- und Verzugsfolgekosten der Vermieterseite | Gebühren oder Zinsen, die entstehen, weil Rechnungen verspätet bezahlt wurden, sind kein laufender Betriebsaufwand, sondern Folge eines Zahlungs- oder Organisationsrisikos. |
| Rauchwarnmelder: Gerätemiete/Leasing | Die laufende Miete für Rauchwarnmelder ist als Betriebskostenposition nicht zulässig. In Abrechnungen ist das oft als „Rauchwarnmelder-Miete“, „Leasing“ oder „Geräteservice inkl. Miete“ bezeichnet. |
| Kabel-TV-Anschlussgebühren über die Nebenkosten (seit 01.07.2024) | Die früher häufig umgelegten laufenden Kabel-TV-Gebühren („Nebenkostenprivileg“) dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr als Betriebskosten abgerechnet werden. |
| CO₂-Kosten vollständig auf die Mietpartei abgewälzt | Seit dem Abrechnungsjahr 2023 muss die Vermieterseite einen gesetzlich bestimmten Anteil an den CO₂-Kosten tragen. Eine Abrechnung, die den CO₂-Preis komplett der Mietpartei zuweist, ist in dieser Form nicht zulässig. |
| „Sonstige Betriebskosten“ ohne konkrete Vereinbarung | Kostenarten, die nicht typisch im Betriebskosten-Katalog stehen, sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag hinreichend konkret benannt wurden. Pauschale Sammelbegriffe reichen oft nicht aus. |
| Verdeckte Instandsetzung über andere Positionen | Wenn etwa Reparaturen über „Hausmeister“, „Gartenpflege“ oder „Gebäudereinigung“ mitabgerechnet werden, ist der nicht laufende Reparaturanteil herauszurechnen und nicht umlagefähig. |
Kabel-TV: Seit dem 1. Juli 2024 ist die Umlage der laufenden Gebühren vorbei
Die wohl spürbarste Änderung für viele Haushalte betrifft Kabelfernsehen. Was früher oft automatisch über einen Sammelvertrag im Haus lief und als Posten in der Betriebskostenabrechnung auftauchte, ist seit dem 1. Juli 2024 in dieser Form nicht mehr zulässig: Die monatlichen Entgelte für den mietvertraglich „mitgelieferten“ TV- oder Breitbandanschluss dürfen nicht mehr als Nebenkosten abgerechnet werden. Für Mieterinnen und Mieter bedeutet das praktisch mehr Wahlfreiheit – und für Vermietende das Ende einer Routineposition in der Abrechnung.
Wichtig ist die Unterscheidung: Bestimmte laufende Kosten rund um eine gemeinschaftliche Empfangsanlage können weiterhin als Betriebskosten abrechenbar sein. Verboten ist jedoch das pauschale Durchreichen der Anschlussgebühren über die Betriebskostenabrechnung. Wo weiterhin ein Angebot über die Vermieterseite läuft, braucht es regelmäßig eine klare individualvertragliche Grundlage außerhalb der Betriebskostenlogik.
Neu hinzugekommen ist außerdem eine Sonderregel, die im Zuge der Umstellung auf Glasfaser eine begrenzte Umlage als Bereitstellungsentgelt ermöglicht – aber nur unter Bedingungen und mit klaren Obergrenzen. Die Bundesnetzagentur nennt dafür einen Höchstbetrag pro Jahr sowie einen maximalen Gesamtbetrag je Wohneinheit und knüpft das Entgelt daran, dass die Mietpartei den Anbieter frei wählen kann. Das ist kein Freifahrtschein, sondern eine eng gefasste Ausnahme, die in der Praxis sorgfältig geprüft werden muss.
CO₂-Preis: Der Anteil der Vermieterseite darf nicht mehr vollständig weitergereicht werden
Beim Heizen mit fossilen Brennstoffen fällt ein CO₂-Preis an. Seit dem Abrechnungsjahr 2023 gilt in Wohngebäuden: Diese CO₂-Kosten werden nicht mehr automatisch vollständig der Mietpartei zugeschlagen. Stattdessen schreibt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz eine Beteiligung der Vermieterseite vor, die sich an der energetischen Qualität des Gebäudes orientiert.
