Bei allen Behördengängen gilt die goldene Regel: Immer eine Empfangsbestätigung ausfüllen lassen! In Ämtern und Behörden, egal welchen Bereiches, gehen bekanntermaßen öfters Unterlagen „verloren.“ Es ist aber immer der Bürger, der nachweisen muss, dass er etwas tatsächlich eingereicht hat, er ist also derjenige, der am Ende zur Rechenschaft gezogen wird. Deswegen ist es wichtig, dass Sie sich eine Empfangsbestätigungen ausstellen lassen. Gehen Sie einfach davon aus, dass Sie im Zweifel immer haftbar gemacht werden, wenn Sie nicht beweisen können, dass die Behörde sich irrt.
Schützen Sie Ihre Privatsphäre!
Inhaltsverzeichnis
Bei jeder Abgabe von Unterlagen oder Dokumenten sollten Sie gleich selbst eine Eingangsbestätigung mitbringen und die eingereichten Unterlagen aufzeichnen lassen.
Das Einreichen von Unterlagen sollte immer mit Unterschrift, Stempel und Datum bestätigt werden. Sollte der Mitarbeiter sich die Unterlagen ansehen wollen, bevor er oder sie den Eingang bestätigt, dann bitten Sie darum, das dies in einem separaten Raum und nicht am Schalter passiert. Das sollte immer in ihrem Beisein geschehen! Es braucht ja nicht jeder zu sehen, was Sie eingereicht haben und welche Gespräche Sie mit dem Mitarbeiter führen.
Der Schutz Ihrer Daten hat immer Vorrang, auch wenn einige Behördenmitarbeiter den Datenschutz nicht beachten.
Empfangsbestätigungen gelten als Beweise vor Gericht
Bei Gerichtsprozessen und Nachforderungen von Unterlagen ist dieser Nachweis der Eingangsbestätigung sehr wichtig. Er gilt als Beweis und kann damit z.B. verzögerte oder verweigerte Zahlungen verhindern.
Lassen Sie sich nicht abwimmeln!
Sollte sich ein Behördenmitarbeiter jedoch weigern, Ihnen eine Empfangsbestätigung zu unterschreiben, lassen Sie sofort in einem höflichen Ton den Teamleiter rufen oder lassen Sie den nächst-übergeordneten Leiter kommen.
Bei Verweigerung der Unterzeichnung der Eingangsbestätigung durch den Mitarbeiter signalisiert dieser eventuell eine gewisse Angst. Denn der Mitarbeiter, dem Sie die Unterlagen ausgehändigt haben und der das bestätigt hat, haftet nun dafür.
Was sagt das Gesetz?
Leider steht im Gesetz nicht direkt, dass die Jobcenter Empfangsbestätigungen ausstellen müssen. Das Sozialgericht Stade hat schon entschieden, dass ein Jobcenter nicht verpflichtet ist, Empfangsbestätigungen auszustellen (Az. S 28 AS 560/09 ER).
Ein wichtiger Gesetzeskommentar vertritt die gegenteilige Meinung. Dort steht „der Verwaltungsträger ist verpflichtet, die Vorsprache auf Verlangen schriftlich zu
bestätigen. Aufgrund der in § 37 Abs. 2 S 1 SGB II zum Ausdruck kommenden Bedeutung des Antrags auf der einen und der den Hilfebedürftigen treffenden objektiven Beweislast auf der anderen Seite, ergibt sich ein solcher Anspruch auch ohne ausdrückliche Normierung bereits aus den allgemeinen verwaltungsverfahrensrechtlichen Grundsätzen“.
2018 endlich hat die Arbeitsagentur eine offizielle Weisung verfasst, in der steht, dass Eingangsbestätigungen erteilt werden sollen. Der Link steht unten. Drucken Sie die Weisung am besten aus und nehmen Sie sie mit zum Jobcenter.
Gratis Muster-Empfangsbestätigung
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Empfangsbestätigung formulieren, verwenden Sie einfach unser kostenfreies Muster. Es enthält alle wichtigen Informationen. Sie können den Zettel ausdrucken wie er ist und von Hand ausfüllen.
Sollten Sie aber einmal vergessen, einen Vordruck zur Behörde mitzubringen, ist das kein Drama. Sie können einfach selbst vor Ort mit der Hand die nötigen Daten auf einen Zettel schreiben und sich Unterschrift, Stempel und Datum vom jeweiligen Mitarbeiter holen.
Wichtig ist, dass Ihre Daten vermerkt sind und genau beschrieben ist, was Sie abgegeben haben, sowie Datum und Ort der Übergabe. Wenn Sie beispielsweise eine Lohnabrechnung einreichen, listen Sie das Dokument als “Lohnabrechnung Firma XY Juni/2019” auf.
Vorlage für eine Empfangsbestätigung
Jobcenter ………………………… [Ihre Stadt]
……………………………………… [Straße und Hausnummer des Jobcenters]
……………………………………… [PLZ und Ort des Jobcenters]
……………………………………… [Ihr Name]
……………………………………… [Ihre Straße und Hausnummer]
……………………………………… [Ihre PLZ, Ort]
……………………………………… [Ihre BG-Nummer]
………………………………………
Ort, Datum
Bestätigung über den Empfang von Dokumenten
Übergabedatum: ………………………… [tt.mm.jjjj]
Übergeben durch: ……………………………………… [Vor- und Nachname der Person, die die Unterlagen abgibt]
Hiermit bestätige ich ……………………………………… [Vor- und Nachname des Jobcenter-Mitarbeiters], Herrn/ Frau ………………………………………………[Ihr Vor- und Nachname], die unten genannten Dokumente geprüft, dokumentiert und angenommen zu haben.
………………………………………………………………………, Seitenzahl …………
………………………………………………………………………, Seitenzahl …………
………………………………………………………………………, Seitenzahl …………
……………………………………………… ………………………………
Ort, Datum Unterschrift, Stempel
Quellen:
- § 37 SGB II
- Urteil des Landessozialgerichts Nordrhein-Westfalen: Az. L 9 AS 69/07
- Urteil des Sozialgerichts Stade: Az. S 28 AS 560/09 ER
- Arbeitsagentur: Weisung zu Eingangsbestätigungen
- Gesetzeskommentar: Gemeinschaftskommentar SGB II, Hohm, Luchterhandverlag, Rz 30 zu § 37 SGB II
Sebastian Bertram ist gelernter Sozialarbeiter und hat über 10 Jahre eine therapeutische Einrichtung geleitet. Er ist Gründer und Hauptverantwortlicher von Gegen-Hartz.de. Seine Hauptthemen sind Sozialrecht, Gesellschaftsrecht und Politik. Sebastian ist aktiv in der Erwerbslosenberatung.