Je schlechter die Energiebilanz, desto höher fällt der Anteil aus, den Vermietende übernehmen müssen. Die Konsequenz für die Abrechnung ist deutlich: Der Vermieteranteil muss ausgewiesen und von den Kosten abgezogen werden, die der Mietpartei in Rechnung gestellt werden.
Das Gesetz ist nicht nur ein Rechenmodell, sondern ein Verbot mit Umweg: Wer den CO₂-Preis weiterhin vollständig als „Heizkosten“ ansetzt, rechnet zu viel ab. Mieterinnen und Mieter haben in solchen Fällen regelmäßig ein Kürzungs- beziehungsweise Erstattungsinteresse.
Für Gebäude, in denen die Bewohnerinnen und Bewohner den Brennstoff selbst beschaffen, sieht die Verbraucherberatung ebenfalls Wege vor, den Vermieteranteil geltend zu machen – die Abrechnung muss dann dennoch so gestaltet sein, dass die notwendigen Angaben nachvollziehbar sind.
Rauchwarnmelder: Gerätemiete ist als Betriebskosten nicht zulässig
Ein weiterer Punkt, der in vielen Abrechnungen lange „mitlief“, ist die Gerätemiete für Rauchwarnmelder. Der Bundesgerichtshof hat hier eine klare Grenze gezogen: Die Kosten für die Anmietung der Geräte sind keine umlagefähigen Betriebskosten. Damit ist ein verbreitetes Modell, bei dem statt Kauf ein Miet- oder Leasingvertrag abgeschlossen und die Rate dann jährlich umgelegt wird, im Wohnraummietrecht in dieser Form nicht abrechenbar.
Gleichzeitig bleibt die Praxis kompliziert, weil nicht jeder Rauchwarnmelder-Posten automatisch unzulässig ist. Regelmäßige Prüf- und Wartungsleistungen können – je nach Vertragsgestaltung – als laufende Kosten einzuordnen sein. Entscheidend ist dann aber nicht nur die Einordnung als laufender Aufwand, sondern auch die mietvertragliche Vereinbarung, insbesondere wenn solche Kosten unter „sonstige Betriebskosten“ fallen sollen.
Die Klassiker: Kosten, die nie Betriebskosten waren – und es auch heute nicht sind
Viele Streitfälle drehen sich nicht um neue Gesetze, sondern um alte Grundsätze. Die Betriebskostenverordnung macht unmissverständlich klar, dass Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung keine Betriebskosten sind. In der Abrechnung begegnen diese Posten jedoch häufig in Verkleidung, etwa wenn Reparaturen als „Hausmeisterleistung“ erscheinen oder wenn Sanierungsarbeiten als „Pflege“ etikettiert werden. Juristisch bleibt es dabei: Was der Erhaltung oder Wiederherstellung dient, gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung, selbst wenn die Maßnahme sinnvoll oder dringend war.
Ähnlich verhält es sich mit Ausgaben, die dem Vermieterstatus als Eigentümerin oder Eigentümer zugeordnet sind. Dazu zählen typische Verwaltungsausgaben wie organisatorische Tätigkeiten und klassische Vermieterkosten, die mit dem Mietverhältnis als Rechtsverhältnis zusammenhängen. Auch Finanzierungskosten und Aufwendungen rund um den Kapitaldienst sind keine Kosten des laufenden Gebäudebetriebs. Sie bleiben im wirtschaftlichen Risiko der Vermieterseite – genauso wie das Risiko von Leerstand.
Wenn zulässige Überschriften Unzulässiges „mitschleppen“
In der Praxis entscheidet oft nicht der Titel einer Position, sondern ihr Inhalt. Ein Beispiel ist der Hausmeister. Grundsätzlich können bestimmte laufende Tätigkeiten im Haus umlagefähig sein. Sobald jedoch Reparaturen, der Austausch defekter Teile oder handwerkliche Instandsetzung über die Hausmeisterrechnung abgedeckt werden, wird der Posten problematisch. Dann muss getrennt werden: laufender Betrieb auf der einen Seite, Instandsetzung auf der anderen. Passiert das nicht, ist die Abrechnung in diesem Punkt angreifbar.
Ähnlich ist es bei Arbeiten am Grundstück. Regelmäßige Pflege kann Betriebskosten sein. Arbeiten, die einer grundlegenden Erneuerung gleichkommen oder einen einmaligen Charakter haben, gehören dagegen nicht in die jährliche Umlage.
Gerade bei Außenanlagen verschwimmen in Rechnungen die Grenzen schnell, weil Dienstleister gern „Pakete“ anbieten. Für Mieterinnen und Mieter ist dann nicht entscheidend, wie das Paket heißt, sondern was tatsächlich gemacht wurde und ob es sich um laufende Pflege oder um Erhaltungs- beziehungsweise Erneuerungsarbeiten handelt.
Auch bei Versicherungen lohnt ein zweiter Blick. Umlagefähig sind typischerweise nur solche Versicherungen, die den laufenden Gebäudebetrieb absichern, etwa Sach- und Haftpflichtrisiken rund um das Gebäude. Alles, was eher dem Vermögensschutz, dem Rechtsstreit oder dem Vermieterrisiko dient, ist in der Betriebskostenabrechnung fehl am Platz. In vielen Abrechnungen tauchen solche Grenzfälle nicht offen auf, sondern stecken in Sammelpositionen oder unpräzisen Bezeichnungen.
„Sonstige Betriebskosten“: Warum die Formulierung im Mietvertrag so viel ausmacht
Der Begriff „sonstige Betriebskosten“ wirkt wie ein Auffangbecken. Genau das ist er im Wohnraummietrecht aber nicht. Kosten, die nicht bereits als typische Betriebskostenarten in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind, müssen im Mietvertrag konkret benannt werden, wenn sie umgelegt werden sollen. Wer nur pauschal „sonstige Betriebskosten“ vereinbart, schafft damit häufig keine belastbare Grundlage, um später neue oder ungewöhnliche Kostenarten abzurechnen.
Das ist besonders relevant bei modernen Technikposten: Wartung von speziellen Sicherheitseinrichtungen, Serviceverträge für Anlagen oder neue digitale Dienstleistungen können in der Praxis nur dann sicher umgelegt werden, wenn sie als Kostenart im Vertrag greifbar beschrieben sind. Fehlt diese Beschreibung, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Zahlungspflicht nicht besteht – selbst wenn der Aufwand objektiv „irgendwie zum Haus gehört“.
Wie Mieterinnen und Mieter unzulässige Posten erkennen können
Eine Nebenkostenabrechnung ist kein Vertrauensdokument, sondern muss nachvollziehbar sein. Der erste Prüfschritt führt deshalb nicht in die Belege, sondern in den Mietvertrag: Was ist überhaupt vereinbart? Steht dort eine Umlage der Betriebskosten und wird auf den Katalog der Betriebskostenverordnung Bezug genommen, ist das eine häufige Grundlage. Für zusätzliche oder ungewöhnliche Positionen braucht es dann umso eher eine konkrete Vereinbarung.
Der zweite Prüfpunktt betrifft die innere Logik der Abrechnung. Sie muss den Abrechnungszeitraum nennen, die Gesamtkosten je Kostenart ausweisen, den Verteilungsmaßstab erklären und den Anteil der Wohnung berechnen. Wo Sammelpositionen auftauchen, die nicht erklären, wofür genau gezahlt wurde, steigt das Risiko, dass Unzulässiges mit abgerechnet wird. In solchen Fällen wird die Belegeinsicht praktisch unverzichtbar.
Für die Belegeinsicht gibt es eine rechtliche Grundlage: Wer abrechnet, muss so abrechnen, dass die Abrechnung geordnet überprüfbar ist. Mieterinnen und Mieter können daher Einsicht in die Abrechnungsunterlagen verlangen, um Rechnungen und Zahlungsnachweise zu prüfen. In der Praxis ist das oft der Moment, in dem sichtbar wird, ob hinter „Hausmeister“ auch Reparaturen stecken oder ob unter „Service“ eigentlich Verwaltungsausgaben laufen.
Fristen: Wann Nachforderungen verfallen – und wie lange Einwendungen möglich sind
Selbst eine inhaltlich fragwürdige Abrechnung erledigt sich nicht automatisch. Das Gesetz setzt Fristen auf beiden Seiten. Vermietende müssen innerhalb einer bestimmten Zeit nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen, sonst sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Umgekehrt müssen Mieterinnen und Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung innerhalb einer Frist nach Zugang geltend machen, sonst können sie mit Einwänden ausgeschlossen sein. Wer eine Abrechnung prüfen will, sollte deshalb nicht nur auf die Summe schauen, sondern auch auf den Kalender.
Gerade bei den hier beschriebenen „neuen“ Grenzen – Kabel-TV, CO₂-Anteil, Rauchwarnmeldermiete – lohnt ein Blick auf den Abrechnungszeitraum. Eine Abrechnung für ein Jahr, das nach dem 1. Juli 2024 liegt, darf die laufenden Kabelgebühren nicht mehr als Betriebskosten enthalten. Eine Abrechnung für 2023 oder später muss den Vermieteranteil am CO₂-Preis berücksichtigen. Und eine Abrechnung, die weiterhin Gerätemiete für Rauchwarnmelder umlegt, ist in diesem Punkt besonders anfällig.
Was sich für Vermietende geändert hat – und was Mieterinnen und Mieter erwarten dürfen
Für Vermieter ist die Botschaft unbequem: Die Betriebskostenabrechnung ist kein Instrument, um alle Ausgaben rund um eine Immobilie zu verteilen. Die jüngsten Regelungen erhöhen den Druck, Abrechnungen sauber zu trennen, neue Vorgaben korrekt umzusetzen und in Verträgen präzise zu formulieren.
Für Mieterinnen und Mieter bedeutet es: Wer eine Abrechnung erhält, sollte nicht nur prüfen, ob die Kosten gestiegen sind, sondern auch, ob einzelne Posten überhaupt noch in die Abrechnung gehören.
In einem Markt, in dem Wohnen ohnehin teuer ist, wird die Betriebskostenabrechnung damit immer stärker zur Rechtsfrage im Alltag. Die gute Nachricht: Gerade bei den Posten, die heute nicht mehr oder nicht vollständig umgelegt werden dürfen, sind die Leitplanken inzwischen deutlich. Wer diese Leitplanken kennt, kann eine Abrechnung besser einordnen – und im Zweifel fundiert widersprechen.
Quellen
§ 556 BGB (Betriebskosten, Abrechnung, Fristen) , Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 1 (Begriff, Ausschlüsse), BetrKV § 2 (Aufstellung der Betriebskosten), Bundesnetzagentur: Ende des Nebenkostenprivilegs (Kabelfernsehen) und Hinweise zum Glasfaserbereitstellungsentgelt – Verbraucherzentrale: Abschaffung des Nebenkostenprivilegs für Kabel-TV –Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (Informationsseite): CO₂-Kostenaufteilung
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Carolin-Jana Klose ist seit 2023 Autorin bei Gegen-Hartz.de. Carolin hat Pädagogik und Sportmedizin studiert und ist hauptberuflich in der Gesundheitsprävention und im Reha-Sport für Menschen mit Schwerbehinderungen tätig. Ihre Expertise liegt im Sozialrecht und Gesundheitsprävention. Sie ist aktiv in der Erwerbslosenberatung und Behindertenberatung.
